На виконання п. 1 Плану контрольних заходів Міністерства юстиції на I півріччя 2007 року

1. Затвердити Положення про порядок здійснення внутрішнього фінансового контролю в системі органів Міністерства юстиції України (додається).

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції Бондика В.А.

1.1. Положення про порядок здійснення внутрішнього контролю (далі - Положення) розроблено відповідно до Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 22 травня 2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю", Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, інших чинних нормативно-правових актів.

1.2. Дія цього Положення поширюється на відносини, які виникають у зв'язку із виконанням Міністерством юстиції України (далі - Міністерство) функцій внутрішнього фінансового контролю.

1.3. Внутрішній фінансовий контроль (далі - контроль) спрямований на виконання таких завдань:

забезпечення законності формування та використання фінансових і матеріальних ресурсів структурними підрозділами центрального апарату Міністерства, територіальними органами юстиції, урядовими органами державного управління, підприємствами, що належать до сфери його управління;

дотримання принципів економності, доцільності та ефективності при плануванні і виконанні бюджетних програм Міністерства, відповідальними за супроводження яких є структурні підрозділи центрального апарату Міністерства та розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня;

аналіз виконання управлінських рішень, виявлення фактів невиконання (неналежного виконання) управлінських рішень, оцінка їх негативного впливу та можливих наслідків для об'єкта контролю;

ухвалення за результатами контролю управлінських рішень, спрямованих на оптимізацію або скасування попередніх управлінських рішень, та подальший контроль за їх виконанням.

1.4. Внутрішній фінансовий контроль - це комплекс експертно-аналітичних, ревізійно-перевірочних та інших форм контрольних заходів, що забезпечують достовірну інформацію про використання об'єктами контролю фінансових ресурсів, майна, інших матеріальних активів, спрямованих на виявлення та запобігання відхиленням, що перешкоджають законному та ефективному використанню бюджетних коштів і майна.

2.1. Предметом фінансового контролю є:

управлінське рішення, порядок його ухвалення та виконання структурними підрозділами центрального апарату Міністерства, територіальними органами юстиції, урядовими органами державного управління, підприємствами, що належать до сфери його управління і є розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня, з питань правильності, доцільності та ефективності використання бюджетних коштів або ефективності системи управління.

Управлінське рішення - нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти і відомчі документи (постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції, порядки, стандарти, інструктивні листи тощо), рішення посадових осіб, на яких у встановленому порядку покладено виконання організаційно-розпорядчих, консультативно-дорадчих функцій, що впливають або можуть вплинути у майбутньому на об'єкт контролю.

2.2. Суб'єкт контролю - уповноважений структурний підрозділ центрального апарату Міністерства, посадові особи, які відповідно до визначених повноважень мають право здійснювати контрольні заходи.

2.3. Об'єкти фінансового контролю - структурні підрозділи центрального апарату Міністерства, територіальні органи юстиції, урядові органи державного управління, підприємства, що належать до сфери його управління, діяльність їх посадових осіб, що пов'язана з ухваленням управлінських рішень, виконанням своїх функціональних обов'язків щодо операцій з фінансовими ресурсами, майном та іншими матеріальними активами, що перебувають в їх управлінні або у повному господарському віданні.

3.1. Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб суб'єкта контролю

Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб Міністерства, уповноважених здійснювати контрольні заходи, спеціалістів структурних підрозділів Міністерства та інших установ і організацій, залучених до проведення контрольного заходу, ґрунтуються на вимогах Стандартів державного фінансового контролю, цього Положення та інших чинних нормативно-правових актів.

3.1.1. Посадові особи, уповноважені здійснювати контрольні заходи, мають право:

отримувати усю інформацію та документацію щодо правових підстав, фінансово-економічних обґрунтувань, підготовки і ухвалення нормативно-правових, адміністративних, розпорядчих, інших актів і відомчих документів, що регулюють організаційно-розпорядчу та фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю;

отримувати від посадових осіб об'єкта контролю первинні бухгалтерські, фінансові документи, необхідні довідки, інформацію, статистичні відомості, бухгалтерсько-фінансові звіти, іншу документацію та письмові пояснення і заяви з питань, що постають під час проведення контрольного заходу;

отримувати від посадових осіб об'єкта контролю нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти і відомчі документи (постанови, розпорядження, рішення, накази, положення, інструкції, порядки, стандарти, інструктивні листи тощо);

робити копії або виписки з усіх без винятку документів, які стосуються предмета контролю;

