Відповідно до статті 10 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Порядок повідомлення власником документів Національного архівного фонду державної архівної установи про намір здійснити їх відчуження та про набуття права власності на ці документи, а також придбання державною архівною установою документів Національного архівного фонду у разі їх продажу, що додається.

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства управління формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Кузнєцова М.І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 10 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

1.2. Порядок визначає вимоги щодо повідомлення власником документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), які не належать державі, територіальним громадам, державної архівної установи про намір здійснити їх відчуження та про набуття права власності на ці документи, а також придбання державною архівною установою документів НАФ у разі їх продажу, крім випадків, визначених законодавством.

1.3. Цей Порядок поширюється на Державний комітет архівів України (далі - Держкомархів), центральні державні архіви, державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя (далі - державні архівні установи), фізичних і юридичних осіб - власників документів НАФ.

2.1. Власник документів НАФ або вповноважена ним особа, чий статус підтверджується належним чином оформленою довіреністю, зобов'язаний письмово надіслати до державної архівної установи повідомлення про намір здійснити відчуження документів НАФ (продаж, дарування, міна) (далі - повідомлення про відчуження) за формою, наведеною у додатку 1, не пізніше ніж за два місяці до дати відчуження.

Якщо власником документів НАФ виступає юридична особа, повідомлення про відчуження надається державній архівній установі, у зоні комплектування якої перебуває юридична особа.

2.2. До повідомлення про відчуження додаються копія документа, що посвідчує право власності на документи НАФ (за наявності), копія акта грошової оцінки документів НАФ (за наявності), проведеної відповідно до законодавства.

Якщо грошова оцінка документів НАФ не проводилася, власнику повідомляється про необхідність її проведення.

2.3. Власник, до якого перейшло право власності на документи НАФ зобов'язаний письмово надіслати державній архівній установі, де документи було взято на облік, повідомлення про набуття права власності на документи НАФ (далі - повідомлення про набуття права власності) за формою, наведеною у додатку 2, не пізніше ніж через місяць з моменту набуття права власності на документи НАФ.

2.4. Власник документів НАФ, що набув права власності на них шляхом успадкування, письмово повідомляє про це державну архівну установу протягом місяця з часу прийняття спадщини за встановленою у пункті 2.3 формою.

2.5. Державна архівна установа реєструє повідомлення в журналі обліку повідомлень власником документів НАФ про намір здійснити їх відчуження та про набуття ним права власності на ці документи (далі - журнал обліку повідомлень).

Аркуші журналу обліку повідомлень нумеруються, журнал обліку повідомлень прошнуровується, опечатується. Про загальну кількість аркушів у журналі на внутрішньому боці палітурки робиться відмітка, що засвідчується підписом начальника відділу формування НАФ та діловодства, печаткою державної архівної установи.

2.6. Державна архівна установа протягом 5 днів з дня одержання повідомлення надсилає власнику лист-підтвердження про його отримання із зазначенням дати і номера.

2.7. У разі відмови власника від наміру відчуження документів НАФ іншій особі, або в разі, якщо продаж не відбувся, власник має повідомити про це державну архівну установу, до якої було направлено повідомлення, про що державна архівна установа робить відмітку в журналі обліку повідомлень.

3.1. У разі продажу документів НАФ державна архівна установа відповідно до законодавства має переважне право на їх купівлю за ціною, оголошеною для продажу.

3.2. Переважне право державної архівної установи на купівлю документів НАФ, що перебувають у приватній власності, реалізується відповідно до законодавства.

3.3. Державна архівна установа, яка має намір придбати документи НАФ, зобов'язана протягом місяця з дня одержання повідомлення про відчуження звернутися до власника з пропозицією укладення договору про купівлю документів НАФ.

3.4. Власник або вповноважена ним особа мають право на продаж документів НАФ у разі відмови державної архівної установи від їх купівлі або нездійснення купівлі протягом місяця з дня одержання повідомлення про відчуження.

3.5. Документи НАФ уносяться у двомісячний строк в облікові документи державної архівної установи, яка їх придбала в установленому законодавством порядку.