Государственный комитет Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства рассмотрел Ваше письмо относительно использования субъектом предпринимательской деятельности - физическим лицом собственного автомобиля в служебных целях и в пределах компетенции сообщает следующее.

Действующим законодательством не установлены ограничения относительно использования собственного автомобиля в служебных целях.

В соответствии с Законом Украины от 01.06.2000 N 1775-III "О лицензировании определенных видов хозяйственной деятельности" лицензированию подлежит деятельность по предоставлению услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом общего пользования как отдельный вид хозяйственной деятельности.

Лицензию не требуется получать в случае, если СПД - физическое лицо осуществляет перевозку материалов и оборудования, необходимых для выполнения собственных работ по ремонту бытовой, компьютерной техники, и не заключает договоров на перевозку груза.

По поводу учета расходов на содержание собственного автомобиля, используемого в служебных целях, следует отметить, что порядок налогообложения по упрощенной системе налогообложения установлен Указом Президента Украины от 03.07.98 N 727/98 "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства" (далее - Указ).

Положениями Указа не предусмотрена необходимость наличия у СПД - физического лица первичных документов, подтверждающих состав понесенных расходов.

В соответствии с Указом субъекты предпринимательской деятельности, избравшие способ налогообложения по упрощенной системе, не определяют объект налогообложения как разность между полученными доходами и понесенными расходами, а уплачивают единый налог по установленной ставке.

Однако на основании пункта 8 Порядка выдачи Свидетельства об уплате единого налога, утвержденного приказом Государственной налоговой администрации Украины от 29.10.99 N 599, СПД обязаны в хронологической последовательности отражать общие суммы доходов и расходов текущего отчетного периода в Книге учета доходов и расходов (ф. N 10). При этом накопительный учет понесенных расходов СПД могут вести в произвольной форме.

В случае если СПД - физическое лицо является плательщиком налога на добавленную стоимость, для получения налогового кредита по НДС такой субъект в соответствии с требованиями Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость" обязан документально подтвердить, что сумма НДС начислена (уплачена) в связи с приобретением товаров, которые в дальнейшем будут использоваться при налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности СПД. Только при наличии подтверждающих документов СПД будет иметь право на получение налогового кредита.

Такими документами являются: приказ об использовании автомобиля в хозяйственной деятельности СПД, в котором желательно указать марку автомобиля, номерной знак и способ его использования в хозяйственной деятельности СПД, и путевые листы, в которых указаны маршруты следования, пробег автомобиля и количество израсходованного горючего.

Для субъекта хозяйствования - юридического лица для осуществления компенсационных выплат работнику в случае использовании его транспорта в хозяйственной деятельности подтверждающими документами являются заявление работника, договор между работником и предприятием, разрешение руководителя на выплату компенсации, распоряжение о назначении ответственного за использование автомобиля, ежемесячное распоряжение на выплату суммы компенсации.

Общая система налогообложения отличается от упрощенной системы порядком налогообложения доходов, полученных от осуществления предпринимательской деятельности, то есть возможностью на сумму понесенных расходов уменьшить сумму дохода, подлежащего налогообложению.

СПД - юридические лица, облагающие налогом доходы по общей системе, в соответствии с Законом Украины от 28.12.94 N 334/94-ВР "О налогообложении прибыли предприятий" (далее - Закон N 334) имеют право уменьшить доход, подлежащий налогообложению, на сумму валовых затрат.

Согласно подпункту 5.3.1 пункта 5.3 статьи 5 Закона N 334 не включаются в состав валовых затрат расходы на нужды, не связанные с ведением хозяйственной деятельности, в том числе на финансирование личных нужд физических лиц, за исключением выплат, предусмотренных пунктами 5.6 и 5.7 данной статьи, и в других случаях, предусмотренных нормами данного Закона.

Таким образом, в состав валовых затрат плательщика налога могут быть отнесены расходы на возмещение стоимости услуг физического лица только в том случае, если эти расходы связаны с ведением хозяйственной деятельности плательщика налога и подтверждены соответствующими документами первичного бухгалтерского учета, а не с финансированием личных нужд физических лиц - работников предприятия.

Следует также указать, что согласно подпункту 5.3.9 пункта 5.3 статьи 5 Закона N 334 не относятся в состав валовых затрат какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета.

С целью усовершенствования организации первичного учета работы автомобильного транспорта Государственным комитетом статистики Украины утвержден приказ от 17.02.98 N 74 "Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения" (далее - приказ N 74). Согласно пункту 2 приказа N 74 применение путевого листа типовой формы N 3 и исполнение положений Инструкции считаются обязательными для применения всеми субъектами предпринимательской деятельности, учреждениями и организациями независимо от ведомственного подчинения и формы собственности, которые эксплуатируют служебные легковые автомобили или для которых по их заказу осуществляется транспортное обслуживание служебными легковыми автомобилями.