Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів"

1. Затвердити Порядок здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права, що додається.

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства управління формування та зберігання Національного архівного фонду (Кузнєцова М.І.) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В.

Цей Порядок визначає основні вимоги щодо здійснення контролю центральними державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя (далі - державні архівні установи) за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архівні установи).

2.1. Приватні архівні установи створюються для постійного та тимчасового зберігання архівних документів, що не належать державі, територіальним громадам, користування документами із службовою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2.2. Документи НАФ та з особового складу передаються на зберігання до приватних архівних установ у впорядкованому стані за описами, погодженими експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) державної архівної установи. Архівні документи тимчасового строку зберігання передаються за здавальними описами.

Надходження документів до приватних архівних установ оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами зберігається у приватній архівній установі, а другий - залишається у фондоутворювача.

2.3. Архівні документи передаються до приватних архівних установ з передаванням права власності на них або на депоноване зберігання на підставі договорів між власником цих документів чи уповноваженими ним особами і відповідною приватною архівною установою.

У договорі зазначаються строки зберігання і умови щодо забезпечення збереженості архівних документів у приватних архівних установах, права власності на документи, умови користування документами, порядок знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, порядок подальшого зберігання документів у разі ліквідації зазначеної приватної архівної установи, а також інші умови.

2.4. Місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації приватної архівної установи визначається договорами, які укладаються між державними архівними установами, якщо на зберіганні знаходяться документи НАФ, або іншими місцевими архівними установами, створеними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до НАФ (трудові архіви).

2.5. Засновники приватної архівної установи зобов'язані протягом місяця повідомити державну архівну установу, у зоні комплектування якої вона перебуває, про створення архівної установи.

2.6. Приватні архівні установи щороку подають державній архівній установі паспорт архівної установи, заснованої фізичною та/або юридичною особою приватного права за встановленою формою (додаток 1). Паспорт призначений для сумарного обліку архівних документів, що зберігаються. Крім того, у паспорті наводяться відомості про архівосховища та склад працівників.

2.7. Приватна архівна установа зобов'язана забезпечити збереженість, облік архівних документів та користування ними відповідно до чинного законодавства, а в разі її ліквідації завчасно повідомити відповідну державну архівну установу та власника архівних документів.

2.8. У разі знищення архівних документів, строк зберігання яких закінчився, приватна архівна установа складає акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, і погоджує його з відповідною державною архівною установою.

3.1. Державні архівні установи взаємодіють з приватними архівними установами в таких напрямках:

надання методичної допомоги в організації роботи приватної архівної установи;

надання допомоги в поліпшенні умов зберігання документів НАФ, їх реставрації та створенні фондів користування;

підвищення кваліфікації працівників приватних архівних установ.

3.2. Консультативно-методична допомога приватним архівним установам здійснюється на підставі договорів на платній основі.

3.3. Державні архівні установи ведуть списки приватних архівних установ за встановленою формою (додаток 2), картки обліку роботи та наглядові справи.

До наглядової справи вносяться такі документи: положення про архів, договори, паспорти архівної установи, заснованої фізичною та/або юридичною особою приватного права, матеріали перевірянь, листування.

3.4. З метою контролю за дотриманням приватними архівними установами строків зберігання архівних документів державні архівні установи погоджують акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

3.5. Державні архівні установи здійснюють перевіряння приватних архівних установ через рік після їх створення, а у надалі не рідше ніж один раз на п'ять років.

Перевіряння здійснюється за планом, затвердженим керівником державної архівної установи. У плані обумовлюються завдання й основні питання перевіряння, послідовність і строки його проведення, склад комісії. Державна архівна установа попередньо повідомляє приватну архівну установу про мету і терміни проведення перевіряння.

3.6. У ході перевіряння обстежують і аналізують:

організаційно-правовий статус приватної архівної установи;

забезпечення збереженості архівних документів, наявність обладнаних архівосховищ, дотримання приватною архівною установою строків зберігання архівних документів, не внесених до НАФ, умови та режими зберігання, фізичний стан документів тощо;

стан обліку документів, порядок ведення основних облікових документів, наявність і якість довідкового апарату;

дотримання режиму доступу до документів НАФ, а також забезпечення збереженості документів у процесі користування ними тощо.

3.7. Результати перевірянь оформлюються довідкою, у якій зазначається прізвище, ініціали та посада працівників, що здійснювали перевіряння, дата проведення, завдання перевіряння, результати перевіряння відповідно до затвердженого плану, виявлені недоліки, загальні висновки за підсумками перевіряння, пропозиції щодо усунення недоліків. Результати перевіряння доводяться до відома керівника приватної архівної установи, який розробляє план заходів щодо поліпшення роботи з документами. План подається державній архівній установі, яка здійснювала перевіряння.