Відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 N 1040 "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації", рекомендацій Міністерства юстиції України від 15.01.96 N 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації" та з метою вдосконалення координації та підвищення ефективності претензійно-позовної та судової роботи в Міністерстві соціальної політики

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо організації ведення претензійно-позовної та судової роботи в Міністерстві соціальної політики України (далі - Міністерство), що додаються.

2. Надати право підпису від імені Міністерства:

- претензій, що пред'являються Міністерством та відзивів на претензії, що пред'являються до Міністерства, - першому заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату та заступнику Міністра;

- позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, що пред'являються Міністерством, заперечень на позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги, що пред'являються до Міністерства, - першому заступнику Міністра.

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства щокварталу до 10 числа місяця, наступного за звітним, подавати Управлінню правового забезпечення інформацію щодо стану претензійно-позовної та судової роботи за формою, що додається.

4. Управлінню-правового забезпечення щорічно до 30 січня року, що наступає за звітним періодом, узагальнювати результати претензійно-позовної та судової роботи в Міністерстві та вносити пропозиції щодо подальшого вдосконалення зазначеної роботи.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 N 1040 "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації", рекомендацій Міністерства юстиції України від 15.01.96 N 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації" з урахуванням вимог Закону України "Про судоустрій України", Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Господарського процесуального кодексу України, Положення про Міністерство соціальної політики України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 N 389/2011, та з метою вдосконалення координації та підвищення ефективності претензійно-позовної та судової роботи в Міністерстві соціальної політики щодо єдиного підходу до ведення зазначеної роботи розроблено Методичні рекомендації щодо організації ведення претензійно-позовної та судової роботи в Міністерстві соціальної політики України (далі - Рекомендації).

1.2. Відповідно до Цивільного процесуального кодексу України та Господарського процесуального кодексу України Міністерство соціальної політики України (далі - Міністерство), як центральний орган виконавчої влади, самостійно (через представників) веде претензійно-позовну та судову роботу, захищає свої права та інтереси в судах України.

1.3. Управління правового забезпечення (далі - Управління) організовує претензійно-позовну та судову роботу, здійснює контроль за її проведенням, забезпечує спільно з відповідними самостійними структурними підрозділами в установленому порядку представництво інтересів Міністерства в судових органах, інших органах державної влади, органах місцевого самоврядування під час розгляду правових питань та спорів Міністерства з суб'єктами цивільних, господарських, адміністративних правовідносин; дає правову оцінку претензіям і позовам, що пред'явлені та подані до Міністерства чи у зв'язку з порушенням його законних прав та інтересів.

1.4. До претензійно-позовної та судової роботи належить:

- підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

- пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

- підготовка відповідей, відзивів, заперечень, заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, а також у зв'язку з винятковими та нововиявленими обставинами;

- захист інтересів Міністерства під час розгляду справ у судах;

- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправлення претензійно-позовних матеріалів);

- забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

1.5. Претензійно-позовна та судова робота повинна сприяти:

- забезпеченню реалізації державної політики у сферах зайнятості населення та трудової міграції, трудових відносин, соціального захисту населення, з питань сім'ї та дітей, а також захисту прав депортованих за національною ознакою осіб, які повернулися в Україну, та у інших сферах діяльності Міністерства;

- економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

- зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

- забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Міністерства, що охороняються законом.

1.6. Перший заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, заступник Міністра (далі - заступники Міністра) та посадові особи, які ведуть претензійно-позовну та судову роботу, захищають права та інтереси Міністерства, несуть особисту відповідальність за належне ведення претензійно-позовної та судової роботи.

1.7. Керівники та працівники самостійних структурних підрозділів Міністерства зобов'язані вживати заходів щодо недопущення зволікань при розгляді пред'явлених Міністерству претензій, безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників, доведення до суду безспірних позовів, усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії.

1.8. Організація та здійснення контролю за додержанням встановленого у Міністерстві порядку пред'явлення і розгляду претензій, позовів, відповідей, відзивів, заперечень, заяв і скарг покладається на Управління.

1.9. Порядок досудового захисту порушених прав учасників господарських відносин та врегулювання господарських спорів визначається розділом II Господарського процесуального кодексу України та статтею 222 Господарського кодексу України, якщо інше не встановлено законодавством.