вимагати від посадових осіб об'єкта контролю копії і виписки з документів та інших матеріалів, складати на основі цих документів розрахунки. Достовірність копій, виписок, розрахунків підтверджує своїм підписом посадова особа об'єкта контролю;

контролювати виконання планів, кошторисів, правильність оформлення грошових, фінансових, бухгалтерських та інших документів, наявність коштів і цінностей, а у разі виявлення ознак підробки чи інших зловживань - вилучати необхідні документи до закінчення проведення контрольних заходів, залишаючи у справі акт вилучення та копії або реєстри вилучених документів;

контролювати правильність придбання, зберігання, використання та списання сировини, палива, інших матеріальних цінностей, спожитої тепло- та електроенергії на витрати;

контролювати повноту оприбуткування готової продукції;

вимагати від керівника об'єкта контролю здійснення контрольного вимірювання обсягів виконаних робіт;

вимагати від керівника об'єкта контролю проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, перевірки наявних коштів і розрахунків, у разі потреби опечатувати каси і касові приміщення, склади, комори, сховища, архіви;

одержувати у встановленому порядку від третіх осіб довідки, копії документів та пояснення, пов'язані з операціями, що перевіряються;

вимагати від керівників та інших посадових осіб об'єкта контролю невідкладного усунення виявлених порушень, якщо обставини потребують негайного реагування, окремо зазначати про це в акті контрольного заходу;

у разі потреби, за рішенням керівництва, залучати до контрольного заходу на будь-якому етапі незалежних спеціалістів чи експертів.

3.1.2. Посадові особи, уповноважені здійснювати контрольні заходи, зобов'язані:

дотримуватися принципів законності, конфіденційності, повноти, об'єктивності, достовірності та доказовості результатів контрольного заходу;

проводити контрольні заходи відповідно до затверджених плану та програми контрольного заходу за наявності доручення на їх проведення;

не втручатися в оперативну діяльність об'єкта контролю, не оприлюднювати свої висновки до завершення контрольного заходу, відповідного оформлення результатів та їх розгляду керівництвом Міністерства;

виявлені під час контрольного заходу факти порушень, обставини та причини їх учинення відображати в акті контрольного заходу, долучати до нього відповідні документи, пояснення посадових осіб об'єкта контролю та інші обґрунтування виявлених фактів;

в усіх випадках виявлення ознак підробки, зловживань та інших правопорушень отримувати від посадових, матеріально відповідальних та інших службових осіб об'єкта контролю докладні письмові пояснення обставин, мотивів, причин і умов учинення порушень, долучати їх до матеріалів контрольного заходу;

у разі відмови посадової або матеріально відповідальної особи об'єкта контролю від надання пояснень фіксувати цей факт в акті;

на будь-якій стадії контрольного заходу приймати від посадових, матеріально відповідальних та інших осіб об'єкта контролю подані з їх ініціативи усні та письмові заяви, зауваження, пояснення щодо предмета контрольного заходу та, за потреби, проводити їх перевірку;

за результатами контрольного заходу складати акт або довідку. Акт складається у трьох примірниках, з ним ознайомлюють посадових осіб об'єкта контролю під розписку. Один примірник акта залишається керівникові, а за його відсутності - іншій уповноваженій особі об'єкта контролю, під розписку;

у разі відмови від підписання керівником або іншою відповідальною посадовою особою акта контрольного заходу, скласти акта про відмову від підпису акта;

у разі незгоди керівника чи іншої посадової особи об'єкта контролю з фактами, викладеними у акті, запропонувати подати упродовж п'яти робочих днів письмові зауваження, провести їх перевірку і з результатами перевірки та висновками ознайомити зазначених посадових осіб. Зауваження та результати перевірки разом із висновками додати до акта як невід'ємну частину;

у разі невиконання або неналежного виконання посадовою особою об'єкта контролю законних вимог посадової особи, уповноваженої проводити контрольний захід, скласти відповідний акт із зазначенням дати, часу, місця, відомостей про посадову особу, що припустилася таких дій, і негайно доповісти про це керівництву Міністерства.

3.1.3 У разі невиконання або неналежного виконання службових обов'язків, необ'єктивного, упередженого, недбалого, поверхового проведення контрольного заходу, викладення в акті контрольного заходу недостовірних фактів і обґрунтувань їх вчинення, посадову особу, що проводила контрольний захід, притягують до відповідальності відповідно до чинного законодавства.

3.1.4. Якщо об'єкт контролю не вжив заходів щодо повного усунення у визначений термін виявлених порушень, то посадові особи суб'єкта контролю, які здійснювали контрольний захід, подають керівництву об'єкта контролю вимогу про усунення виявлених порушень та вжиття заходів щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у невиконанні або неналежному виконанні вимог суб'єкта контролю.

