10 січня 2012 року Верховною Радою України прийнято у першому читанні проект Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (щодо експертизи цінності документів), який було підготовлено Державною архівною службою України. Законопроект жваво обговорювався депутатами і привернув увагу ЗМІ. Оскільки деякі професійні терміни і процедура проведення експертизи цінності документів не завжди правильно розуміються, архівісти надають свої роз'яснення.

Жодне суспільство не в змозі зберегти всю створювану ним документацію, тому принципове значення для відбору документів на постійне (довічне) зберігання має їх цінність. Необхідність проведення експертизи зумовлена нерівноцінністю документів як джерел інформації. Одні документи містять цінну інформацію про політичне, наукове та культурне життя суспільства, розвиток народного господарства, роботу державних органів тощо. Інформаційне значення інших документів не виходить за межі вузькопрактичних цілей. Відбиваючи організаційні, адміністративні й господарські питання, вони є лише засобом забезпечення оперативної діяльності підприємств, установ, організацій (далі - установ), тому їх роль як джерел наукових досліджень незначна. Є документи, що містять інформацію, що втрачає своє значення майже відразу ж після їх створення. Отже, значення інформації впливає на можливість та тривалість використання документів і визначає тим самим строки їхнього зберігання.

Призначення експертизи цінності документів полягає в тому, щоб визначити, які документи з найбільшою повнотою відповідають цілям забезпечення держави, науки, суспільства, а також і окремих громадян необхідною інформацією. Документи, що містять цінну інформацію, після закінчення строків можливого користування ними в оперативній діяльності установ надходять на постійне (довічне) зберігання до державних або інших архівних установ, що відповідно до законодавства мають право постійно зберігати документи. Документи довідкового та інформаційного значення зберігаються в архівних підрозділах (архівах) установ протягом строків можливого користування ними, після чого знищуються.

Вибір пріоритету більш цінного перед менш цінним складає основу теорії оцінки і відбору документів на постійне або тривале зберігання у більшості розвинутих країн. Однак серед архівної спільноти відбуваються постійні дискусії стосовно критеріїв оцінки і відбору документів для зберігання. Критерії не є сталою категорією, оскільки змінюються під впливом різних чинників, наприклад розвитку державного апарату, процесів документування, кількості документації. Залежно від історичних умов одні критерії втрачають своє значення, на зміну їм з'являються інші. Підходи щодо експертизи цінності документів постійно удосконалюються. Нормативно-методичну базу роботи з оцінки документів для довгострокового зберігання в архівах країн ЄС складають законодавчі та інші юридичні акти з інформації, діловодства й архівної справи, які стосуються основних питань експертизи цінності документів: що відібрати та зберегти, а що знищити для оптимізації обсягу відомостей і документів про минуле.

Якщо звернутися до історії, то можна простежити, що спочатку відбір документів на архівне зберігання здійснювався стихійно, за певними традиціями, а згодом був унормований відповідними актами. Становлення експертизи цінності документів у більшості розвинутих країн, у тому числі й колишньому СРСР, припадає на 30-ті роки XX ст. Архівісти спочатку приділяли увагу відбору документів для знищення, однак поступово розвиток моделей експертизи стали вести у напрямку так званого "позитивного методу", спрямованого на відбір документів на зберігання, а не для знищення.

Наприкінці 50-х - початку 60-х років минулого століття у зв'язку із значним збільшенням числа документації в установах відбулися істотні зміни в завданнях і організаційно-методичних формах проведення експертизи. У цей період формуються наукові принципи і критерії експертизи цінності документів у радянському архівознавстві. Радянська теорія експертизи цінності будувалася на досить об'єктивній основі, однак, як й інші гуманітарні теорії в СРСР, була надто заідеологізованою. Під час визначення цінності документів поряд з принципами історизму, комплексності і всебічності застосовувався принцип партійності. Комплектування державних архівів за принципом партійності спричинювало відбір на постійне зберігання документів, що відображали інтереси партії і робітничого класу.

Проте, безперечним надбанням радянського архівознавства було створення достатньо ефективного інструментарію відбору цінних документів для поповнення документальної спадщини суспільства, що застосовують і нині. Основу експертизи цінності документів складала система принципів і критеріїв. До критеріїв експертизи цінності радянське архівознавство відносило: значення змісту документів, значення фондоутворювача, авторська приналежність документів, повторюваність інформації, ступінь збереженості документів архівного фонду, значення подій, часу й місця створення документів, фізичний стан документів, палеографічні, мовні, художні й інші особливості документів, юридична сила документів [1, с. 67 - 87].

