Відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07.02.2008 N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та з метою забезпечення вимог законодавства щодо особистого прийому громадян керівництвом Міністерства закордонних справ України

1. Затвердити Порядок організації та проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства закордонних справ України, що додається.

2. Установити, що керівництво Міністерства закордонних справ України - Міністр, перший заступник та заступники Міністра - здійснюють прийом громадян двічі на місяць: у перший і останній вівторок з 16.00 до 18.00 години за окремим графіком, що затверджується Міністром закордонних справ України щокварталу.

3. Департаменту генерального секретаріату узагальнювати результати особистого прийому і до 15 числа наступного за кварталом місяця надавати відповідну інформацію заступнику Міністра закордонних справ України, який координує і контролює діяльність Департаменту генерального секретаріату.

4. Розмістити інформацію про порядок та графік (з щоквартальним його оновленням) особистого прийому громадян керівництвом Міністерства закордонних справ України:

Департаменту консульської служби - у приміщеннях для консульського прийому громадян;

Департаменту інформаційної політики - на офіційній веб-сторінці Міністерства закордонних справ України.

5. Департаменту генерального секретаріату довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів Міністерства закордонних справ України.

6. Департаменту генерального секретаріату подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

7. Наказ Міністерства закордонних справ України від 05.08.2004 N 180 "Про організацію та проведення особистого прийому громадян в Міністерстві закордонних справ України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 19.08.2004 за N 1025/9624, визнати таким, що втратив чинність.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України, який координує і контролює діяльність Департаменту генерального секретаріату.

9. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" та Указу Президента України від 07.02.2008 N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства закордонних справ України (далі - МЗС).

2. Особистий прийом громадян в МЗС здійснюється Міністром, першим заступником та заступниками Міністра за попереднім записом відповідно до затвердженого графіка прийому громадян з питань, що належать до компетенції МЗС.

3. Графік прийому громадян затверджується Міністром закордонних справ України щокварталу і розміщується в приміщеннях МЗС у доступному для вільного огляду місці та на офіційній веб-сторінці МЗС.

4. Попередній запис на особистий прийом здійснюється відповідальним працівником Департаменту генерального секретаріату в установлений графіком день з 14.00 до 15.00 години на підставі безпосереднього звернення заявника або його законного представника.

5. Відповідальна особа, яка здійснює попередній запис громадян на особистий прийом:

з'ясовує прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (реєстрації) громадянина, короткий зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів дипломатичної служби України вже звертався громадянин і яке було прийнято рішення, вивчає матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень), та подає цю інформацію посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом;

забезпечує добірку матеріалів з питання, що розглядатиметься (попередні звернення, матеріали щодо їх розгляду);

забезпечує направлення звернення, що подано під час особистого прийому, структурному підрозділу МЗС відповідно до компетенції;

здійснює консультації та роз'яснення для громадян щодо порядку вирішення порушених питань.

Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, які не стосуються звернення.

6. У разі необхідності відповідальна особа, яка здійснює попередній запис громадян на особистий прийом, може вимагати документ, що засвідчує особу заявника або підтверджує повноваження на представництво інтересів іншої особи.