1.1. Це Положення встановлює порядок нагородження Почесною грамотою Державного комітету архівів України.

1.2. Почесна грамота Державного комітету архівів України (далі - Почесна грамота) є відомчою заохочувальною відзнакою Державного комітету архівів України, яку встановлено відповідно до Указів Президента України від 18.11.96 N 1094 "Про відомчі заохочувальні відзнаки" та від 13.02.97 N 134 "Про Примірне положення про відомчі заохочувальні відзнаки".

1.3. Почесна грамота встановлена для заохочення працівників Держкомархіву, центральних державних архівів України, галузевих державних архівів, державного архіву в Автономній Республіці Крим, місцевих державних архівних установ, інших місцевих архівних установ, архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ, організацій, науково-дослідних установ та наукових інститутів Національної академії наук України, навчальних закладів усіх форм власності, Державної наукової архівної бібліотеки, Державного центру збереження документів Національного архівного фонду, Дирекції з експлуатації комплексу споруд центральних державних архівних установ України, членів Громадської ради при Держкомархіві, представників об'єднань громадян та Спілки архівістів України, а також фізичних осіб:

за досягнення високих результатів у формуванні, обліку, зберіганні та використанні документів Національного архівного фонду, популяризації архівної справи, підвищення іміджу професії архівіста, розвиток міжнародних контактів у сфері архівної справи, виявлення та повернення архівної україніки, розвиток співпраці архівних установ;

за значний внесок у розвиток теорії і методики архівної справи, вдосконалення управління архівними установами, розробку і реалізацію заходів щодо поліпшення практики архівної справи; за зразкову організацію роботи на основі сучасних вимог архівознавства та документознавства архівних і діловодних служб на підприємствах, в установах і організаціях;

за досягнення значних успіхів у роботі з підготовки архівних кадрів і підвищення їх кваліфікації, узагальнення і поширення передового досвіду в архівній справі;

за багаторічну сумлінну працю в архівних установах, зразкове виконання службових обов'язків;

за успішне здійснення важливих заходів, спрямованих на сприяння розвиткові архівної справи, поповнення Національного архівного фонду, широку популяризацію архівних документів.