3.2. Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб об'єкта контролю

Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб об'єкта контролю (далі - посадові особи об'єкта контролю) ґрунтуються на вимогах Стандартів державного фінансового контролю, цього Положення, інших актів чинного законодавства.

3.2.1. Посадові особи об'єкта контролю мають право:

вимагати від посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, пред'явлення доручення на проведення контрольного заходу та відмовляти у проведенні контрольного заходу у разі його непред'явлення;

на будь-якому етапі контрольного заходу подавати посадовим особам, уповноваженим проводити контрольний захід, усні та письмові заяви, зауваження, пояснення з предмета цього заходу;

вимагати від посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, один примірник акта контрольного заходу для ознайомлення, підписання та вжиття відповідних заходів по усуненню виявлених порушень;

подавати письмові зауваження до акта контрольного заходу у разі незгоди з викладеними фактами і вимагати розгляду їх посадовими особами, уповноваженими проводити контрольний захід, і складання додатка як невід'ємної частини акта;

оскаржувати дії посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, перед керівником структурного підрозділу, відповідального за проведення контрольного заходу, чи керівництвом Міністерства.

Посадові особи об'єкта контролю зобов'язані:

допускати посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, за наявності відповідного документа, до проведення контрольного заходу;

створювати необхідні умови для роботи посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, а саме: своєчасно надавати належну інформацію, матеріали, документи, пояснення; забезпечувати окремими приміщеннями із технічним оснащенням, засобами зв'язку та, за необхідності, транспортними засобами разом з обслуговуючим персоналом;

на вимогу посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, надавати, з урахуванням вимог законодавства про державну таємницю, всю без винятку інформацію, документи та матеріали, у тому числі архівні, які стосуються діяльності посадових осіб та колегіальних органів об'єкта перевірки, про підготовку, розгляд, ухвалення та підписання нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів і відомчих документів (постанов, розпоряджень, рішень, наказів, положень, інструкцій, порядків, стандартів, інструктивних листів тощо), а також матеріали з питань виконання цих документів, Закону України про Державний бюджет України на відповідний рік, інших актів чинного законодавства щодо використання бюджетних коштів;

надавати всю без винятку інформацію, документи і матеріали про фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю щодо використання бюджетних коштів, руху коштів, а також інших бюджетних ресурсів;

надавати інші інформаційні матеріали - довідки, інформаційні бюлетені, статистичні відомості, бухгалтерсько-фінансові звіти тощо;

надавати копії та виписки із документів, інших матеріалів, завіряти своїм підписом їх достовірність;

сприяти посадовим особам суб'єкта контролю, уповноваженим проводити контрольний захід, у проведенні в разі потреби обстежень та огляду документів, матеріалів, приміщень, іншого майна об'єкта контролю, підписувати відповідні акти за результатами проведення зазначених дій;

на вимогу посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, проводити інвентаризацію основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, перевірку наявних коштів і розрахунків, не перешкоджати опечатуванню кас і касових приміщень, складів, комор, архівів, інших сховищ, вилученню документів, що вказують на факти або ознаки підробки, зловживання; поновлювати бухгалтерський облік та фінансову звітність за період, що контролюється;

давати усні та письмові пояснення з предмета контрольного заходу, підтверджувати своїм підписом акт контрольного заходу. У разі незгоди із викладеними у ньому фактами і доказами, зробити відповідний письмовий запис;

на вимогу посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, вжити невідкладних заходів щодо усунення виявлених порушень.

3.2.2. Посадові особи об'єкта контролю, у разі невиконання або неналежного виконання законних вимог посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, порушення вимог цього Положення, інших чинних нормативно-правових актів, притягуються до відповідальності згідно із чинним законодавством.

4.1. Контрольний захід - сукупність способів і методичних прийомів фінансового контролю, які застосовуються суб'єктами внутрішнього контролю у межах повноважень, визначених Стандартами державного фінансового контролю та цим Положенням. Контрольний захід здійснюють у формі перевірки, ревізії, оцінки, вивчення, дослідження, моніторингу, аналізу.

Мета контрольного заходу полягає в обстеженні та вивченні окремих ділянок організаційно-розпорядчої і фінансово-господарської діяльності; здійсненні оцінки ефективності діяльності об'єкта контролю та законності, ефективності і доцільності використання коштів державного бюджету і державного майна.