Сутність експертизи цінності та відбору документів на постійне зберігання полягала у збереженні оптимального обсягу документів, тобто при мінімальній кількості архівних документів забезпечити максимум інформації, що міститься в них, за допомогою функціонального аналізу фондоутворювача та його документів. Ці підходи застосовували архівісти більшості країн. Функціональний аналіз фондоутворювача є одним з найважливіших критеріїв, що застосовують на сучасному етапі архівісти в країнах ЄС.

З набуттям у 1991 р. державної незалежності архівісти України зосередилися на створенні нормативної та методичної бази в сфері архівної справи та діловодства. Зміни, що відбулися в житті суспільства, різних сферах його діяльності, знайшли відображення в архівному законодавстві, певною мірою позначилися на теорії експертизи.

Відповідно до архівного законодавства України Національний архівний фонд (далі - НАФ) - це "сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації", а документ НАФ - це архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою [2, ст. 1]. Поняття "культурна цінність" увібрало в себе всі інші значення документа (історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне, соціальне, суспільне).

Нині в Україні основу експертизи цінності документів складають розроблені радянським архівознавством наукові та організаційно-методичні засади експертизи: принципи і критерії експертизи, система переліків документів, структура експертних органів, принципи співпраці між державними архівами і фондоутворювачами. Однак, зберігши наступність з радянською теорією експертизи, сучасне українське архівознавство надбало низку нових, принципово важливих положень, відмінних від попередніх. Насамперед, це - деідеологізованість, позапартійність.

У теперішньому українському архівознавстві експертиза цінності документів розуміється як певний спосіб (метод), за допомогою якого на підставі функціонального аналізу фондоутворювачів (тобто їх структури, функцій, компетенції, видів діяльності і взаємозв'язків), всебічного вивчення документів (типів, видів, форм, змісту), застосування конкретних нормативних і методичних посібників (переліків документів, номенклатур справ) відбирають документи для внесення до складу НАФ та визначають строки зберігання документів залежно від їхнього історичного, наукового, культурного, соціально-правового чи практичного значення, а також здійснюють віднесення документів НАФ до категорії унікальних, їх грошову оцінку, а також вилучення документів із НАФ.

Поняття експертизи цінності унормовано постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" (далі - постанова Кабінету Міністрів України N 1004) і трактується як "всебічне вивчення документів із метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів зазначеного Фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Фонду" [3, п. 2]. Вносять документи до НАФ або вилучають з нього лише через процедуру експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи українські архівісти застосовують три групи критеріїв:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості [3, п. 7].

Інтерпретація критеріїв експертизи та застосування їх у сучасних умовах розглянуто в науково-методичному посібнику "Експертиза цінності управлінських документів: історія, теорія, методика" [4].

Проведення експертизи цінності документів здійснюється під контролем та науково-методичним керівництвом експертних комісій. Відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України N 1004 [3], розгляд пов'язаних із формуванням НАФ питань, зокрема укладених за результатами експертизи цінності документів, та прийняття по них відповідних рішень, здійснюють такі експертні комісії:

Центральна експертно-перевірна комісія Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів);

експертно-перевірні комісії центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя.

експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності;

фондово-закупівельні комісії музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності);

експертно-оцінні комісії бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності.

Отже, проведення експертизи цінності документів здійснюється під контролем та науково-методичним керівництвом експертних комісій різного рівня. Кожна комісія має різні повноваження щодо розгляду питань, пов'язаних з експертизою цінності. Так, наприклад, остаточне рішення про вилучення документів із НАФ, віднесення документів НАФ до унікальних може прийняти лише Центральна експертно-перевірна комісія Укрдержархіву, яка розглядає відповідні акти, подані експертно-перевірними комісіями [3, п. 18].

Найефективнішим інструментом експертизи, за допомогою якого забезпечується надходження на постійне зберігання найцінніших документальних комплексів, тобто формування НАФ, є переліки документів - систематизовані списки видів документів із нормативно встановленими строками їхнього зберігання [5, с. 17].

Сучасне архівознавство має багаторічний досвід розроблення і застосування різних видів переліків документів. Вони є також поширеними нормативно-методичними посібниками для проведення експертизи цінності у багатьох країнах, зокрема в країнах ЄС.

Переліки обмежують архівістів від однобічної, суб'єктивної й в окремих випадках навіть упередженої оцінки значення документів, регламентують складний процес експертизи та полегшують її проведення.

Усі види переліків являють собою систему нормативних документів і методичних посібників в галузі експертизи. Ця система посібників, охоплюючи величезну масу документів, правильно орієнтує на забезпечення збереженості документів.