Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893 "Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"

Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Державному комітеті України з питань регуляторної політики та підприємництва, та Перелік відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким у Державному комітеті України з питань регуляторної політики та підприємництва надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування" (додатки 1, 2).

Керівникам структурних підрозділів Комітету організувати вивчення та забезпечення дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками відповідних підрозділів.

Представництвам Держпідприємництва України в АР Крим, областях, мм. Києві та Севастополі на підставі зазначеної Інструкції розробити та затвердити власні.

Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови К.О.Ващенка

1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для всіх управлінь, департаментів і самостійних відділів (далі - структурних підрозділів) Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва (далі - Комітет) порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Комітеті (далі - документи).

Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - гриф "Для службового користування"), розробляються структурними підрозділами Комітету і вводяться в дію наказом Голови Комітету.

У разі потреби у підвідомчих організаціях Комітету з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються та за погодженням з Комітетом, вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі переліків, зазначених у пункті 1 цієї Інструкції: на документі - виконавцем та особою, яка підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

4. Керівник структурного підрозділу Комітету, у разі потреби має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, підготовлених цим підрозділом, а також з документів, отриманих від підвідомчих Комітету організацій (з повідомленням їх про це), якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

Голова Комітету, який відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затвердив переліки відомостей, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, має право зняти гриф "Для службового користування" з відповідних документів.

5. Із введенням у дію цієї Інструкції тиражовані документи, видані з грифом "Для службового користування" до 1991 року, а також тиражовані документи, видані у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами, крім грифів "Службова таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" та "Особливої важливості", можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди організацій, що їх підготували, або правонаступників цих організацій.

Тиражовані документи, що вийшли у світ у 1991 році та пізніше з грифом "Для службового користування" або з нумерацією кожного примірника тиражу, а також всі документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органів без грифів обмеження доступу, але не опубліковані в офіційних виданнях, з яких знято грифи секретності, розглядаються як матеріали, що містять відомості обмеженого поширення з грифом "Для службового користування".

6. Керівники структурних підрозділів Комітету несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на режимно-секретний орган Комітету (далі - РСО).

7. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування", та випадкам втрат таких документів покладається на керівників структурних підрозділів Комітету та РСО.

8. Керівники структурних підрозділів в обов'язковому порядку ознайомлюють під розписку працівників підрозділу, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", з цією інструкцією.

Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" слід також керуватися Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, Інструкцією з діловодства в Комітеті, державними стандартами, що регламентують правила складання та оформлення документів.

10. Приймання документів з грифом "Для службового користування" здійснюється відділом документального забезпечення та контролю за виконанням по Ф-34, облік (реєстрація) здійснюється РСО.

На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

11. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до Комітету, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймаються співробітниками відділу документального забезпечення та контролю за виконанням, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, вказані на пакеті(конверті), що реєструється в журналі N 6 (Ф-34) і передається працівнику РСО, який реєструє пакет в журналі N 5 (Ф-30), перевіряє номери, вказані на пакеті (конверті), кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі, та реєструє в журналі вхідної кореспонденції.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", що надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

12. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються працівником приймальної, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до РСО.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в організації, де немає постійних чергових працівників.

13. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

14. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3), як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках з формою 5 (додаток 5).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, що підписується працівником РСО та завіряється печаткою "Для пакетів".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

15. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою 6 (додаток 6).

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

17. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники структурних підрозділів Комітету, де вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

18. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється у структурних підрозділах Комітету під відповідальність їх керівників. При цьому, до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем (далі - АС) дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа виконавець повинен зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, особи, яка друкувала документ, дату друкування.

19. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику РСО, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником РСО, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

20. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, де містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

21. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу Голови Комітету або його заступників під контролем РСО.

Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

22. Облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, здійснюється в РСО Комітету. При цьому, до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

23. Після закінчення розмноження документів з грифом "Для службового користування" записи на магнітних дисках знищуються, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

24. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

25. Розсилання (відправлення) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі розпорядження, підписаного Головою Комітету (його заступником) із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

26. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами Комітету.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

27. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

28. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами Голови Комітету або його заступників, яким надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати переліки відомостей, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Такі документи попередньо розглядаються експертною Комісією Комітету, яка приймає письмове рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, вони втратили первісне значення.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

29. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи працівником РСО. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства. У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

30. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами експертної комісії Комітету та, у разі потреби, приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі 6 номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, що становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного Діловодства.

31. Справи з несекретними документами, де накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а до номенклатури справ вносяться відповідні уточнення.

32. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

33. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи Комітету, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з РСО, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій (структурних підрозділів).

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються керівниками Комітету.

34. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або публікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу Голови Комітету або його Першого заступника допускається опублікування або передання для публікування секретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

35. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

36. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з письмового дозволу Голови Комітету або його заступників, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, де вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, що давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування".

37. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).

38. Зняття копій, а також здійснення витягів з документів з грифом "Для службового користування" працівниками Комітету проводиться з письмового дозволу Голови Комітету або його заступників.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями - авторами цих документів.

39. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

40. Видача працівникам Комітету видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями Голови Комітету із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.

Забороняється зберігати документи з грифом "Для службового користування" у бібліотеках загального користування.

41. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією Комітету-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного органу та інших структурних підрозділів Комітету.

Рішення комісії оформляються актом, що складається за довільною формою та затверджується Головою Комітету. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу організації, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

42. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

43. Справи з грифом "Для службового користування", передані Комітетом до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо Комітет-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовив вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.

44. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853.

45. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу Комітету передаються в упорядкованому стані. При цьому справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ.

46. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Держкомархівом.

47. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

48. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлюватися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

49. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку (як макулатура) повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

50. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N ____ від (дата)".

51. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

52. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), що надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

53. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню у режимно-секретний орган або архівний підрозділ у той же день.

Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу працівника режимно-секретного органу або керівника архівного підрозділу Комітету можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим співробітникам здійснюється тільки через режимно-секретний орган або архівний підрозділ.

54. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу режимно-секретного органу. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

55. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень Комітету.

У разі потреби Голова Комітету або його заступники можуть дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

56. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктом 27 цієї Інструкції.

В окремих випадках з дозволу Голови Комітету дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), які мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

57. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується Головою Комітету.

58. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом Голови Комітету. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівник режимно-секретного органу.

Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 10).

59. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома Голови Комітету, режимно-секретного органу та канцелярії, а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів. Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом Голови Комітету призначається комісія, висновок якої затверджується Головою Комітету.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого Головою Комітету. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх Головою Комітету передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.

60. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

61. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням Комітету; бланки з кутовими та повздовжніми штампами Комітету, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на відділ документального забезпечення та контролю за виконанням Комітету.

62. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами Голови Комітету.

63. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

64. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються до номенклатури справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

65. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

66. На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

67. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 61 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

68. Знищення бланків, зазначених у пункті 61 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

69. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням Комітету.

70. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом Голови Комітету.

За результатами перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома Голови Комітету.

У разі втрати печаток і штампів Голова Комітету зобов'язаний негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

71. Працівники організації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом, погодженого з керівником режимно-секретного органу та затвердженого Головою Комітету.

72. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

73. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, що виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

74. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

75. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється в режимно-секретному органі Комітету відповідно до вимог пунктів 17 - 27 цієї Інструкції.

Друкування таких документів може здійснюватися у мобілізаційних підрозділах їх працівниками.

76. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що формуються відповідно до вимог пунктів 29 - 33 цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, який безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

77. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на начальника відділу кадрів, режимно-секретної та мобілізаційної роботи.

Охорона конфіденційної інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

78. Рішення про можливість прийому організацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) приймається Головою Комітету за поданням відділу забезпечення міжнародних зв'язків та протоколу департаменту розвитку підприємництва та міжнародного співробітництва, що несе відповідальність за прийом іноземців і проведення роботи з ними та вжиття необхідних заходів для охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує відділ забезпечення міжнародних зв'язків та протоколу (далі - підрозділ зовнішніх відносин).

79. Підрозділом зовнішніх відносин разом з іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями (додаток 13), що повинна містити:

1) відомості про іноземців, іноземне підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);

2) підстави, мету та строк перебування іноземців;

3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;

4) переліки:

питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;

структурних підрозділів та службових приміщень організації, що іноземцям дозволено відвідати;

місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;

маршрутів і порядок переміщення іноземців на території організації;

інші необхідні відомості.

Програму роботи з іноземцями затверджує керівник організації.

80. Голова Комітету або за його дорученням керівник режимно-секретного підрозділу завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання організації. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

81. З метою запобігання просоченню конфіденційної інформації, що є власністю держави, всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи:

за наявності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з додатком 14;

за відсутності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з додатком 15. Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження Головою Комітету програми проведення роботи з іноземцями.

82. У разі, коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у складеному за формою 14 акті зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

83. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дозволу Голови Комітету, якому надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати переліки відомостей, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

84. У разі, коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається керівником організації на підставі акта, складеного за формою 15.

85. Повноваження осіб, на яких покладаються функції з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, визначаються у відповідних програмах та письмовими розпорядженнями Голови Комітету і підрозділу зовнішніх відносин. Працівники Комітету, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження конфіденційної інформації, що є власністю держави.

86. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території Комітету без супроводу.

87. Підрозділ зовнішніх відносин веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 16.

88. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями підрозділ зовнішніх відносин складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, де зазначаються:

відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, що відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

відомості щодо передачі іноземцям конфіденційної інформації, що є власністю держави, ким надано дозвіл на таку передачу;

пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується Головою Комітету та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям.

89. Програма проведення роботи з іноземцями, акт експертизи, складений за формою 14 або 16, та звіт про виконання програми зберігаються в підрозділі зовнішніх відносин в окремій номенклатурній справі.

90. Працівники РСО та керівники структурних підрозділів Комітету, що приймають іноземців, зобов'язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

91. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців захист конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. N 1561-12.