| 21.12.2009 N 2513/5 |
| Міністр | М.Оніщук |
| Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Строк зберігання справи (тому, частини) номери статей за переліком |
Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Адміністративно-господарська діяльність | |||
| 01-01 |
Накази Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції у областях, містах Києві та Севастополі з питань основної діяльності та з особового складу (копії) |
Доки не мине потреба |
|
| 01-02 |
Накази завідуючого архівом з адміністративно- господарських питань |
3 роки, ст. 16-г |
|
| 01-03 |
Нормативно- правові акти щодо здійснення нотаріальної діяльності, методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи |
До заміни новими, ст. 18-б |
|
| 01-04 |
Положення про архів |
До ліквідації архіву, ст. 18-а |
|
| 01-05 |
Протоколи виробничих нарад у завідуючого архівом |
До ліквідації архіву, ст. 11 |
|
| 01-06 |
Піврічні, квартальні плани роботи архіву |
5 років, ст. 153 |
|
| 01-07 |
Піврічні, квартальні та інші звіти |
5 років, ст. 299, 302 |
|
| 01-08 |
Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита тощо |
До ліквідації архіву, ст. 298-б |
|
| 01-09 |
Штатний розклад архіву |
3 роки, ст. 46 |
|
| 01-10 |
Правила внутрішнього трудового розпорядку |
1 рік(1), ст. 1129 |
(1)Після заміни новими |
| 01-11 |
Посадові інструкції працівників архіву |
До ліквідації архіву, ст. 49-а |
|
| 01-12 |
Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірки роботи архіву та стану збереженості справ |
До ліквідації архіву, ст. 22-а |
|
| 01-13 |
Документи (довідки, акти, доповідні записки) про перевірку архівом стану нотаріального діловодства та архіву державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів |
5 років, ст. 110, 342 |
|
| 01-14 |
Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо здійснення перевірки дійсності спеціальних бланків нотаріальних документів та надання інформації за даними Єдиних та державних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України |
3 роки | |
| 01-15 |
Документи (акти, звіти, листи, заявки) з обліку зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів та спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України |
3 роки, ст. 36Д |
|
| 01-16 |
Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно- матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) |
3 роки(1), ст. 315 |
(1)За умови завершення перевірки(ревізії). У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих та судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення |
| 01-17 |
Заяви, запити про видачу довідок про вчинені нотаріальні дії, копій документів, що зберігаються в державному нотаріальному архіві, листування з питань їх видачі |
3 роки, ст. 121 |
|
| 01-18 |
Документи (акти, квитанції) про знищення печаток і штампів архіву |
3 роки, ст. 1134 |
|
| 01-19 |
Акти приймання- передавання з усіма додатками, складені при зміні завідуючого архівом |
5 років, ст. 55-а |
(1)Після зміни завідуючого архівом |
| 01-20 |
Листування з Головним управлінням юстиції з питань діяльності архіву |
5 років, ст. 23, 6-Д |
|
| 01-21 |
Листування з фізичними та юридичними особами з питань діяльності архіву та вчинення нотаріальних дій |
3 роки, ст. 20 |
|
| 01-22 |
Книга реєстрації наказів з адміністративно- господарських питань |
3 роки, ст.100-б |
|
| 01-23 |
Журнал реєстрації вхідних документів |
3 роки, ст. 100-б |
|
| 01-24 |
Журнал реєстрації вихідних документів |
3 роки, ст. 100-б |
|
| 01-25 |
Розносна книга для місцевої кореспонденції |
1 рік, ст. 101 |
|
| 01-26 |
Книга обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України |
Постійно(1) | (1)Перехідна |
| 01-27 |
Журнал обліку печаток та штампів архіву |
До заміни новим(1), ст. 1132 |
(1)Перехідний |
| 01-28 |
Перелік платних робіт і послуг |
