З метою забезпечення належного виконання працівниками структурних підрозділів Міністерства вимог діючих нормативно - правових актів щодо роботи з документами та усунення можливих втрат документів при їх передачі для забезпечення роботи перевірочних комісій, а також у випадках передачі архівних справ, документів для тимчасового користування згідно запитів організацій

1. Затвердити Порядок надання та повернення документів, які зберігаються в самостійних структурних підрозділах та архіві Мінпромполітики України, для проведення контролюючими органами перевірок та на запити інших організацій (додається).

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства забезпечити виконання вимог затвердженого Порядку надання та повернення документів, які зберігаються в самостійних структурних підрозділах та архіві Мінпромполітики України для проведення контролюючими органами перевірок та на запити інших організацій працівниками підпорядкованих структурних підрозділів.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Падалка В.Г.

1. Загальний порядок ведення діловодства встановлено Інструкцією з діловодства в Міністерстві промислової політики України, яка затверджена наказом Міністра від 06.03.2007 р. N 91.

2. Порядок надання та повернення документів, які зберігаються в самостійних структурних підрозділах та архіві Мінпромполітики України, у ході проведення контролюючими органами перевірок та на запити інших організацій встановлюється з метою забезпечення належного обліку руху документів, їх зберігання та виключення можливих втрат.

3. Керівник самостійного структурного підрозділу Міністерства, який за дорученням керівництва Міністерства здійснює організаційне забезпечення роботи контролюючих органів, доручає відповідальній особі із числа підпорядкованих працівників (як правило, відповідальну за ведення діловодства) на основі пропозицій контролюючих органів, підготувати службову записку з переліком справ, документів, їх облікових реквізитів для подальшої передачі її керівникові самостійного структурного підрозділу або архіву Міністерства, в яких зберігаються необхідні документи, для отримання їх в тимчасове користування.

4. На основі отриманої службової записки, документи, які зберігаються в самостійних структурних підрозділах Міністерства, можуть надаватися для тимчасового користування на час проведення перевірок з дозволу керівника цього підрозділу, відповідальному працівнику структурного підрозділу, який здійснює організаційне забезпечення роботи контролюючих органів.

5. Документи, які зберігаються в архіві Міністерства, можуть надаватися для тимчасового користування на час проведення перевірки з дозволу керівництва Міністерства за узгодженням з директором Департаменту адміністративно - господарського забезпечення.

6. Документи в обов'язковому порядку передаються на всіх етапах передачі тільки під розписку в журналах обліку з відміткою кількості отриманих документів та аркушів.

7. Повернення документів здійснюється з обов'язковою перевіркою наявності повної кількості справ та повернутих аркушів згідно попереднього запису в журналі обліку передачі документів.

8. Отримання і повернення документів членами комісій також здійснюється через розпис в журналі обліку передачі документів.

9. У разі втрати документів відповідальність несе посадова особа, яка останньою поставила свій підпис за отримання документів і їх не повернула, а також керівник структурного підрозділу, в якому працює дана особа.

10. Надання справ, окремих документів з архіву Міністерства, а також документів, які знаходяться в поточному діловодстві в самостійних структурних підрозділах Міністерства, в тимчасове користування іншим органам, установам здійснюється за дозволом керівництва Міністерства.

11. Кожна справа, що видається з архіву Міністерства, повинна мати аркуш користування документом (додаток 1). На місце виданої справи вміщується картка - замінник справи (додаток 2).

12. Надання справ з архіву Міністерства та самостійних структурних підрозділів Міністерства, в тимчасове користування іншим органам, установам оформляється актом (додаток 3) і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видання справ у робочі приміщення Міністерства (додаток 4).

13. Акти на видання справ, документів у тимчасове користування іншим установам (контролюючим органам) складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві Міністерства (самостійному структурному підрозділі), а другий видається замовнику. Акт підписується керівниками установ, що передають і одержують документи, та скріпляються гербовими печатками. Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

14. Перед виданням справ з архіву (самостійного структурного підрозділу) та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників установ, що передають та одержують справи.

15. Вилучення справ з архіву, або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється. В окремих випадках, на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, архів Міністерства (самостійний структурний підрозділ) за письмовою вказівкою Міністра здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або окремих документів складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві Міністерства (самостійному структурному підрозділі), а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.