Відповідно до Закону України "Про державний матеріальний резерв", Положення про Державний комітет України з державного матеріального резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.06.2006 N 810, Постанови Верховної Ради України від 20.02.96 N 57/96-ВР "Про механізм застосування міри відповідальності юридичних осіб, на зберіганні яких знаходяться матеріальні ресурси державного резерву, за самовільне їх відчуження (використання, реалізацію)", Порядку формування, розміщення та проведення операцій з матеріальними цінностями державного резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.10.97 N 1129, постанови Кабінету Міністрів України від 12.04.2002 N 532 "Про Порядок відшкодування підприємствам, установам та організаціям витрат пов'язаних з відповідальним зберіганням матеріальних цінностей державного резерву", з метою підвищення ефективності роботи в сфері управління державним резервом та удосконалення контролю за станом роботи з матеріальними цінностями державного резерву

1. Затвердити Інструкцію про порядок проведення контролю за станом роботи з матеріальними цінностями державного резерву, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Держкомрезерву довести до відома працівників цей наказ.

3. Контрольно-ревізійному департаменту разом з Юридичним управлінням

у встановленому законодавством порядку подати цей наказ на державну реєстрацію в Міністерство юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про державний матеріальний резерв", Положення про Державний комітет України з державного матеріального резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.06.2006 N 810, Постанови Верховної Ради України від 20.02.96 N 57/96-ВР "Про механізм застосування міри відповідальності юридичних осіб, на зберіганні яких знаходяться матеріальні ресурси державного резерву, за самовільне їх відчуження (використання, реалізацію)", Порядку формування, розміщення та проведення операцій з матеріальними цінностями державного резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.10.97 N 1129, постанови Кабінету Міністрів України від 12.04.2002 N 532 "Про Порядок відшкодування підприємствам, установам та організаціям витрат, пов'язаних з відповідальним зберіганням матеріальних цінностей державного резерву", з метою підвищення ефективності роботи в сфері управління державним резервом та проведення контролю за підприємствами - відповідальними зберігачами.

1.2. У цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні:

Акт перевірки - документ, який складається за результатами проведення планового чи позапланового контрольного заходу, що відображає його результати стосовно виконання відповідальним зберігачем забов'язань щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотримання порядку їх відпуску, своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також відповідності зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам і технічним умовам, і є носієм інформації про виявлені й систематизовані недоліки та порушення Закону України "Про державний матеріальний резерв" та інших нормативно-правових актів щодо відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву та умов такого договору.

Відповідальне зберігання матеріальних цінностей державного резерву - зберігання закладених до державного резерву матеріальних цінностей у постачальника (виробника) або одержувача (споживача) без надання йому права користуватися цими матеріальними цінностями до прийняття у встановленому порядку рішення про відпуск їх з державного резерву.

Відповідальні зберігачі - суб'єкти господарювання незалежно від форми власності, джерел фінансування, організаційно-правових форм, у яких перебувають на відповідальному зберіганні запаси державного резерву і які виконують зобов'язання щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотримання порядку їх відпуску та своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також відповідності зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам і технічним умовам.

Відпуск матеріальних цінностей з державного резерву - реалізація чи безоплатна передача матеріальних цінностей державного резерву визначеному одержувачу (споживачу) або реалізація їх на ринку.

Державний резерв - особливий державний запас матеріальних цінностей, призначених для використання в цілях і в порядку, передбачених Законом України "Про державний матеріальний резерв".

До складу державного резерву входять:

мобілізаційний резерв (далі - мобрезерв) - запаси матеріально-технічних та сировинних ресурсів, призначених для забезпечення розгортання виробництва військової та іншої промислової продукції, ремонту військової техніки та майна в особливий період, розгортання у воєнний час робіт щодо відновлення залізничних та автомобільних шляхів, морських та річкових портів, аеродромів, ліній і споруд зв'язку, газо-, нафтопродуктопроводів, систем енерго- і водопостачання, для організації безперебійної роботи промисловості, транспорту і зв'язку, надання медичної допомоги;

запаси сировинних, матеріально-технічних і продовольчих ресурсів для забезпечення стратегічних потреб держави;

запаси матеріально-технічних ресурсів для виконання першочергових робіт під час ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій та для виконання інших заходів, передбачених законодавством.

