На виконання пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 13.05.2004 N 630 "Про стан виконавської дисципліни в органах виконавчої влади і заходи щодо її зміцнення" та з метою надання організаційно-методичної допомоги керівникам державних органів виконавчої влади з питань організації праці державних службовців

1. Затвердити Рекомендації з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади, що додаються.

2. Рекомендувати керівникам органів виконавчої влади використовувати зазначені Рекомендації з метою поліпшення організації праці державних службовців та створення для них сприятливих умов праці.

1.1. Рекомендації з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади розроблено на виконання пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 13 травня 2004 року N 630 "Про стан виконавської дисципліни в органах виконавчої влади і заходах щодо її зміцнення".

Методичною основою підготовки зазначених Рекомендацій є Закон України "Про державну службу", Концепція адаптації інституту державної служби в Україні до стандартів Європейського Союзу, схвалена Указом Президента України від 5 березня 2004 року N 278, Програма розвитку державної служби на 2005-2010 роки, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 8 червня 2004 року N 746, постанови Верховної Ради України, укази Президента України, накази Головдержслужби України, які стосуються подальшого вдосконалення організаційно-правових питань підвищення службової і виконавської дисципліни та ефективності праці державних службовців органів виконавчої влади.

1.2. Метою цих Рекомендацій є надання організаційно-методичної допомоги керівникам державних органів виконавчої влади з питань організації праці та організації робочих місць державних службовців.

1.3. Рекомендації передбачають організацію праці та організацію робочих місць державних службовців, крім керівного складу вищого рівня органів виконавчої влади, призначення на посаду яких передбачається відповідними актами законодавства, указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів, контроль діяльності яких здійснюється безпосередньо Головною державною службою України.

2.1. Організація управлінської праці передбачає розподіл і кооперацію праці державних службовців органів виконавчої влади на різних рівнях та в межах кожного його структурного підрозділу, вибір раціональної системи і методів праці працівників, добір та розстановку кадрів, організацію робочих місць та створення нормальних умов праці, автоматизацію управлінських робіт.

2.2. Розподіл праці в органах виконавчої влади здійснюється посадовими особами за такими категоріями працівників: керівники та їх заступники, головні спеціалісти, провідні спеціалісти, спеціалісти за категоріями та без категорій, технічні службовці. Зазначений поділ є досить умовним, оскільки працівники одних категорій можуть виконувати функції працівників інших категорій. Так, наприклад, керівник може виконувати роботу спеціаліста, а спеціаліст - технічного службовця. Тобто здійснюється суміщення функцій управління.

2.3. Організація праці державних службовців передбачає раціональний розподіл праці, що є однією з функцій її організації, яку виконує керівник органу виконавчої влади або його структурного підрозділу.

2.4. На основі всебічного аналізу робочого процесу та структури робіт з управління керівник визначає відповідальні дільниці роботи та доручає своїм безпосереднім заступникам їх виконання, залишаючи за собою найбільш важливі. Заступники керівника аналогічним чином розподіляють роботу між працівниками. Таким чином, обсяг робіт з управління поступово зверху до низу зменшується, і на кожному щаблі управління залишається такий обсяг робіт з управління, який під силу виконавцям. Цей процес на практиці отримав назву "делегування" завдань та обов'язків.

2.5. У результаті делегування здійснюється розподіл праці в системі управління. За кожним державним службовцем закріплюється конкретний обсяг роботи та визначається її зміст. У цьому процесі важливого значення набуває знання керівником особистих ділових здібностей та інтересів працівників, їх компетентності в тих чи інших питаннях, що має важливе значення для чіткої та ефективної організації процесу управління.

2.6. Одночасно з делегуванням обов'язків кожен працівник отримує відповідні права або повноваження, необхідні для якісного та ініціативного виконання покладених на нього обов'язків.

2.7. На відміну від розподілу обов'язків та повноважень між працівниками у керівників апарату органів виконавчої влади відповідальність не делегується зверху до низу, а навпаки - зростає від низу до верху.

Тобто, керівник органу виконавчої влади або його структурного підрозділу, передаючи певну частку обов'язків та повноважень своїм підлеглим, не може відповідно звільнитися від відповідальності за результати роботи органу виконавчої влади або його структурного підрозділу. Він несе відповідальність не тільки за особисті результати, а й за результати праці своїх підлеглих.

2.8. Завдання, обов'язки та повноваження і відповідальність за результати праці кожного державного службовця визначаються в розроблених та затверджених типових професійно-кваліфікаційних характеристиках посад та посадових інструкціях державних службовців.

2.9. Посадові інструкції державних службовців розробляють на основі типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад органи виконавчої влади, їх управління, самостійні відділи та інші служби, виходячи з їх завдань, функцій та повноважень, встановлених нормативно-правовими актами, та штатного розпису, затвердженого в установленому порядку. Посадові інструкції затверджуються керівником органу виконавчої влади або, за його дорученням, його заступниками.

При розробці посадових інструкцій, якщо виникає необхідність, завдання та обов'язки, які включені до типової професійно-кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими державними службовцями або коло завдань та обов'язків окремих державних службовців може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад. Усі посадові інструкції, що розробляються у відповідному органі виконавчої влади, повинні бути взаємопов'язаними, аби не допустити дублювання у роботі державних службовців.

Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій мають забезпечувати раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного структурного підрозділу. Посадові інструкції державних службовців належить переглядати у разі зміни функцій працівників або структури відповідного органу виконавчої влади.

Завдання та обов'язки державного службовця мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та вимогам типової професійно-кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

Показниками оцінки роботи державних службовців є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків, етика поведінки та дотримання обмежень, передбачених законодавством про державну службу.

