Міністерство юстиції України розглянуло Ваше звернення [...] щодо надання роз'яснення деяких норм Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (далі - Правила), та Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (далі - Перелік), та повідомляє таке.

Згідно із абзацами п'ятим та шостим пункту 7 глави 9 розділу II Правил розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються кількох працівників).

У зведених розпорядчих документах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом. При цьому до одного зведеного розпорядчого документа не можуть включатися пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

Так, строки зберігання документів визначаються Переліком, згідно із яким накази, розпорядження з кадрових питань (особового складу), зокрема щодо прийняття на роботу, звільнення, всіх видів відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок зберігаються 75 років. Водночас накази, розпорядження щодо надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням зберігаються 5 років.