За типами контрольні заходи поділяються на:

превентивні (попереджувальні), які здійснюються на стадії проектування програм, планів;

поточні, які здійснюються у процесі виконання програм, планів;

результативні, які здійснюються за результатами діяльності за звітний період;

тематичні, які здійснюються за конкретними проблемами або напрямами.

4.2. При проведенні контрольних заходів стосовно одержувачів та розпорядників коштів державного бюджету нижчого рівня, які виконують бюджетні програми у системі Міністерства як головного розпорядника бюджетних коштів, основними завданнями є:

перевірка дотримання вимог чинного законодавства щодо розробки, аналізу, впровадження бюджетних програм та визначення ресурсів, необхідних для їх реалізації, і відповідно - досягнення поставленої мети та оцінка очікуваних результатів;

перевірка законності використання коштів Державного бюджету України, виділених на виконання бюджетних програм, відповідності здійснюваних фінансових операцій бюджетному законодавству та правильності їх відображення у бухгалтерському обліку;

аналіз ефективності використання бюджетних коштів, виділених на виконання програм, співвідношення досягнутих результатів і витрат та їх відповідності визначеній меті;

оцінка виконання структурними підрозділами Міністерства функцій, пов'язаних з супроводженням бюджетних програм.

4.3. При проведенні контрольних заходів в територіальних органах юстиції, урядових органах державного управління, підприємствах, що належать до сфери управління Міністерства, основними завданнями є:

перевірка фінансово-господарської діяльності щодо відповідності до норм чинного законодавства, положень Статуту та внутрішніх розпорядчих актів;

аналіз економічного стану підприємств, установ та організацій, результатів виконання ними виробничих та фінансових планів;

аналіз ефективності системи управління (керівництва), дотримання умов контракту з керівником;

перевірка законності операцій у сфері майнових прав, оперативного управління майном, будівлями, спорудами і майновими комплексами та забезпечення їх збереження;

перевірка додержання порядку формування, встановлення та застосування цін і тарифів;

перевірка дотримання фінансової дисципліни та цільового й ефективного використання власних і бюджетних коштів;

перевірка правильності ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, своєчасності і повноти відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законності їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами;

оцінка виконання функцій управління об'єктами державної власності.

4.4. При проведенні контрольних заходів щодо оцінки виконання структурними підрозділами функцій, пов'язаних із супроводженням бюджетних і загальнодержавних бюджетних програм (далі - програм), головним розпорядником бюджетних коштів яких є Міністерство, основними завданнями є:

перевірка дотримання вимог чинного законодавства щодо складання бюджетного запиту, правильності та обґрунтованості кошторисних призначень, законності спрямування коштів державного бюджету на виконання програм;

аналіз системи моніторингу і поточного контролю за виконанням програм;

аналіз системи оцінки результативності програм;

оцінка процесу адміністративного управління програмами.

4.5. При проведенні контрольних заходів щодо оцінки виконання функцій структурними підрозділами Міністерства основними завданнями є:

аналіз діяльності посадових осіб структурних підрозділів Міністерства щодо ухвалення та виконання управлінських рішень відповідно до нормативних, розпорядчих, інших актів і відомчих документів у сфері виконання функцій головного розпорядника бюджетних коштів, функцій управління об'єктами державної власності та окремих управлінських функцій, що пов'язані з діяльністю Міністерства (далі - функції);

визначення ефективності діяльності та адміністрування процесу здійснення функцій структурними підрозділами Міністерства та їх посадовими особами;

аналіз виконання управлінських рішень, оцінка негативного впливу і можливих наслідків.

5.1. Контрольні заходи проводяться планово і позапланово.

5.2. Планові контрольні заходи проводяться на підставі піврічних планів контрольних заходів Міністерства. План контрольних заходів затверджується Міністерством за погодженням із Головним контрольно-ревізійним управлінням України (далі - ГоловКРУ).

Позапланові контрольні заходи проводяться за рішенням керівництва або колегії Міністерства. Рішення щодо проведення позапланового контрольного заходу доводять до відома ГоловКРУ за 10 днів до початку такого заходу.

5.3. План контрольних заходів містить:

тему контрольного заходу;

назву об'єкта контролю та місце його розташування;

період, який підлягає контролю;

термін проведення контрольного заходу;

перелік суб'єктів державного фінансового контролю, які будуть спільно проводити контрольні заходи (за їх погодженням).

5.4. Суб'єкт контролю готує і обґрунтовує кожен пункт проекту плану контрольних заходів на підставі пропозицій, наданих структурними підрозділами Міністерства. Під час планування пріоритет надається контрольним заходам превентивного типу.

5.5. До плану контрольних заходів не вносять об'єкти контролю, щодо яких: