Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, які складені та мають юридичну силу на території України, можуть бути використані на території іншої держави після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На даний час найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), яка була підписана в Гаазі (Королівство Нідерланди) в 1961 році.

Станом на сьогоднішній день її дія поширюється на 100 держав-учасниць.

Для України Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року відповідно до прийнятого 10 січня 2002 року Верховною Радою України Закону України "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" .

Конвенція застосовується у відносинах з державами-учасницями, що не висловили заперечень проти приєднання України. Свого часу заперечення висловлювали Королівство Бельгія та Федеративна Республіка Німеччина, однак відповідно у 2004 та 2010 роках вони були відкликані.

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції дотримання формальної процедури не може вимагатися державами - учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

Слід зауважити, що деякі міжнародні договори України відміняють потребу будь-якого додаткового засвідчення офіційних документів, що подаються в установи держав - учасниць такого Договору у зв'язку з розглядом цивільних та кримінальних справ.

Документи, які представляються на території з однієї з держав - учасниць Конвенції , звільняються від консульської легалізації як формальної процедури, що вимагала обов'язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі держави, на території якої документ має бути представлений.

Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні Конвенції , є проставлення апостиля компетентним органом України для представлення на території держав - учасниць Конвенції. Апостиль засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Згідно з Положенням про Державну реєстраційну службу України , затвердженим Указом Президента України від 06.04.2011 № 401, та постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" Державна реєстраційна служба надає адміністративну послугу щодо проставлення апостиля на документах, про державну реєстрацію актів цивільного стану, що видаються структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру.

Статтею 5 Конвенції передбачено, що апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа.