Відповідно до Положення про Міністерство праці та соціальної політики України, затвердженого Указом Президента України від 30.08.2000 № 1035, та з метою спрощення надання соціальних виплат через застосування принципу призначення усіх видів соціальної допомоги за однією заявою й підвищення контролю за правильністю призначення та надання усіх видів соціальної допомоги НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги (далі - Інструкція), що додається.

2. Міністерству праці та соціальної політики Автономної Республіки Крим, головним управлінням праці та соціального захисту населення обласних державних адміністрацій, Головному управлінню соціального захисту населення Київської міської державної адміністрації, Управлінню праці та соціального захисту населення Севастопольської міської державної адміністрації розробити та затвердити заходи щодо підготовки органів праці та соціального захисту населення до впровадження в органах праці та соціального захисту населення зазначеної Інструкції з 1 січня 2007 року.

3. Департаменту державного соціального захисту населення (Мущинін В.В.) зареєструвати цей наказ у Міністерстві юстиції України.

4. Фінансово-економічному департаменту (Мосіневич Л.А.) передбачити на 2007 рік кошти для виготовлення в централізованому порядку обкладинок особових справ та бланків, передбачених Інструкцією.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В.М.Дьяченка.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги у структурних підрозділах з питань соціального захисту населення районних, районних у містах Києві та Севастополі державних (військових) адміністрацій, виконавчих органах міських, районних у містах (у разі їх утворення) рад (далі - Управління), центрах по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат (далі - Центр) та порядок взаємодії з цих питань зазначених органів з виконавчими органами сільських, селищних, міських рад територіальних громад, центрами надання адміністративних послуг. Управліннями / Центрами проводиться виплата усіх видів соціальної допомоги, пільг і компенсацій (далі - соціальна допомога), у тому числі:

державна допомога сім'ям з дітьми ( Закон України "Про державну допомогу сім'ям з дітьми");

допомога малозабезпеченим сім'ям ( Закон України "Про державну соціальну допомогу малозабезпеченим сім'ям");

державна соціальна допомога особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю ( Закон України "Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю");

щомісячна грошова допомога особі, яка проживає разом з особою з інвалідністю I чи II групи внаслідок психічного розладу, яка за висновком лікарської комісії медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, на догляд за нею ( Закон України "Про психіатричну допомогу");

державна соціальна допомога особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю ( Закон України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю");

державна соціальна допомога на догляд ( Закон України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю");

допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування ( Закон України "Про забезпечення організаційно-правових умов соціального захисту дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування");

пільги та компенсаційні виплати особам з інвалідністю, ветеранам війни та праці ( Закон України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", Закон України "Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні", Закон України "Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні");

пільги та компенсації особам, які постраждали внаслідок політичних репресій ( Закон України "Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років");

пільги та компенсаційні виплати особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи ( Закон України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи");

тимчасова державна допомога дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів (постанова Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2006 року № 189 "Про затвердження Порядку призначення та виплати тимчасової державної допомоги дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів, не мають можливості утримувати дитину або місце проживання їх невідоме");

допомога на поховання (Закони України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю", "Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю", постанова Кабінету Міністрів України від 31 січня 2007 року № 99 "Про затвердження Порядку надання допомоги на поховання деяких категорій осіб виконавцю волевиявлення померлого або особі, яка зобов’язалася поховати померлого");

державна соціальна допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, грошове забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом "гроші ходять за дитиною" (постанова Кабінету Міністрів України від 26 червня 2019 року № 552 "Деякі питання виплати державної соціальної допомоги на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, осіб з їх числа, у тому числі з інвалідністю, грошового забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом "гроші ходять за дитиною", оплати послуг із здійснення патронату над дитиною та виплати соціальної допомоги на утримання дитини в сім’ї патронатного вихователя, підтримки малих групових будинків");

компенсація послуги з догляду за дитиною до трьох років "муніципальна няня" (постанова Кабінету Міністрів України від 30 січня 2019 року № 68 "Деякі питання надання послуги з догляду за дитиною до трьох років "муніципальна няня");

одноразова матеріальна допомога непрацюючим малозабезпеченим особам, особам з інвалідністю та дітям з інвалідністю (постанова Кабінету Міністрів України від 12 квітня 2017 року № 256 "Деякі питання використання коштів державного бюджету для виконання заходів із соціального захисту дітей, сімей, жінок та інших найбільш вразливих категорій населення");

одноразова винагорода жінкам, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" (постанова Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2011 року № 268 "Про виплату одноразової винагороди жінкам, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", та одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми");

грошова компенсація вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян (постанова Кабінету Міністрів України від 17 червня 2004 року № 785 "Про затвердження Порядку виплати грошової компенсації вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян");

грошова компенсація замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування (постанова Кабінету Міністрів України від 07 лютого 2007 року № 150 "Про затвердження Порядку виплати деяким категоріям осіб з інвалідністю грошової компенсації замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування");

щомісячна компенсаційна виплата особі, яка здійснює догляд за особою з інвалідністю І групи або особою, яка досягла 80 років (постанова Кабінету Міністрів України від 20 березня 2019 року № 233 "Деякі питання державної допомоги окремим категоріям громадян");