Довідка - документ, який складається за результатом проведення планового чи позапланового контрольного заходу відповідальних зберігачів і є носієм інформації про відсутність фактів порушень Закону України "Про державний матеріальний резерв" та інших нормативно-правових актів щодо відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву та умов такого договору.

Закладення матеріальних цінностей до державного резерву - прийняття матеріальних цінностей для зберігання в державному резерві.

Заміна матеріальних цінностей державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву за умови одночасного закладення тієї ж самої кількості аналогічних або інших однотипних матеріальних цінностей у зв'язку із зміною стандартів і технології виготовлення виробів, передбачених мобілізаційним завданням.

Освіження запасів державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву у зв'язку із закінченням встановленого терміну зберігання матеріальних цінностей, тари, упаковки, а також внаслідок виникнення обставин, які можуть призвести до псування або погіршення якості продукції до закінчення терміну її зберігання, за умови одночасної або наступної поставки і закладення до державного резерву тієї ж самої кількості аналогічних матеріальних цінностей в установленому Кабінетом Міністрів України порядку.

Планові контрольні заходи - контрольні заходи, що включені до відповідного плану контрольних заходів структурного підрозділу Держкомрезерву.

Позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до плану відповідного структурного підрозділу Держкомрезерву і здійснюються в межах його компетенції та повноважень.

Позичання матеріальних цінностей з державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву на договірних засадах з наступним поверненням до державного резерву тієї ж самої кількості аналогічних матеріальних цінностей або, у разі неможливості їх повернення, з відшкодуванням за рішенням Кабінету Міністрів України грошової вартості на час повернення, але не менше, ніж на час відпуску, з наступним спрямуванням одержаних коштів на закладення відповідної кількості матеріальних цінностей.

Поставка матеріальних цінностей до державного резерву - закупівля та (або) відвантаження (доставка) матеріальних цінностей на підприємства, в установи і організації для їх зберігання.

Розбронювання матеріальних цінностей державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву без наступного їх повернення.

Самовільне відчуження матеріальних цінностей державного резерву - використання або реалізація відповідальним зберігачем матеріальних цінностей державного резерву, що перебувають у нього на відповідальному зберіганні, без відповідного рішення на це центрального органу виконавчої влади, що здійснює управління державним резервом.

Уповноважені представники Держкомрезерву - працівники відповідних структурних підрозділів Держкомрезерву, а також працівники підприємств, установ, організацій системи державного резерву, залучені до проведення контрольних заходів.

1.3. Організація проведення контрольних заходів за виконанням відповідальними зберігачами зобов'язань щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотриманням порядку їх відпуску та своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також за відповідністю зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам і технічним умовам визначена цією Інструкцією.

1.4. Відповідно до пункту 3 статті 4 Закону України "Про державний матеріальний резерв" запаси державного резерву незалежно від його місцезнаходження, а також підприємства, установи і організації та інші об'єкти, що входять до системи державного резерву, і земельні ділянки, на яких вони розміщені, є державною власністю і не підлягають приватизації.

1.5. Уповноважені представники Держкомрезерву здійснюють контрольні заходи за виконанням відповідальними зберігачами зобов'язань щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотриманням порядку їх закладення, відпуску та своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також за відповідністю зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, державним стандартам і технічним умовам.

1.6. Уповноважені представники Держкомрезерву у своїй діяльності керуються Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Держкомрезерву та Мінекономіки.

2.1. Планування контрольних заходів - це послідовний процес, який включає в себе систему дій структурних підрозділів Держкомрезерву, до повноважень яких належать питання організації та проведення заходів, спрямованих на якісне формування, розгляд, погодження та затвердження планів контрольних заходів щодо відповідальних зберігачів.

2.2. Метою планування контрольних заходів є забезпечення оптимальної концентрації трудових, фінансових та матеріальних ресурсів Держкомрезерву при реалізації зазначених напрямів контролю та усунення паралелізму і дублювання в роботі структурних підрозділів Держкомрезерву.

План контрольних заходів щодо відповідальних зберігачів повинен включати:

мету контрольного заходу;

найменування відповідального зберігача, який підлягає контролю та його місцезнаходження;

строк проведення контрольного заходу;

період, за який здійснюватиметься контрольний захід.

2.3. Структурний підрозділ Держкомрезерву складає квартальні плани контрольних заходів, у яких, у тому числі, враховуються пропозиції інших структурних підрозділів Держкомрезерву, звернення органів державної влади, правоохоронних органів, суб'єктів господарювання, громадян.