У посадових інструкціях рекомендується передбачати пункт про те, кого відповідальний державний службовець заміщує на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто його заміщує.

Один примірник посадової інструкції знаходиться у керівника структурного підрозділу, один - у кадровій службі державного органу.

Посадова інструкція подається для ознайомлення державному службовцю.

2.10. Одним з чинників ефективної організації праці державних службовців є використання робочого часу. Тривалість робочого часу державних службовців визначається нормативно-правовими актами у сфері праці з урахуванням особливостей, передбачених Законом України "Про державну службу". Нормальна тривалість робочого часу - сорок годин на тиждень. З метою своєчасного і якісного виконання своїх трудових обов'язків державний службовець може епізодично працювати понад норму робочого часу. Крім того, відповідно до статті 20 Закону України "Про державну службу" для виконання невідкладної і непередбаченої роботи державні службовці зобов'язані за розпорядженням керівника органу виконавчої влади, в якому вони працюють, з'являтися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного законодавства. За рішенням керівника органу виконавчої влади державні службовці можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки. Частина невикористаної відпустки, яка залишилася, надається державному службовцю у будь-який інший час відповідного року чи приєднується до відпустки у наступному році.

2.11. У основі наукової організації праці повинні бути результати вивчення витрат робочого часу та розробка заходів щодо його ефективного використання із забезпеченням скорочення термінів виконання певних управлінських функцій.

2.12. На режим праці та відпочинку державних службовців впливає ступінь нервово-емоціональної напруженості, санітарно-гігієнічні умови тощо. Оскільки найбільша працездатність державного службовця спостерігається з 9 до 12 та з 14 до 16 годин, то саме на цей період рекомендується планувати виконання найбільш трудомістких видів робіт.

2.13. Для запобігання перевтомлення необхідно встановити регламентовані перерви для відпочинку, які є більш ефективні, ніж перерви, що виникають у процесі роботи. Для працівника розумової праці ефективний такий режим: через дві години з початку роботи - десятихвилинна перерва; у другій половині дня через кожну годину роботи - п'яти - восьми хвилинна перерва.

2.14. За своєю класифікацією усі витрати робочого часу управлінського персоналу можна поділити на час роботи та час перерв.

При цьому, час роботи можна поділити на час виконання посадових обов'язків та на час виконання робіт, не передбачених цими обов'язками, в тому числі - час тимчасового виконання обов'язків інших співробітників.

2.15. Виходячи із змісту праці, робочий час можна поділити на підготовчо-заключний час, час основної роботи, час відпочинку і особистих потреб та час обслуговування робочого місця.

До підготовчо-заключного часу у державних службовців належить час отримання завдання та звіт про його виконання.

Час обслуговування робочого місця - це час на отримання та доставку документів та матеріалів до робочого місця, приведення в робочий стан оргтехніки.

2.16. Час основної роботи поділяється в залежності від її характеру, обумовленого змістом функцій управління, на час організаційно-адміністративної, творчої та технічної праці.

Час організаційно-адміністративної роботи - це витрати часу на організацію та управління трудовим процесом, проведення засідань та нарад, вирішення внутрішніх питань щодо організації виконання тієї чи іншої роботи (завдання).

Час творчої роботи включає витрати часу на аналіз існуючих обставин, документів, інформації, пошук та розробку відповідних оптимальних рішень, проектів документів, програм тощо.

Час технічної роботи - це витрати часу на виконання простих робіт, які регулярно повторюються, пов'язаних з інформаційним пошуком матеріалів, документів, підготовкою звітів, ділового листування тощо.

2.17. Перерви в процесі робочого дня поділяються на:

- перерву на відпочинок та перерву на особисті потреби;

- час обідньої перерви, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, не включається до робочого часу, надається для відпочинку і харчування та використовується державними службовцями на свій розсуд. Цей час повинен надаватися, як правило, через чотири години після початку роботи;

- перерви, викликані порушенням режиму праці, які пов'язані в основному із чинниками, що не залежать від працівника (очікування завдання, несправність технічних засобів тощо);

- перерви, викликані порушенням трудової дисципліни (запізнення на роботу, передчасне залишення робочого місця, самовільна тимчасова відсутність, виконання роботи, не пов'язаної із службовими обов'язками).

Підготовчо-заключний час, час на обслуговування робочого місця, час на відпочинок та особисті потреби, включаючи фізичні паузи, як правило, складає 10 відсотків від часу основної роботи.

2.18. Для вивчення витрат робочого часу державних службовців може застосовуватися анкетне та усне опитування працівників, фотографія або самофотографія їх робочого дня.

2.19. Вивчення витрат робочого часу державних службовців слід проводити за такою послідовністю: підготовка до опитувань або спостережень, проведення опитувань або спостережень, обробка та аналіз отриманої інформації з наступною розробкою відповідних організаційно-технічних заходів щодо використання відповідних результатів.

На першому етапі визначається суб'єкт опитування або спостереження (структурний підрозділ органу виконавчої влади, окрема група державних службовців, окремі категорії службовців). Потім визначаються тривалість опитування або вивчення витрат робочого часу (безперервно, з перервами) та термін проведення опитування або спостережень (місяць, тиждень), а також коло спеціалістів, які будуть проводити опитування або спостереження та аналіз отриманих даних.

Мінімальним терміном проведення фотографії або самофотографії робочого дня державних службовців повинен бути один робочий тиждень.

Результати спостережень фактичних витрат робочого часу державного службовця відповідного структурного підрозділу заносяться до таблиці 1, наведеної нижче.