одноразова матеріальна допомога особам, які постраждали від торгівлі людьми (постанова Кабінету Міністрів України від 25 липня 2012 року № 660 "Про затвердження Порядку виплати одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми");

допомога на проживання внутрішньо переміщеним особам (постанова Кабінету Міністрів України від 20 березня 2022 року № 332 "Деякі питання виплати допомоги на проживання внутрішньо переміщеним особам");

одноразова грошова допомога постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам (постанова Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 535 "Про затвердження Порядку використання коштів, що надійшли від фізичних та юридичних осіб для надання одноразової грошової допомоги постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам");

тимчасова державна соціальна допомога непрацюючій особі, яка досягла віку, визначеного частиною першою статті 26 Закону України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування", але не набула права на пенсійну виплату у зв’язку з відсутністю страхового стажу (постанова Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2017 року № 1098 "Про затвердження Порядку призначення тимчасової державної соціальної допомоги непрацюючій особі, яка досягла загального пенсійного віку, але не набула права на пенсійну виплату");

соціальна допомога на утримання дитини в сім’ї патронатного вихователя, оплата послуги патронату над дитиною (постанова Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2021 року № 893 "Деякі питання захисту прав дитини та надання послуги патронату над дитиною");

матеріальна допомога військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби (постанова Кабінету Міністрів України від 08 квітня 2015 року № 185 "Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для виплати матеріальної допомоги військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби");

одноразова грошова допомога членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 року по 21 лютого 2014 року, та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях (постанова Кабінету Міністрів України від 11 січня 2018 року № 14 "Деякі питання використання коштів державного бюджету для надання одноразової грошової допомоги членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 р. по 21 лютого 2014 р., та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях");

одноразова грошова допомога у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера (постанова Кабінету Міністрів України від 19 серпня 2015 року № 604 "Деякі питання виплати одноразової грошової допомоги у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера внаслідок поранення (контузії, травми або каліцтва), отриманого під час надання волонтерської допомоги в районі проведення антитерористичної операції, здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, бойових дій та збройного конфлікту");

допомога на дітей, які виховуються у багатодітних сім’ях (постанова Кабінету Міністрів України від 13 березня 2019 року № 250 "Деякі питання надання соціальної підтримки багатодітним сім’ям");

одноразова грошова винагорода особам, яким присвоєно звання Герой України за здійснення визначного геройського вчинку, або членам їхніх сімей (постанова Кабінету Міністрів України від 26 лютого 2020 року № 144 "Про затвердження Порядку виплати одноразової грошової винагороди особам, яким присвоєно звання Герой України за здійснення визначного геройського вчинку");

довічна державна стипендія громадянам України, які рятували євреїв на території України під час Голокосту у роки Другої світової війни та удостоєні Ізраїльським інститутом катастрофи і героїзму національного меморіалу Катастрофи (Голокосту) і Героїзму "Яд ва-Шем" звання Праведника народів світу або Єврейською Радою України - звання Праведника України чи Праведника Бабиного Яру (постанова Кабінету Міністрів України від 08 вересня 2021 року № 935 "Деякі питання призначення і виплати довічних державних стипендій для громадян України, які рятували євреїв на території України під час Голокосту у роки Другої світової війни, та про визнання такими, що втратили чинність, постанов Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 р. № 139 і від 9 серпня 2017 р. № 568");

одноразова компенсація та щорічна допомога на оздоровлення особам з інвалідністю та дітям з інвалідністю, постраждалим внаслідок дії вибухонебезпечних предметів (постанова Кабінету Міністрів України від 29 вересня 2021 року № 1020 "Деякі питання призначення і виплати одноразової компенсації та щорічної допомоги, передбачених Законом України "Про протимінну діяльність в Україні");

будь-яка допомога, що надається за місцевими програмами за рахунок коштів місцевих бюджетів.

1.2. Працівники Управління та уповноважені посадові особи виконавчого органу сільської, селищної, міської ради територіальної громади, центру надання адміністративних послуг (далі - уповноважена особа територіальної громади) повинні надавати громадянам і представникам підприємств, установ і організацій роз'яснення з питань призначення та виплати всіх видів соціальної допомоги, пільг та компенсацій, при потребі надавати їм допомогу в одержанні необхідних документів, довідок тощо від підприємств, установ і організацій та контролювати своєчасність їх подання.

1.3. Кожний спеціаліст Управління, задіяний в процесі надання соціальної допомоги, відповідає за правильність оформлення і ведення справ, зберігання документів, які були прийняті ним до розгляду щодо надання соціальної допомоги.

Організація роботи в Управлінні з документами здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності".

1.4. Особові справи і документи заявників та отримувачів соціальної допомоги передаються з підрозділу до підрозділу Управління (від спеціаліста до спеціаліста) відповідно до Реєстру передання особових справ (далі - Реєстр) (додаток 1).