1.10. З метою виконання рішення (доручення, резолюції) заступників Міністра щодо підготовки претензії Міністерства чи відзиву на пред'явлену до Міністерства претензію, підготовки позову Міністерства чи відзиву (заперечень) Міністерства на поданий до нього позов, підготовки апеляційної чи касаційної скарги Міністерства, інших документів процесуального характеру чи відзиву (заперечень) Міністерства на такі документи, що надійшли до нього, а також з метою виконання вимог суду про виконання Міністерством певних дій чи надання певних документів відповідальний самостійний структурний підрозділ має право запитувати в інших самостійних структурних підрозділах відповідно до їх функцій, а останні зобов'язані виконувати та/чи надавати на письмовий запит необхідні матеріали і документи (договори, контракти; первинні документи; листування; установчі, реєстраційні, дозвільні документи боржника (відповідача) чи інших осіб; поштові, банківські реквізити боржника (відповідача) чи інших осіб; інше).

1.11. У разі якщо наданих самостійним структурним підрозділом документів та матеріалів виявляється недостатньо чи вони неправильно оформлені, відповідальний самостійний структурний підрозділ має право додатково запитувати в цього підрозділу, а останній зобов'язаний надавати на письмовий запит додаткові документи та матеріали чи усунути зазначені недоліки в наданих документах.

1.12. Самостійні структурні підрозділи надають запитувані ним матеріали та документи чи виправляють недоліки у раніше наданих документах невідкладно або у максимально стислий строк, що в будь-якому випадку не повинен перевищувати трьох робочих днів.

2.1. Міністерство, якщо його права та інтереси в господарських відносинах порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником прав та інтересів, звертається до відповідача з письмовою претензією, крім спорів, на які не поширюється порядок їх досудового врегулювання відповідно до господарського процесуального законодавства України.

2.2. За наявності будь-яких ознак порушення прав та інтересів Міністерства в господарських відносинах самостійний структурний підрозділ Міністерства, що безпосередньо виконує, організовує та/чи контролює виконання господарського договору відповідно до його функцій та розподілу обов'язків (далі - ініціюючий підрозділ), невідкладно в письмовій формі звертається до одного із заступників Міністра та інформує про вказані порушення.

2.3. При цьому ініціюючий підрозділ зобов'язаний надати йому письмові пропозиції та запропонувати необхідні дії щодо порушника прав та інтересів з метою їх захисту в порядку претензійного (досудового) врегулювання, а саме: про виконання порушеного господарського зобов'язання; про сплату штрафних санкцій, процентів, відшкодування збитків; розірвання договору; про повернення (витребування) майна чи коштів; інші вимоги та/чи дії щодо захисту прав та інтересів Міністерства.

2.4. За наявності письмового рішення (доручення, резолюції) одного з заступників Міністра про необхідність вжиття заходів претензійного (досудового) захисту порушених прав та інтересів, ініціюючий підрозділ готує наявні у нього документи та матеріали, необхідні для підготовки претензії:

- належним чином засвідчені копії договорів, контрактів, первинних документів, листування;

- документально підтверджені відомості про повне найменування, поштову адресу місцезнаходження та код юридичної та/чи фізичної особи, підприємства (організації) боржника, якому пред'являється претензія;

- документально підтверджені відомості про найменування та номери рахунків боржника, відкритих у банківських установах або органах Державного казначейства України, інші необхідні документи.

2.5. Зазначені вище документи та матеріали разом з рішенням одного з заступників Міністра про необхідність вжиття заходів претензійного (досудового) врегулювання ініціюючий підрозділ не пізніше трьох робочих днів з дня прийняття такого рішення опрацьовує з Управлінням для правової оцінки.

2.6. Безпосередню підготовку тексту претензії здійснює ініціюючий підрозділ за погодженням з Управлінням.

2.7. У претензії зазначаються:

- повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, якому вона пред'являється;

- номер і дата;

- обставини, на підставі яких пред'явлена претензія і докази, що їх підтверджують; посилання на відповідні нормативні акти;

- вимоги заявника;

- сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

- платіжні реквізити заявника претензії;

- перелік документів, що додаються до претензії, а також інші докази;

- документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.

2.8. Претензія підписується від імені Міністерства одним з заступників Міністра чи іншою уповноваженою на це особою і надсилається боржникові рекомендованим або цінним листом, чи вручається йому під розпис.

2.9. У разі необхідності боржнику може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що і сама претензія.

2.10. Претензія має бути розглянута боржником у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначено законодавством.

2.11. Якщо претензія Міністерства відхилена боржником повністю або частково без належних на те підстав чи залишена без відповіді, претензійні матеріали використовуються для підготовки позову, якщо про його подання одним з заступників Міністра прийнято відповідне письмове рішення (доручення, резолюція) (підпункти 4.2.4 та 4.2.5 пункту 4.2 цього Положення).

2.12. Управління реєструє претензію в журналі обліку, здійснює контроль за перебігом встановленого законодавством строку для розгляду претензії боржником, якому була пред'явлена претензія, і своєчасним надходженням від нього відповіді на претензію.

3.1. При надходженні претензії до Міністерства один із заступників Міністра чи інша уповноважена особа розглядає її та передає на опрацювання до відповідного структурного підрозділу та до Управління.

3.2. Управління реєструє претензію в журналі обліку.

3.3. При перевірці та опрацюванні претензії самостійними структурними підрозділами Міністерства повинні бути з'ясовані (встановлені), зокрема, наступні обставини:

- наявність всіх документів (доказів), що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунків;

- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

3.4. Якщо при опрацюванні претензії з'ясовано, що до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку подання необхідних документів, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. При цьому перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання. Якщо витребувані документи у встановлений строк не надійшли, претензія розглядається за наявними документами.

3.5. Кожен самостійний структурний підрозділ, який отримав на перевірку та опрацювання претензійні матеріали, протягом десяти робочих днів перевіряє і опрацьовує їх, за наслідками чого в обов'язковому порядку готує первинний письмовий висновок щодо обґрунтованості чи необґрунтованості заявлених претензійних вимог. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами та, за необхідності, розрахунками.

Зазначені висновки з обов'язковим додаванням підтверджуючих документів і розрахунків повинні бути невідкладно (в день підготовки висновку) передані до відповідного структурного підрозділу для остаточного опрацювання претензії та підготовки заявникові обґрунтованої відповіді спільно з Управлінням.

3.6. Під час опрацювання претензійних матеріалів самостійний структурний підрозділ Міністерства, який їх отримав, в разі необхідності повинен ініціювати звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному (досудовому) порядку для врегулювання спору.

3.7. Відповідний структурний підрозділ для остаточного опрацювання претензії та підготовки обґрунтованої відповіді спільно з Управлінням з урахуванням висновків самостійних структурних підрозділів, вказаних в пункті 3.4 цих Рекомендацій, готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.

3.8. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються у необхідних випадках документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково (документи про відвантаження продукції (товарів), копії платіжних доручень та інші документи).

3.9. Проект відповіді повинен містити: найменування та адреси підприємств (які дають і яким дається відповідь), дату і номер претензії, на яку дається відповідь.

3.10. Відповідь на претензію візується керівниками самостійних структурних підрозділів Міністерства, які отримали претензійні матеріали та здійснювали їх опрацювання (обов'язково візується директором Фінансового департаменту, начальником Управління бухгалтерського забезпечення та начальником Управління), та після цього підписується одним з заступників Міністра чи іншою уповноваженою на це особою.

3.11. Обґрунтовані вимоги заявника (претензії) задовольняються у досудовому порядку на підставі відповідного письмового рішення (доручення, резолюції) одного із заступників Міністра чи іншої уповноваженої на це особи та з урахуванням пропозицій відповідних самостійних структурних підрозділів Міністерства.

3.12. У разі визнання Міністерством претензійних вимог на підставі відповідного письмового рішення одного із заступників Міністра чи іншої уповноваженої на це особи та залежно від способу їх задоволення Управління бухгалтерського забезпечення невідкладно проводить оплату відповідних коштів, про що повідомляє зацікавлених осіб, відповідно до резолюції керівництва.

3.13. Відповідь на претензію надсилається заявникові рекомендованим або цінним листом, чи вручається йому під розпис. При відмові в задоволенні претензії заявнику разом з відповіддю на претензію повертаються додані до неї оригінали документів.

Копія претензії разом з копією відповіді та доказами її відправлення (копія квитанції про відправлення рекомендованого або цінного листа, корінець повідомлення про вручення рекомендованого або цінного листа чи розписка про вручення) зберігаються у відповідному структурному підрозділі.

3.14. Управління реєструє претензію в журналі обліку, здійснює контроль за перебігом встановленого законодавством строку для розгляду претензії та надання Міністерством своєчасної відповіді на претензію.