Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.

За порушення встановленого порядку ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадова особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, несе дисциплінарну, а в передбачених випадках іншу відповідальність (ст. 147 Кодексу законів про працю).