Для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 06.08.2002 р. N 58, із змінами, внесеними наказом Держкомархіву України від 26.04.2007 р. N 62, та Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17.12.2007 р. N 183,

1. Затвердити Положення про архів Мінпромполітики України (додаток 1).

2. Затвердити Положення про експертну комісію (ЕК) Мінпромполітики України та склад експертної комісії (додатки 2, 3).

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства:

- забезпечити належне виконання вимог затверджених положень по веденню архівної справи та роботі експертних комісій;

- ознайомити працівників підпорядкованих структурних підрозділів з затвердженими положеннями;

- призначити експертні комісії з питань визначення цінності документів, створених у підпорядкованих структурних підрозділах по закріпленим напрямкам діяльності.

4. Директору Департаменту адміністративно-господарського забезпечення Горнику В.Г. забезпечити організацію і ведення діловодства та архівної справи самостійними структурними підрозділами Міністерства згідно з вимогами затверджених положень та діючих нормативно-правових актів.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінпромполітики України від 22.05.2006 р. N 183 "Щодо питань організації діяльності архіву та експертної комісії Мінпромполітики України".

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Падалка В.Г.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III, для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 06.08.2002 р. N 58, із змінами, внесеними наказом Держкомархіву України від 26.04.2007 р. N 62, в Міністерстві промислової політики України діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архів підпорядковано директору Департаменту адміністративно-господарського забезпечення Мінпромполітики України.

3. У своїй діяльності архів Міністерства керується Конституцією і законами України,, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи, архів Міністерства керується наказами Держкомархіву України, інструкціями, наказами Мінпромполітики України.

4. Архів працює відповідно до річного плану.

5. Обов'язки працівника архіву Міністерства визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується заступником Міністра.

6. Основними завданнями архіву Міністерства є:

- приймання від структурних підрозділів Міністерства створених за звітний період документів та забезпечення належних умов зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

- контроль разом з працівниками відділу організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення стану зберігання та правильності оформлення документів у самостійних структурних підрозділах Міністерства;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи до затвердженої номенклатури;

- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою ЦДАВО України;

- створення та удосконалення довідкової інформаційної бази даних щодо архівних документів;

- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до ЦДАВО України;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Міністерства, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань, працівнику архіву надається право:

- вимагати від структурних підрозділів Міністерства передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво Департаменту адміністративно-господарського забезпечення про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами та порядку ведення архівної справи;

- порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

8. На посаду працівника архіву призначається особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування і стажем роботи за спеціальністю не менше як три роки.

Працівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади наказом Міністра за поданням директора Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами Міністерства визначається Інструкцією з діловодства в Міністерстві та іншими нормативними документами.

9. Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників Міністерства та громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

10. До складу документів архіву Міністерства входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі віднесених до Національного архівного фонду постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Міністерства;

- науково-технічні, організаційно-розпорядчі документи, створені центральним апаратом Міністерства або одержані ним на законних підставах;

- особові архівні документи працівників Міністерства;

- документи на різних видах носіїв інформації та установ-попередників Міністерства, які ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи на паперових носіях інформації повинні зберігатися в архіві Міністерства окремо від документів на електронних носіях інформації.