Відповідно до статей 4, 14, 18 Закону України "Про державну статистику" , пунктів 4 та 9 Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 року № 481 (зі змінами), з метою поліпшення організації роботи самостійних структурних підрозділів апарату Держстату щодо підготовки форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності до приймання їх органами державної статистики в електронному вигляді та забезпечення своєчасної підготовки системи електронної звітності органів державної статистики до нового звітного року

1. Затвердити Регламент підготовки форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності для приймання їх органами державної статистики в електронному вигляді (далі - Регламент), що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів апарату Держстату, що забезпечують виконання завдань з проведення державних статистичних спостережень, своєчасно надавати відомості, відповідно до Регламенту, затвердженого цим наказом.

3. Департаменту координації процесу збирання даних (Правосуд О.Ф.):

забезпечити організацію процесу підготовки та проведення тестування ФДСС та фінансової звітності до реалізації в електронному вигляді;

надати протягом трьох робочих днів департаменту поширення інформації та комунікацій (Вишневська О.А.) цей наказ в електронному форматі для оприлюднення на офіційному вебсайті Держстату.

4. Департаменту поширення інформації та комунікацій (Вишневська О.А.) забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному вебсайті Держстату протягом трьох робочих днів після отримання його електронної версії.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної служби статистики України від 28 лютого 2014 року № 47 "Про затвердження Регламенту підготовки форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності до приймання їх органами державної статистики в електронному вигляді" (у редакції наказу Державної служби статистики України від 15 листопада 2017 року № 296).

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Метою розробки цього регламенту є врегулювання організації роботи самостійних структурних підрозділів апарату Держстату щодо підготовки форм державних статистичних спостережень (далі - ФДСС) та форм фінансової звітності для приймання їх органами державної статистики в електронному вигляді та забезпечення своєчасної підготовки системи електронної звітності органів державної статистики до нового звітного року.

2. Підготовка ФДСС та форм фінансової звітності до приймання їх в електронному вигляді поділяється на два етапи:

підготовка ФДСС та форм фінансової звітності до реалізації в електронному вигляді;

тестування ФДСС та форм фінансової звітності в електронному вигляді.

Етап підготовки ФДСС та форм фінансової звітності до реалізації в електронному вигляді може здійснюватися у плановому та позаплановому режимах. У плановому режимі підготовка здійснюється у разі затвердження всіх змін у ФДСС та форм фінансової звітності до 15 серпня року, що передує звітному. Якщо цей термін порушено, підготовка ФДСС та форм фінансової звітності до реалізації в електронному вигляді здійснюється у позаплановому режимі.

1. Департамент координації процесу збирання даних (далі - департамент) до 15 серпня поточного року формує перелік ФДСС та форм фінансової звітності, які заплановані до приймання в електронному вигляді у наступному звітному році (далі - перелік форм), та протягом двох робочих днів доводить його засобами системи електронного документообігу органів державної статистики (далі - СЕД ОДС) до відома: керівників державних статистичних спостережень (далі - ДСС), Головного управління регіональної статистики (далі - ГУРС) та департаменту інформаційних технологій (далі - департамент ІТ). Форму зазначеного переліку наведено в додатку 1.

До переліку форм не включаються ФДСС, які містять інформацію з обмеженим доступом.

Перелік форм складається на основі проєкту плану державних статистичних спостережень на наступний рік, відповідно до звітно-статистичної документації, запланованої для приймання в наступному звітному році, а також на підставі бланків форм фінансової звітності, які розміщені на офіційному вебсайті Міністерства фінансів України.

2. Для забезпечення реалізації в електронному вигляді ФДСС, уключених до переліку форм, керівники відповідних ДСС засобами СЕД ОДС до 20 серпня поточного року надають департаменту:

звітно-статистичну документацію щодо заповнення ФДСС;

переліки документів, що використовуються при заповненні ФДСС (додаток 2);

приклади заповнення ФДСС (один - з коректно заповненими даними, один - з некоректно заповненими даними) у форматі.doc.

3. Для забезпечення реалізації в електронному вигляді форм фінансової звітності, уключених до переліку форм, у разі змін керівник відповідного ДСС засобами СЕД ОДС до 20 серпня поточного року надає департаменту:

затверджені Міністерством фінансів України бланки фінансової звітності;

актуалізовані переліки контролів (додаток 3), що містяться у Методичних рекомендаціях щодо заповнення форм фінансової звітності, затверджених наказом Міністерства Фінансів України від 28 березня 2013 р. № 433 (зі змінами), та з перевірки порівнянності показників фінансової звітності, у положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку;

переліки документів, що використовуються при заповненні форм фінансової звітності (додаток 2);

приклади заповнення форм фінансової звітності (один - з коректно заповненими даними, один - з некоректно заповненими даними) у форматі.doc.

4. Департамент узагальнює інформацію, отриману від керівників ДСС, формує пакет документів та надає його розробникам шаблонів форм електронної звітності (далі - ФЕЗ) до 25 серпня поточного року.

Пакет документів уключає:

затверджені бланки ФДСС та форм фінансової звітності;

заповнений перелік форм з інформацією щодо змін у формах (графи 7.1-7.3 додатка 1);

актуалізовані переліки контролів (додаток 3);

переліки документів, що використовуються при заповненні ФДСС та форм фінансової звітності (додаток 2);

приклади заповнення ФДСС та форм фінансової звітності (один - з коректно заповненими даними, один - з некоректно заповненими даними) у форматі.doc.

До переліку контролів уключаються контролі, які:

наведені на бланку ФДСС безпосередньо або які слідують з логіки його побудови (наприклад, сума складових показника не повинна перевищувати його загальний обсяг);

зазначені у звітно-статистичній документації щодо заповнення ФДСС;

містяться у методичних рекомендаціях Міністерства фінансів України щодо заповнення форм фінансової звітності та з перевірки порівнянності показників фінансової звітності, у положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку.

Уся вищезазначена інформація, що використовується на бланках, контролі, документи (довідники та класифікатори) повинні бути включені до уніфікованої форми опису державного статистичного спостереження.

Якщо ФДСС на наступний звітний рік зазнали змін лише у частині термінів їх подання або періодичності та відсутні зауваження до існуючих контролів, то залишається дійсним перелік контролів за минулий рік, оприлюднений на офіційному вебсайті Держстату.

Заповнений перелік форм з інформацією щодо змін у формах (графи 7.1-7.3 додатка 1) департамент надсилає департаменту ІТ та ГУРС.

5. ГУРС та департамент ІТ зазначають інформацію в переліку форм (графи 7.4-7.5 додатка 1) щодо зміни (залишення без змін) структур вивантаження форм звітності, а також дату передачі змінених структур вивантаження та надають вищезазначену інформацію департаменту засобами СЕД ОДС. Дата передачі структури вивантаження форм звітності повинна визначатись з урахуванням початку тестування шаблонів ФЕЗ та не може бути пізнішою за терміни, визначені у пункті 6 підрозділу 1 розділу II.

6. Департамент складає графік тестування, форму якого наведено в додатку 4 з урахуванням переліку форм.

При складанні графіка тестування шаблонів ФЕЗ департамент формує три черги тестування:

до переліку ФЕЗ першої черги тестування включаються ФДСС та форми фінансової звітності, що не зазнали змін. Граничний термін тестування першої черги - до 01 жовтня поточного року;

до переліку ФЕЗ другої черги тестування включаються ФДСС місячної та річної періодичності та форми річної фінансової звітності, що зазнали змін. Граничний термін передачі структур вивантаження по другій черзі - до 01 жовтня поточного року. Граничний термін тестування другої черги - до 25 жовтня поточного року;

до переліку ФЕЗ третьої черги тестування включаються ФДСС квартальної періодичності та форми проміжної фінансової звітності, ФЕЗ, які зазнали змін, а також такі, що готуються до реалізації у позаплановому режимі. Граничний термін передачі структур вивантаження по третій черзі - до 25 жовтня поточного року. Граничний термін тестування третьої черги - до 30 листопада поточного року.

7. Департамент надсилає на електронні поштові скриньки розробників шаблонів ФЕЗ та керівників самостійних структурних підрозділів апарату Держстату (далі - ССП) заповнений графік тестування шаблонів ФЕЗ. У разі залучення до тестування територіальних органів Держстату (далі - ТОД) витяг із графіка тестування шаблонів ФЕЗ надсилається до визначених ТОД.

8. ГУРС та департамент ІТ надсилають, засобами СЕД ОДС, департаменту структури вивантаження форм звітності (додаток 5) в міру їх формування. За ФДСС, обробка яких здійснюється працівниками ССП без залучення департаменту ІТ та розробників програмного забезпечення ГУРС, структури вивантаження готує керівник ДСС і надає засобами СЕД ОДС департаменту.

9. Департамент в одноденний термін передає розробникам шаблонів ФЕЗ структури вивантаження в міру їх надходження.

1. Підготовка ФДСС та форм фінансової звітності у позаплановому режимі здійснюється у виключних випадках, за наявності незалежних від керівників ДСС обставин, які не дозволили забезпечити виконання заходів у визначені в технологічній програмі ДСС терміни або не були включені до нього.

ССП, відповідальний за проведення ДСС, у разі необхідності позапланового включення ФДСС або форм фінансової звітності до тестування надає Голові Держстату, за погодженням із заступником Голови, відповідно до розподілу функціональних повноважень, службову записку з обґрунтуванням підстав необхідності включення ФДСС або форм фінансової звітності.

У додатках до службової записки ССП додає інформацію, зазначену в пунктах 2-3 підрозділу 1 розділу II. Департамент бере в роботу ФДСС / форми фінансової звітності відповідно до резолюції Голови Держстату.

2. ГУРС / департамент ІТ надсилають, засобами СЕД ОДС, департаменту структури вивантаження за ФДСС, що включаються в позаплановому режимі, (додаток 5) в міру їх формування. За ФДСС, обробка яких здійснюється в апараті Держстату, структури вивантаження готує керівник ДСС і надає засобами СЕД ОДС департаменту.

3. Департамент уносить відповідні зміни у перелік форм та передає його розробникам шаблонів ФЕЗ разом із додатками 2 та 3 для цих ФДСС не пізніше наступного робочого дня після отримання службової записки відповідно до пункту 1 підрозділу 2 розділу II.

4. Департамент уключає ФДСС до третьої черги графіка тестування, з урахуванням термінів, необхідних для реалізації змін, і надсилає його розробникам шаблонів ФЕЗ, а також передає структури вивантаження форм звітності (додаток 5) відповідно до зазначених у графіку тестування термінів.

1. Після реалізації ФДСС та форм фінансової звітності в електронному вигляді департамент готує доручення Голови Держстату щодо початку тестування. До доручення додається графік тестування, де визначаються конкретні дати початку тестування кожної ФДСС та форм фінансової звітності.

2. Керівник ДСС бере участь у тестуванні шаблонів ФЕЗ у частині перевірки роботи контролів відповідно до графіка тестування та контролює процес тестування шаблонів ФЕЗ у цілому.

З метою недопущення зриву термінів тестування шаблонів ФЕЗ, визначених графіком, у разі відсутності керівника ДСС, керівник ССП, який відповідає за проведення ДСС, забезпечує участь іншого представника відповідного ССП для завершення тестування та підписання протоколу тестування.

3. Результати тестування коректності реалізації шаблонів ФЕЗ оформлюються протоколом тестування (додаток 6) на момент проведення тестування.

Протокол тестування обов'язково має містити таку інформацію:

дата тестування;

індекс форми;

код шаблону ФЕЗ, що проходить тестування;

ПІБ керівника ДСС (або представника відповідного ССП), який проводив тестування;

ПІБ представника департаменту ІТ, який проводив тестування;

ПІБ спеціаліста ГУРС, який проводив тестування;

ПІБ спеціаліста ТОД, у разі залучення до тестування.

Результати тестування, проведеного ТОД, у вигляді сканованої копії підписаного протоколу тестування надсилаються на електронну адресу департаменту.

Підписаний протокол тестування зберігається у департаменті.

4. Порядок додавання (внесення змін) до контролів, що були виявлені під час тестування:

1) керівник ДСС надсилає службову записку Голові Держстату, засобами СЕД ОДС, із детальним обґрунтуванням необхідності таких змін;

2) департамент після узгодження переліку з контролями надає його розробникам шаблонів ФЕЗ для здійснення заходів з реалізації змін та подальшого тестування форми;

3) департамент протягом одного робочого дня після отримання оновленої реалізації шаблонів ФЕЗ організовує повторне проведення тестування шаблонів ФЕЗ відповідними керівниками ДСС із залученням відповідальних фахівців ГУРС.

Усі пропозиції щодо змін (зміна редакції контролів, додавання нових або виключення контролів, зміна документів, що використовувались при заповненні ФДСС, можуть бути враховані лише під час тестування.

Після завершення тестування внесення змін до переліку контролів не здійснюється.

5. У разі відсутності зауважень у протоколі тестування ФДСС або форм фінансової звітності вважається реалізованою до приймання в електронному вигляді.

6. Департамент не пізніше наступного робочого дня після закінчення тестування шаблону ФЕЗ надає в електронному вигляді розробникам шаблонів ФЕЗ протокол тестування.

1. Після отримання протоколу тестування без зауважень, департамент уключає перевірені шаблони ФЕЗ до переліку ФДСС, та протягом двох робочих днів із дня отримання від розробників шаблонів ФЕЗ xsd-схем, pdf-файлів (візуалізованої форми відображення електронного звіту) і в разі необхідності відповідних пояснень до них, здійснює організаційні заходи щодо оприлюднення переліку форм, зазначених файлів та xls-файлів з контролями на офіційному вебсайті Держстату в розділі "Електронна звітність".

2. На підставі календаря подання форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності на наступний звітний рік департамент формує графік граничних термінів подання ФДСС та форм фінансової звітності, запланованих до приймання в електронному вигляді (додаток 7), та до 20 грудня поточного року встановлює кінцеві терміни подання електронних звітів на приймальному шлюзі системи електронної звітності.

3. Роботи з підготовки ФДСС та форм фінансової звітності до приймання їх в електронному вигляді повинні бути завершені до 20 грудня поточного року.