З метою зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасності та якості виконання актів законодавства, доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів та доручень керівництва Міністерства праці та соціальної політики України, наказів та доручень керівництва Фонду, виконання планів заходів, що розробляються у міністерстві та Фонді відповідно до цих актів, а також звернень громадян

1. Затвердити Порядок роботи з контрольними документами у Фонді соціального захисту інвалідів (додається).

2. Першому заступнику директора, заступникам директора, керівникам структурних підрозділів та територіальних відділень Фонду:

2.1. Забезпечити неухильне виконання вимог Порядку роботи з контрольними документами.

2.2. Проаналізувати виконання контрольних документів за I півріччя 2007 року, встановити причини порушення термінів виконання та вжити заходів щодо усунення перешкод до забезпечення їх вчасного виконання.

Інформацію надати відділу кадрового та документального забезпечення Фонду до 20 серпня 2007 р.

2.3. Проаналізувати, починаючи з 2005 року, стан подання різноманітної звітності з метою виявлення документів, які виконані і потребують зняття з контролю, але перебувають на контролі, та внести в установленому порядку пропозиції щодо зняття їх з контролю.

Не допускати вимагання відомостей, звітів, зведень та інших документів, не передбачених нормативно-правовими актами, якщо це не викликане необхідністю.

2.4. Взяти до відома, що керівники структурних підрозділів та територіальних відділень Фонду несуть персональну відповідальність за вчасне виконання контрольних документів.

Встановити, що по кожному окремому випадку допущення порушень встановлених строків виконання контрольних документів, вони повинні доповідати керівництву Фонду та наводити причини таких порушень.

Під час проведення щорічної оцінки роботи працівників структурних підрозділів ураховувати своєчасність виконання ними контрольних документів.

2.5. У разі необхідності виносити на розгляд оперативних нарад у директора Фонду конкретні пропозиції щодо відповідальності керівників структурних підрозділів за організацію виконання рішень та доручень вищих державних органів.

3. З наказом ознайомити всіх працівників Фонду, включаючи працівників територіальних відділень.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника директора, заступників директора відповідно до розподілу обов'язків.

Порядок роботи з контрольними документами у Фонді соціального захисту інвалідів (далі - Порядок) розроблений на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, з урахуванням змін та доповнень, внесених постановами Кабінету Міністрів України від 28.07.2003 N 1173 та від 24.09.2005 N 981, з використанням витягів з документів, що регламентують строки розгляду актів законодавства, доручень Президента України та Кабінету Міністрів України, доведених до вищих органів державної влади управлінням моніторингу Департаменту діловодства та моніторингу Секретаріату Кабінету Міністрів України дорученням від 14.07.2005.

Порядок регламентує роботу з контрольними документами з моменту їх створення або надходження до виконання, відправлення відповідей, формування справ та передачі їх на зберігання або знищення.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінська діяльність Фонду здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або окремих структурних підрозділів, територіальних відділень Фонду, викладається у наказах і розпорядженнях. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у вказівках та інструкціях.

Вся кореспонденція, що надходить до Фонду поштовим зв'язком, по факсу, по електронній пошті в обов'язковому порядку повинна передаватися в день надходження для централізованої реєстрації у відділ кадрового та документального забезпечення, у територіальних відділеннях - відповідальній особі, на яку посадовою інструкцією покладено виконання зазначених обов'язків. У цьому ж відділі (відповідальною особою) реєструється внутрішня документація.

Кореспонденція, отримана співробітниками Фонду на особистих прийомах відвідувачів або в інших установах, обов'язково повинна бути передана для реєстрації до відділу кадрового та документального забезпечення (відповідальної особи) в той же день.

Вся кореспонденція, що надходить до Фонду, підлягає попередньому розгляду у відділі кадрового та документального забезпечення (відповідальною особою). Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, встановлення термінів виконання документів. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання.

Директору Фонду, керівникам територіальних відділень невідкладно після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Президента України, Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних депутатів України, накази та доручення керівництва Міністерства праці та соціальної політики України.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Фонду і потребують термінового вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

В резолюції на розгляд документа містяться такі обов'язкові елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо резолюція адресується кільком особам, то головним виконавцем вважається працівник, зазначений першим. Він організовує виконання документа в цілому.

У разі отримання дуже термінових документів працівникам відділу кадрового та документального забезпечення (відповідальній особі) дозволяється після реєстрації не чекаючи резолюції керівника передавати копію документа безпосередньому виконавцю (виконавцям).

На контроль ставляться як внутрішні (накази, розпорядження, плани, заходи, листи, завдання тощо), так і вхідні документи, які надійшли з різних установ та організацій.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює перший заступника директора Фонду у відповідності до розподілу обов'язків; у територіальних відділеннях - керівник.

Закон України "Про статус народного депутата" передбачає такі терміни розгляду: