Министерство финансов рассмотрело Ваше письмо <...> относительно возмещения расходов на проживание и сообщает.

Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов от 13.03.98 г. N 59 (далее - Инструкция), определена обязанность работника после возвращения из командировки представить отчет об использовании средств, предоставленных на командировку. При этом вместе с отчетом представляются документы в оригинале, удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов.

В соответствии с Инструкцией расходы на командировку возмещаются только при наличии документов в оригинале, удостоверяющих стоимость этих расходов, а именно транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания, страховых полисов и т.п. Расходы, понесенные в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещаются.

Форма отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и порядок его составления утверждены приказом Государственной налоговой администрации Украины от 23.12.2010 г. N 996.

В свою очередь пунктом 170.9 статьи 170 Налогового кодекса Украины определен порядок налогообложения сумм излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налогов (физическим лицом) на командировку или под отчет, не возвращенных в установленный срок, и определен срок отчета.

Вместе с тем указываем, что вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются Гражданским кодексом Украины.