Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 2004 року N 408 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства закордонних справ"

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України, що додається.

2. Управлінню формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Сельченкова С.В.) та галузевому державному архіву Міністерства закордонних справ України (Колотілова Л.М.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В. та заступника Міністра закордонних справ України Веселовського А.І.

1. Галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 2004 року N 408 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства закордонних справ" на базі Управління державного архіву Міністерства закордонних справ України.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами МЗС України та Державного комітету архівів України, а також цим Положенням.

3. Архів безпосередньо підпорядковується одному із заступників Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

4. Архів провадить свою діяльність на основі річного плану, який затверджує заступник Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Діяльність працівників Архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує заступник Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

6. Архів здійснює приймання, облік та постійне зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що утворилися в процесі діяльності МЗС України, закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС України на території України, та створює умови для користування ними.

7. Архів зберігає:

оригінали і засвідчені копії міжнародних договорів;

документи з різними матеріальними носіями інформації, що відображають основні функції дипломатичної служби;

документи ООН та інших міжнародних організацій;

документи з особового складу працівників органів дипломатичної служби;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи Архіву.

8. Архів забезпечує єдину державну реєстрацію міжнародних договорів України; забезпечує реєстрацію документів зовнішньополітичної діяльності МЗС України і закордонних дипломатичних установ України, документів ООН та інших міжнародних організацій в МЗС України, науково-технічне опрацювання та підготовку до опублікування цих документів.

9. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;

ведення державного обліку документів НАФ;

створення та організація зберігання страхового фонду документів і фонду користування;

виявлення унікальних і особливо цінних документів;

створення й удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

комплектування Архіву документами, що надходять від закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС України на території України, структурних підрозділів МЗС України;

участь у виявленні профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, їх поверненні або відтворенні в копіях;

проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;