При наявності у штатному розписі підприємства посади працівника згідно з Класифікатором професій та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, який відповідає за роботу по добору, розстановці та підвищенню кваліфікації кадрів, при звільненні працівника зазначається дана посада (начальник відділу кадрів або при відсутності такої посади - інспектор відділу кадрів тощо), завіряється підписом цієї посадової особи та печаткою.

Ведення кадрового діловодства завідувачем канцелярії не дає підстав для внесення цієї посади до трудової книжки та підпису при звільненні працівника.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. N 301 "Про трудові книжки працівників" відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.