До заміни новим |
|
| 01-29 |
Книга обліку літератури |
Доки не мине потреба(1) |
(1)Перехідна |
| 2. Вчинення нотаріальних дій | |||
| 02-01 |
Реєстр для реєстрації нотаріальних дій |
Постійно | |
| 02-02 |
Документи (постанови, ухвали, повідомлення тощо) по накладенню і зняттю заборон та арештів відчуження нерухомого і рухомого майна |
75 років | |
| 02-03 |
Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій |
5 років | |
| 02-04 |
Звернення фізичних та юридичних осіб та результати їх розгляду |
5 років, ст. 28, ст. 30 |
(1)Що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі організації або про усунення серйозних недоліків та зловживань - 10 років. У разі неодноразового звернення - 5 років після останнього розгляду |
| 02-05 |
Заяви про видачу дублікатів документів із фондів архіву та виписок із документів, які зберігаються у справах архіву |
3 роки, ст. 121 |
|
| 02-06 |
Заповіти, посвідчені посадовими особами, зазначеними у статті 40 Закону України "Про нотаріат" , та повідомлення заповідачам і посадовим особам, які посвідчили заповіт, про отримання примірника заповіту |
75 років, ЕПК |
|
| 02-07 |
Алфавітна книга обліку отриманих заповітів, посвідчених посадовими особами, зазначеними у статті 40 Закону України "Про нотаріат" |
75 років(1) | (1)Перехідна |
| 02-08 |
Журнал реєстрації звернень фізичних та юридичних осіб |
5 років, ст. 95 |
|
| 02-09 |
Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням архіву |
3 роки | |
| 3. Забезпечення архівного зберігання | |||
| 03-01 | Паспорт архіву |
До ліквідації архіву |
|
| 03-02 |
Справи фондів (історичні і тематичні довідки до фондів, акти перевіряння наявності й стану документів, акти приймання- передавання документів, акти про вилучення документів, постанови судово-слідчих органів, акти про нестачу й невиправні пошкодження документів, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів, відомості про склад і обсяг справ і документів |
До ліквідації архіву(1), ст. 107 |
(1)Перехідні |
| 03-03 |
Описи справ постійного зберігання |
Постійно, ст. 109-а |
|
| 03-04 |
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання |
3 роки(1), ст. 109-б |
(1)Після знищення справ |
| 03-05 |
Описи справ тимчасового зберігання (до 10 років включно) |
3 роки(1), ст. 109-б |
(1)Після знищення справ |
| 03-06 |
Списки джерел комплектування архіву |
До ліквідації архіву |
(1)Перехідні |
| 03-07 |
Список (картки) фондів архіву |
До ліквідації архіву, ст. 108 |
(1)Перехідний |
| 03-08 |
Графік приймання документів від фондоутворювачів та інформація про його виконання |
Доки не мине потреба |
|
| 03-09 |
Пофондовий топографічний покажчик |
1 рік(1), ст. 114 |
(1)Після заміни новим |
| 03-10 |
План заходів щодо евакуації документів державного нотаріального архіву на випадок стихійного лиха |
До заміни новим |
|
| 03-11 |
Акти про видавання справ у тимчасове зберігання |
1 рік(1), ст. 117 |
(1)Після повернення документів |
| 03-12 |
Замовлення на видавання справ, документів із архіву |
1 рік(1), ст. 119 |
(1)Після повернення документів |
| 03-13 |
Журнал надходження й вибуття документів з архіву |
До ліквідації архіву(1), ст. 116 |
(1)Перехідний |
| 03-14 |
Книга обліку видачі документів з архівосховищ |
1 рік, ст.120 |
Після закінчення книги та повернення документів до архіву. Перехідна |
| 03-15 |
Журнал реєстрації спостережень за станом температурно- вологісного режиму зберігання архівних документів |
1 рік(1), ст. 123 |
(1)Після закінчення журналу |
| 03-16 |
Журнал обліку інструктажу працівників архіву з техніки безпеки |
10 років, ст. 473 |
(1)Перехідний |
| 03-17 |
Журнал огляду приміщення архіву перед його закриттям |
1 рік(1) |
(1)Після закінчення журналу |
| 03-18 |
Номенклатура справ архіву |
До ліквідації архіву(1), ст. 89-а |
|