Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (постанова Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р.) трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Заповнення трудової книжки вперше провадить власник або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Щодо участі працівника у бойових діях - така інформація відноситься до документації з особового складу, вона відбиває діяльність конкретної особи, є іменною документацією і накопичується в кадровій службі у журнальній формі.

Якщо працівник, що приймається на роботу, раніше був військовослужбовцем - відповідно до пункту 2.18 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на працівників, до трудових книжок за місцем роботи вносять окремим рядком відомості про час служби у Збройних силах України та інших військах із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби. Підставою для занесення цих відомостей є військовий квиток.