Відповідно до частини 2 статті 6 Закону України "Про державну виконавчу службу" та з метою визначення порядку виготовлення, оформлення, обліку, видачі, зберігання і використання службових посвідчень, підвищення ступеня їх захисту

1. Затвердити Інструкцію про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників органів державної виконавчої служби (додається).

2. Департаменту державної виконавчої служби (Тісногуз В.В.) довести цей наказ до відома Департаменту кадрової роботи та державної служби (Бірченко В.Г.), Департаменту планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку і звітності (Которобай С.В.), Адміністративно-господарському департаменту Міністерства юстиції (Коваль В.О.), а також начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі та забезпечити належне його виконання.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції Ємельянову І.І.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок виготовлення, оформлення, обліку, видачі, використання, зберігання і знищення службових посвідчень працівників органів державної виконавчої служби (далі - органи ДВС).

1.2. Службове посвідчення працівників органів ДВС (далі - посвідчення) є офіційним документом, який засвідчує перебування особи на службі в органах ДВС, підтверджує встановлені Законом України "Про державну виконавчу службу" та іншими нормативними актами України повноваження власника посвідчення.

1.3. Бланки посвідчень, документи про реєстрацію посвідчень та акти про знищення посвідчень є документами суворої звітності.

1.4. Посвідчення виготовляються і видаються за встановленим зразком. Посвідчення видаються терміном на 2 роки. Продовження терміну дії посвідчення забороняється.

1.5. Посвідчення дає право працівнику під час виконання службових обов'язків входити в усі приміщення органів системи Міністерства юстиції, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, а також міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх структурних підрозділів та підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, у порядку, встановленому чинним законодавством України.

1.6. Посвідчення без необхідного оформлення, з простроченим терміном дії, помарками і підчищеннями вважається недійсним.

2.1. Замовлення на виготовлення бланків посвідчень здійснюють, відповідно, Адміністративно-господарський департамент Міністерства юстиції, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі.

2.2. Опис і зразок бланка службового посвідчення працівників органів ДВС затверджується Міністром юстиції (додатки 1-3).

2.3. З метою впорядкування обліку посвідчень встановлюється така індексація нумерації бланків посвідчень:

бланки посвідчення працівників Департаменту ДВС Міністерства юстиції, заступників начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі - начальників відділів ДВС, які виготовлюються Мін'юстом, серії перед номером не мають;

бланки, які виготовлюються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі, мають перед номером відповідну серію (додаток 4).

2.4. Записи у посвідченні здійснюються державною мовою на підставі особової справи працівника за допомогою комп'ютерної техніки, обладнаної лазерними або струйними друкарськими пристроями, з використанням оптимальних шрифтів.

Дозволяється заповнювати бланки посвідчення за допомогою друкарської машинки, а також від руки чорнилом чорного кольору чітким розбірливим почерком.

Фотокартка власника посвідчення має бути розміром 40 х 30 мм і виконана на світлому або кольоровому фоні.

Папір внутрішнього боку обкладинки покривається захисною прозорою плівкою.

3.1. Посвідчення видаються працівникам органів ДВС при призначенні на посаду та при просуванні по службі. За отримане посвідчення працівник розписується в журналі реєстрації посвідчень.

3.2. При врученні посвідчення працівнику, вперше прийнятому на роботу в органи ДВС, кадровою службою проводиться інструктаж щодо правил користування цим документом і порядку його зберігання.

При отриманні нового посвідчення працівник зобов'язаний повернути раніше видане посвідчення до кадрової служби органу, який його видав.

3.3. Власник посвідчення зобов'язаний забезпечити зберігання та використання посвідчення таким чином, щоб унеможливити його втрату, псування або доступ до нього сторонніх осіб.

Передавати посвідчення іншим особам, залишати його в заставу та використовувати не за призначенням забороняється.

3.4. У разі втрати посвідчення його власник зобов'язаний негайно повідомити органи внутрішніх справ за місцем втрати, письмово повідомити керівника відповідного органу юстиції, у якому було видано посвідчення. Керівник органу юстиції зобов'язаний вжити заходів щодо усунення причин та умов, які сприяли втраті посвідчення.

3.5. За кожним фактом втрати, псування, передачі посвідчення іншим особам, використання його з корисливою чи іншою метою, не пов'язаною зі службовою діяльністю, за дорученням керівника органу юстиції кадровою службою у 10-денний строк проводиться службове розслідування, за результатами якого особа, винна у втраті посвідчення, може бути притягнута до дисциплінарної відповідальності.

3.6. Втрачене посвідчення вважається недійсним, про що відповідний орган юстиції негайно повідомляє органи внутрішніх справ та службу охорони за місцем роботи. Нове посвідчення на заміну втраченого видається кадровою службою на підставі матеріалів службового розслідування.

3.7. Кадрова служба відповідного органу юстиції періодично, але не менше ніж двічі на рік, перевіряє наявність посвідчень у працівників.

3.8. При звільненні з роботи або переведенні на іншу посаду працівник зобов'язаний здати посвідчення до кадрової служби того органу юстиції, який його видав. На обхідному листі при поверненні посвідчення кадровою службою ставиться відмітка про його повернення.

3.9. Посвідчення за підписом Міністра юстиції України видаються:

директору Департаменту ДВС Міністерства юстиції;

першому заступнику та заступникам директора Департаменту ДВС Міністерства юстиції.

Підпис і фотокартка скріплюються малою гербовою печаткою Міністерства юстиції.

3.10. Посвідчення за підписом заступника Міністра юстиції видаються:

начальникам відділів, заступникам начальників відділів, завідувачам секторами та іншим працівникам Департаменту ДВС Міністерства юстиції;

заступникам начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі - начальникам відділів ДВС.

Підпис і фотокартка скріплюються малою гербовою печаткою Міністерства юстиції.

3.11. Іншим працівникам органів ДВС посвідчення видаються, відповідно, за підписом начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі.

Підпис і фотокартка скріплюються відповідною печаткою регіонального органу юстиції.

4.1. Оформлення, облік і видача посвідчень здійснюються кадровими службами центрального апарату Міністерства юстиції, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі.

Обов'язки щодо оформлення, обліку, зберігання і видачі посвідчень покладаються на окремого працівника кадрової служби, про що зазначається в його посадовій інструкції.

4.2. Облік видачі посвідчень ведеться відповідною кадровою службою в журналі реєстрації посвідчень за встановленою формою (додаток 5). Журнал реєстрації посвідчень повинен бути пронумерований, прошитий та скріплений печаткою. Про зіпсовані бланки посвідчень і втрачені посвідчення в журналі робиться відповідний запис та додаються акти і матеріали службового розслідування.

4.3. Бланки посвідчень та журнал реєстрації посвідчень підлягають зберіганню за правилами, встановленими для зберігання документів суворої звітності.

4.4. При частковій або повній заміні посвідчень невикористані та зіпсовані бланки, а також посвідчення, що були здані працівниками органів ДВС, підлягають знищенню кадровою службою за актом.

4.5. Керівником кадрової служби щорічно, станом на 1 січня, проводиться перевірка наявності бланків посвідчень і відповідності їх обліковим даним за минулий рік.

Акти перевірки і знищення посвідчень затверджуються керівником органу юстиції, якому надано право їх видачі.

4.6. Контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції здійснюють директор Департаменту кадрової роботи та державної служби Міністерства юстиції України, начальник Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальники головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі.

1. Опис посвідчення директора Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції, першого заступника та заступників директора Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції

Посвідчення являє собою книжечку розміром 95 на 65 мм у твердій шкіряній обкладинці синього кольору.

Внутрішні боки обкладинки посвідчення виконуються зі спеціального паперу із захисною сіткою жовтого кольору.

У верхній частині лицьового боку посвідчення вміщується зображення малого Державного Герба України; посередині лицьового боку посвідчення вміщуються в один рядок слово "МІНІСТЕРСТВО", в другий - "ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ", які виконуються ювілейною фольгою золотого кольору.

На правому внутрішньому боці посвідчення вміщується текст такого змісту:

Після слова "ПОСВІДЧЕННЯ" друкарнею виконується номер.

У правій частині лівого внутрішнього боку посвідчення міститься зображення малого Державного Герба України на голубому фоні, під ним в чотири рядки слова "МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ" та "ДЕРЖАВНА ВИКОНАВЧА СЛУЖБА", а ще нижче - слова "Дійсне до __", поряд з якими зазначається термін дії посвідчення.

У лівій частині лівого внутрішнього боку посвідчення міститься фотокартка працівника органу державної виконавчої служби розміром 40 х 30 і ставиться мала гербова печатка відповідного управління юстиції, яка накриває правий нижній кут фотокартки працівника.

На внутрішньому боці посвідчення слова "МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ", "ДЕРЖАВНА ВИКОНАВЧА СЛУЖБА", "ПОСВІДЧЕННЯ N __", "Міністр", "Дійсне до _" виконуються синьою фарбою, зображення малого Державного Герба України - ювілейною фольгою золотого кольору, а решта тексту - чорною фарбою.

2. Зразок посвідчення директора Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції, першого заступника та заступників директора Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції

1. Опис посвідчення начальника відділу, заступника начальника відділу, завідувача сектору, працівника Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції, начальника відділу державної виконавчої служби (заступника начальника управління - начальника відділу державної виконавчої служби) Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі

Посвідчення являє собою книжечку розміром 95 на 65 мм у твердій шкіряній обкладинці синього кольору.

Внутрішні боки обкладинки посвідчення виконуються зі спеціального паперу із захисною сіткою жовтого кольору.

У верхній частині лицьового боку посвідчення вміщується зображення малого Державного Герба України; посередині лицьового боку посвідчення вміщуються в один рядок слово "МІНІСТЕРСТВО", в другий - "ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ", які виконуються ювілейною фольгою золотого кольору.

На правому внутрішньому боці посвідчення вміщується текст такого змісту: