Переміна прізвищ, імен, по батькові громадянами України дозволяється після досягнення ними 16-річного віку.

Заява (додаток N 1) про переміну прізвища, імені, по батькові подається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника. Громадяни України, які проживають за кордоном, подають такі заяви до дипломатичного представництва або консульської установи України.

До заяви про переміну прізвища, імені, по батькові додаються:

а) копія свідоцтва про народження заявника;

б) копія свідоцтва про одруження (якщо заявник перебуває у шлюбі), свідоцтва про розірвання шлюбу (якщо шлюб розірвано);

в) копія свідоцтва про народження дітей (якщо заявник має неповнолітніх дітей);

г) витяг з паспорта;

д) фотокартка.

Розгляд клопотань про переміну прізвища, імені, по батькові громадян України, які народилися або одружилися за кордоном, провадиться в порядку, встановленому Міністерством юстиції за погодженням з Міністерством закордонних справ та іншими заінтересованими міністерствами і відомствами.

При поданні клопотання про переміну прізвища, імені, по батькові громадяни пред'являють паспорт, військовослужбовці - документ, що посвідчує особу, а особа, яка тільки-но досягла 16-річного віку - паспорт або свідоцтво про народження та довідку з місця проживання. В заяві вказується, яке прізвище бажає перемінити громадянин:

а) родове;

б) спільне з другим з подружжя;

в) дошлюбне та інше.

Відділ реєстрації актів громадянського стану звіряє вказані у заяві відомості з документами заявника, попереджає його про адміністративну відповідальність за повідомлення органу реєстрації актів громадянського стану неправдивих відомостей і роз'яснює наслідки, пов'язані з переміною прізвища, імені, по батькові, зокрема, необхідність обміну деяких документів, а також сплати державного мита.

Для вирішення питання про переміну прізвища, імені, по батькові відділ реєстрації актів громадянського стану повинен витребувати копію актового запису про народження заявника, копію актового запису про одруження, якщо заявник перебуває у шлюбі, та копії записів актів про народження його неповнолітніх дітей. Відділ реєстрації актів громадянського стану має право розглядати клопотання про переміну прізвища, імені, по батькові при наявності в архівах відділу реєстрації актів громадянського стану запису акта про народження та запису акта про одруження (якщо заявник перебуває у шлюбі) особи, яка бажає перемінити прізвище, ім'я, по батькові. У тих випадках, коли запис акта про народження або запис акта про одруження (якщо заявник перебуває у шлюбі) втрачені або знаходяться за межами України, клопотання може бути розглянуто тільки після поновлення запису в установленому порядку. В цих випадках відділ реєстрації актів громадянського стану роз'яснює заявнику порядок поновлення втраченого запису. Одночасно він дає роз'яснення заявнику, що він може звернутися з проханням про переміну прізвища, імені, по батькові після поновлення втраченого запису.

Розгляд клопотань про переміну прізвища, імені, по батькові громадян України, які народилися чи зареєстрували шлюб за кордоном, провадиться лише після з'ясування через дипломатичне представництво або консульську установу України за кордоном, чи є в компетентних органах іноземних держав запис акта про народження та запис акта про реєстрацію шлюбу (якщо заявник перебуває у шлюбі) особи, яка бажає перемінити прізвище, ім'я, по батькові.

Відділ реєстрації актів громадянського стану надсилає необхідні матеріали до органів внутрішніх справ за місцем проживання заявника (далі - органи внутрішніх справ) для встановлення особи заявника та запобігання можливості використання переміни прізвища, імені, по батькові з метою ухилення від слідства, суду, виплати аліментів та в інших корисливих цілях.

Органи внутрішніх справ проводять відповідну перевірку та у місячний термін повертають до відділу реєстрації актів громадянського стану всі надіслані їм матеріали з висновком про можливість переміни прізвища, імені, по батькові.

У тому випадку, коли у висновку відділу внутрішніх справ буде вказано, що заявник на час подачі клопотання про переміну прізвища, імені, по батькові знаходиться під слідством чи судом або у нього є судимість, не погашена і не знята в установленому законом порядку, про що заявник не повідомив у клопотанні, відділ реєстрації актів громадянського стану повинен відмовити в переміні прізвища, імені, по батькові.

Консульська установа або дипломатичне представництво України за кордоном при розгляді клопотань про переміну прізвища, імені, по батькові громадян України, які народилися чи уклали шлюб за кордоном, здійснює необхідну перевірку і на підставі матеріалів перевірки провадить переміну прізвища, імені, по батькові чи відмовляє в цьому.

У разі відмови у переміні прізвища, імені, по батькові відділ реєстрації актів громадянського стану складає висновок (додаток N 2), копію якого вручає заявникові.

При задоволенні клопотання заявникові в письмовій формі повідомляється та роз'яснюється, що у тримісячний термін необхідно зареєструвати переміну прізвища, імені, по батькові у відділі реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання. У разі порушення цього терміну без поважних причин дозвіл на переміну прізвища, імені, по батькові втрачає силу. Повторне клопотання може бути розглянуто лише через рік. У випадку порушення заявником тримісячного терміну реєстрації переміни прізвища, імені, по батькові з поважної причини (хвороба, відрядження тощо) термін реєстрації може бути продовжений керівником відділу реєстрації актів громадянського стану до кінця поточного року.