2.4. У пропозиціях до плану контрольних заходів інші структурні підрозділи вказують:

найменування відповідального зберігача його місцезнаходження (станом на день надання пропозицій);

перелік матеріальних цінностей, що перебувають на зберіганні згідно з обліком Держкомрезерву (станом на день надання пропозицій);

підстави включення до плану.

2.5. Внесення змін до планів контрольних заходів проводиться у порядку їх затвердження.

2.6. Планові контрольні заходи відповідальних зберігачів здійснюються уповноваженими представниками Держкомрезерву на підставі наказу Держкомрезерву відповідно до плану проведення контрольних заходів.

2.7. Позапланові контрольні заходи відповідальних зберігачів здійснюються уповноваженими представниками Держкомрезерву на підставі наказу Держкомрезерву відповідно до звернень органів державної влади, суб'єктів господарювання і громадян щодо порушення відповідальними зберігачами положень Закону України "Про державний матеріальний резерв" та інших нормативно-правових актів щодо відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву та умов таких договорів.

2.8. Уповноважені представники Держкомрезерву проводять контрольні заходи відповідальних зберігачів на підставі:

наказу Держкомрезерву щодо проведення контрольного заходу;

припису на виконання завдання (наведеного у додатку 13 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 N 1561-12), який реєструється структурним підрозділом Держкомрезерву;

довідки про допуск до роботи з документами за формою N 3 (N 2);

посвідчення про відрядження;

паспорта або службового посвідчення.

2.9. Керівник структурного підрозділу Держкомрезерву в межах наданих повноважень має право залучати фахівців інших структурних підрозділів Держкомрезерву та підприємств, установ і організацій, які належать до сфери управління системи державного резерву, до виконання контрольних заходів; у разі необхідності в установленому порядку залучати спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції структурного підрозділу.

2.10. Керівники установ, підприємств, організацій системи державного резерву зобов'язані направляти працівників, які залучені до роботи в комісії з перевірки відповідальних зберігачів відповідно до наказу Держкомрезерву для участі в контрольних заходах.

3.1. Безпосередньому виконанню контрольних заходів передує документальна підготовка уповноважених осіб Держкомрезерву, а саме опрацювання:

акта попередньої перевірки, проведеної уповноваженими представниками Держкомрезерву, та вжитих відповідальним зберігачем заходів щодо виконання пропозицій щодо усунення недоліків, виявлених попередньою перевіркою (у разі наявності);

звіту відповідального зберігача про наявність та рух матеріальних цінностей державного резерву;

звітів відповідального зберігача про наявність та якісний стан матеріальних цінностей мобрезерву (форма N 12мр);

номенклатури матеріальних цінностей, що підлягають накопиченню в мобрезерві;

інформації про наявність планів накопичення матеріальних цінностей в мобрезерві;

інформації про наявність планів заміни та освіження матеріальних цінностей мобрезерву, хід їх виконання;

інформації про наявність рішень Кабінету Міністрів України про позичання і розбронювання матеріальних цінностей державного резерву, наявність заборгованості після повернення запозичених із державного резерву матеріальних цінностей;

документальних даних про підсумки проведеної відповідальними зберігачами інвентаризації матеріальних цінностей державного резерву;

нормативних документів, що регламентують діяльність відповідального зберігача, в тому числі щодо роботи з матеріальними цінностями державного резерву та їх збереження (режими, строки зберігання).

3.2. Строки проведення контрольних заходів, кількість уповноважених представників Держкомрезерву визначаються з урахуванням обсягу та видів матеріальних цінностей, що знаходяться на відповідальному зберіганні.

3.3. Строки проведення контрольних заходів не можуть перевищувати 30 робочих днів.

4.1. Основним завданням контрольних заходів відповідальних зберігачів є контроль за:

виконанням рішень Кабінету Міністрів України щодо роботи з матеріальними цінностями державного резерву;

відповідністю матеріальних цінностей, які зберігаються у державному резерві та постачаються до нього, вимогам чинних нормативно-правових актів, затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам та технічним умовам;

виконанням умов договорів відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву;

умовами зберігання матеріальних цінностей, їх кількісним збереженням;

своєчасним освіженням (заміною) матеріальних цінностей державного резерву;

дотриманням порядку відпуску матеріальних цінностей із державного резерву;

своєчасністю повернення запозичених матеріальних цінностей;

правильністю та своєчасністю поповнення установлених обсягів матеріальних цінностей в мобрезерві;

виконанням відповідальними зберігачами пропозицій і зауважень попередніх контрольних заходів;

своєчасним наданням до Держкомрезерву звітності у встановленому законодавством порядку.

4.2. Уповноважені представники Держкомрезерву мають право:

одержувати в установленому законодавством порядку від центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на них завдань;

залучати в установленому законодавством порядку спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до їх компетенції;

проводити відповідно до законодавства перевірки обліку руху, наявності та якості матеріальних цінностей державного резерву;

вимагати в установленому порядку від відповідальних зберігачів надання:

документів про підсумки проведеної ними інвентаризації матеріальних цінностей державного резерву;

пояснень стосовно виявлених у роботі з матеріальними цінностями державного резерву порушень;

звітів про наявність матеріальних цінностей та їх рух;

під час виконання контрольного заходу допуску в установленому порядку на територію відповідальних зберігачів, які зберігають матеріальні цінності державного резерву, до здійснення контрольних заходів, ознайомлюватися зі звітами, статистичними та іншими документами з питань, що належать до їх компетенції.

5.1. Контрольні заходи стану зберігання матеріальних цінностей державного резерву у відповідального зберігача здійснюють уповноважені представники Держкомрезерву з відома керівника відповідального зберігача, що підлягає перевірці, за участю його представників.

5.2. Після прибуття на об'єкт перевірки уповноважені представники Держкомрезерву повинні відрекомендуватися керівнику відповідального зберігача або особі, що виконує його обов'язки, ознайомити його із завданням контрольного заходу та внести запис до відповідного журналу відповідального зберігача (за його наявності).

5.3. Для проведення контрольного заходу працівник відповідального зберігача, призначений керівником відповідальним за роботу з матеріальними цінностями державного резерву, надає такі документи:

Для перевірки стану роботи з матеріальними цінностями державного резерву:

інструкції з обліку, звітності та зберігання;

звіти про наявність матеріалів 1 групи (форма N1) за період, що підлягає перевірці;

акт попередньої перевірки стану роботи з матеріальними цінностями державного резерву;

рішення Кабінету Міністрів України на позичення і розбронювання матеріальних цінностей державного резерву та відповідні документи Держкомрезерву з цих питань;

документи, що засвідчують якість матеріальних цінностей;

плани заміни та освіження матеріальних цінностей державного резерву;

матеріали останньої інвентаризації, а також переоцінок матеріальних цінностей державного резерву, фінансову звітність тощо;

договір про відповідальне зберігання матеріальних цінностей державного резерву.

Для перевірки стану роботи з матеріальними цінностями мобрезерву:

інструкції з обліку, звітності та зберігання;

затверджену номенклатуру накопичення та відомість (форма N 5мр) матеріальних цінностей, що підлягають накопиченню;

план накопичення матеріальних цінностей в мобрезерві;

картки обліку (форма N 4мр), акти на закладення і відпуск (форма N 1мр);

акт попередньої перевірки стану роботи з матеріальними цінностями;

документи, що засвідчують якість матеріальних цінностей;

плани заміни та освіження матеріальних цінностей мобрезерву (форма N 6мр), заявки на постачання матеріально-технічних ресурсів необхідних для накопичення в мобрезерві (форма N 8мр);

звіти (форма N 12мр) з пояснювальними записками до них за період, що підлягає перевірці, та іншу звітну документацію, яка надається до Держкомрезерву (форми NN 11мр,13 мр,14мр,15мр,16мр, 7мр);

плани роботи та акти постійної технічної комісії (далі - ПКТ) щодо матеріальних цінностей мобрезерву;

матеріали останньої інвентаризації (форми NN 9мр,10мр,11мр), а також переоцінок матеріальних цінностей мобрезерву, фінансову звітність тощо;

договір про відповідальне зберігання матеріальних цінностей мобрезерву;

спецблокнот (у разі коли під час перевірки є необхідність в ознайомленні з документами, що містять державну таємницю).

5.4. Уповноважені представники Держкомрезерву у процесі контрольного заходу ознайомлюються з такою інформацією щодо складського обліку:

картками кількісного обліку матеріальних цінностей на складі (форма N 3мр);

картками складського обліку (для державного резерву);

журналом обліку ярликів (форма N 2мр);

випискою із нормативного документа щодо зберігання матеріальних цінностей для роботи з матеріальними цінностями в складах;