Реєстрація переміни прізвища, імені, по батькові провадиться відділом реєстрації актів громадянського стану, який прийняв заяву, за місцем проживання заявника при пред'явленні квитанції про сплату державного мита. У паспорті заявника робиться відмітка (додаток N 3) про те, що паспорт у зв'язку з переміною прізвища, імені, по батькові підлягає обміну протягом одного місяця. Про реєстрацію переміни прізвища, імені, по батькові відділ реєстрації актів громадянського стану повідомляє органи внутрішніх справ та військовий комісаріат, в якому призовник або військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Реєстрація переміни прізвища, імені, по батькові громадян України, які постійно проживають за кордоном, провадиться дипломатичним представництвом або консульською установою України, що прийняла заяву, після сплати консульського збору.

Відділ реєстрації актів громадянського стану, який зареєстрував переміну прізвища, імені, по батькові, надсилає повідомлення про це до органів реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження відповідних записів актів громадянського стану для внесення в них необхідних змін у зв'язку з переміною прізвища, імені, по батькові заявника та про надіслання нового свідоцтва.

Зміни вносяться в такі записи:

1) при переміні прізвища особою, яка не перебуває в шлюбі, - в запис акта про народження заявника;

2) у тих випадках, коли особа раніше перебувала у шлюбі, який на час реєстрації переміни прізвища був розірваний, внесення змін провадиться:

а) якщо один з подружжя після розірвання шлюбу залишився на дошлюбному прізвищі, - в запис акта про народження та в запис акта про розірвання шлюбу;

б) якщо один з подружжя після розірвання шлюбу залишився на прізвищі другого з подружжя або на прізвищі за попереднім шлюбом, - в запис акта про розірвання шлюбу;

3) при переміні прізвища на дошлюбне у зв'язку з розірванням шлюбу - в запис акта про розірвання шлюбу;

4) при переміні прізвища особою, яка перебуває у шлюбі, якщо вона носить прізвище другого з подружжя, в тому числі на дошлюбне прізвище, - в запис акта про одруження;

5) при переміні прізвища особою, яка перебуває в шлюбі, якщо ця особа після реєстрації шлюбу залишилася на дошлюбному прізвищі, - в запис акта про народження та в запис акта про одруження;

6) при переміні прізвища особою, яка перебуває у шлюбі, якщо ця особа після реєстрації шлюбу залишилася на прізвищі чоловіка (дружини) за попереднім шлюбом, - в запис акта про одруження;

7) при переміні особою, яка перебуває у шлюбі, дошлюбного прізвища на прізвище чоловіка (дружини) - в запис акта про одруження;

8) при переміні імені чи по батькові - в запис акта про народження, а щодо осіб, які перебувають у шлюбі, - також у запис акта про одруження.

У випадках, перерахованих у пунктах 2-8, якщо заявник перебуває не в першому шлюбі, в попередні записи про одруження, а також у записи актів про розірвання шлюбу зміни не вносяться.

При переміні прізвища обома батьками в обов'язковому порядку виправляються прізвища дітей, які не досягли 16-річного віку, у записах актів про їх народження.

Якщо прізвище перемінив один з батьків, питання про зміну прізвища дітей, які не досягли 16-річного віку, вирішується за згодою батьків, а якщо згода відсутня, - органом опіки та піклування.

При переміні імені батька в записах актів про народження дітей, які не досягли 16-річного віку, виправляється по батькові.

При переміні прізвища усиновителями, які записані батьками усиновленого, або імені усиновителем, записаним батьком дитини, а також прізвища та імені особою, батьківство якої зареєстровано в органах реєстрації актів громадянського стану, у вказаному вище порядку вносяться зміни у записи актів про народження дітей, які не досягли 16-річного віку, а також у записи актів про встановлення батьківства.

Прізвища, по батькові дітей, які досягли 16-річного віку, змінюються тільки за їх клопотанням на загальних підставах.

При переміні прізвища, імені, по батькові хоча б одним з батьків змінюються відомості про батьків у записах актів про народження як повнолітніх, так і неповнолітніх дітей, якщо при цьому заяви повнолітніх дітей надійшли одночасно з заявою батьків. Такі зміни вносяться в записи актів про народження усиновлених повнолітніх та неповнолітніх дітей, якщо усиновителі записані батьками усиновленого, а також в записи актів про встановлення батьківства.

Переміна прізвища особою, яка перебуває у шлюбі, не тягне за собою зміни прізвища другого з подружжя.

Відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження актових записів вносить до них необхідні зміни та пересилає повідомлення (додаток N 4) до архіву відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції обласної, Київської чи Севастопольської міської державної адміністрації для внесення змін у другі примірники записів.

Після внесення змін в актові записи (в графу "Для відміток") провадиться відмітка з зазначенням дати та підстави зміни (підставою для внесення змін в актові записи є актовий запис про переміну прізвища, імені, по батькові), яка засвідчується підписом та печаткою.

Одночасно відділ реєстрації актів громадянського стану виписує нове свідоцтво та вручає його заявнику або пересилає для вручення до відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника. Раніше видані свідоцтва анулюються в установленому порядку.