У випадках, передбачених законодавством, заяви з необхідними документами для призначення соціальної допомоги (далі - заяви з необхідними документами) приймаються від заявників уповноваженими особами територіальної громади, які передають їх відповідному Управлінню. Копії документів у паперовій формі завіряються підписом уповноваженої особи територіальної громади та печаткою (за наявності). Якщо законодавством для отримання соціальної допомоги вимагається подання документів та/або інформації, що міститься в інформаційно-комунікаційних системах, такі документи та/або інформація не подаються, а в заяві зазначаються відомості, необхідні для надання такої допомоги. Заяви з необхідними документами передаються відповідному Управлінню разом із Реєстром передання прийнятих документів щодо призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 11).

Уповноважена особа територіальної громади, яка приймає заяву з необхідними документами, за наявності технічної можливості реєструє заяву та формує електронну справу (заповнює відповідні електронні форми з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики, додає електронні документи / файли (сканує заяву та оригінали необхідних документів за допомогою засобів, що призначені для сканування та розпізнавання даних). На вимогу заявника або отримувача соціальної допомоги сформована в електронній формі заява друкується та надається йому для перевірки та підписання.

Формат електронних документів / файлів електронної справи повинен відповідати таким вимогам: тип документа - багатосторінковий pdf, щільність сканування - 300 dpi.

У разі відсутності одного або декількох обов’язкових документів, уповноваженою особою територіальної громади в полі "Примітка" зазначається причина їх відсутності.

Для підтвердження відповідності сканованих документів оригіналу під час приєднання до електронної справи електронні копії документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою територіальної громади (далі - електронна печатка) уповноваженою особою територіальної громади, відповідальною за її застосування.

Керівником територіальної громади визначаються порядок використання електронної печатки та уповноважені особи територіальної громади, відповідальні за її застосування.

Уповноважена особа територіальної громади видає заявнику розписку-повідомлення щодо отриманих документів, а також документів, які необхідно донести, відповідно до абзацу першого пункту 2.5 глави 2.

Додатково подані заявником документи скануються, приєднуються до електронної справи як додаткові електронні копії документів та засвідчуються електронною печаткою.

Якщо електронна справа до Управління передається через інших уповноважених осіб територіальної громади (далі - спеціаліст з контролю ТГ), спеціаліст з контролю ТГ протягом одного робочого дня перевіряє заповнення необхідних полів у електронній справі, наявність відповідних електронних документів / файлів та відповідність внесених до інформаційної системи реквізитів цим документам.

У разі виявлення в електронній справі недоліків (неповного пакета документів, помилок) спеціаліст з контролю ТГ направляє електронну справу на доопрацювання уповноваженій особі територіальної громади із зазначенням причин повернення в полі "Примітка".

Уповноважена особа територіальної громади вживає заходів щодо усунення виявлених недоліків, у разі необхідності повторно сканує, змінює існуючий електронний документ / файл або додатково сканує необхідні документи і повторно направляє на розгляд спеціалісту з контролю ТГ.

Електронна справа не пізніше ніж наступного робочого дня з дати прийняття заяви з необхідними документами уповноваженою особою територіальної громади або перевірки спеціалістом з контролю ТГ відповідно до абзацу десятого цього пункту, якщо в електронній справі не виявлено недоліків, надсилається відповідному Управлінню за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

Уповноважені особи територіальної громади, спеціалісти з контролю ТГ відповідають за правильність оформлення і ведення електронних справ, повноту та достовірність внесеної до електронної справи інформації з дотриманням законодавства про захист персональних даних.

Управління на підставі електронної справи приймає рішення про призначення (відмову в призначенні) заявнику соціальної допомоги та інформує уповноважених осіб територіальної громади/ заявника щодо прийнятого рішення.

Контроль за додержанням вимог цієї Інструкції покладається на керівника відповідного структурного підрозділу виконавчого органу сільської, селищної, міської ради територіальної громади, центру надання адміністративних послуг.

Заяви з необхідними документами приймаються від заявників / законних представників заявників Управліннями районних державних адміністрацій лише у разі надсилання їх поштою або в електронній формі (через офіційний веб-сайт Мінсоцполітики, інтегровані з ним інформаційні системи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування або Єдиний державний вебпортал електронних послуг (далі - Портал Дія).

1.5. Контроль та відповідальність за додержанням в Управлінні вимог цієї Інструкції покладається на начальника Управління.

1.6. Перелік документів, які надаються для призначення соціальної допомоги, визначається в нормативно-правових актах, що встановлюють відповідні види допомоги.

2.1. Приймання заяви та документів для надання усіх видів соціальної допомоги здійснюється спеціалістом з прийому Управління / уповноваженою особою територіальної громади безпосередньо від заявника, його опікуна (піклувальника), іншого законного представника або іншої особи за відповідним дорученням, завіреним у встановленому порядку, в тому числі лікарем закладу охорони здоров’я, де перебуває заявник, у випадках, передбачених чинним законодавством.

За наявності заяви особи в електронній / паперовій формі (у випадках, передбачених законодавством), яка претендує на призначення допомоги, але за станом здоров’я або з інших поважних причин (догляд за особою з інвалідністю I групи, дитиною з інвалідністю віком до 18 років тощо) не може особисто зібрати необхідні документи, збір зазначених документів на отримання соціальної допомоги покладається на Управління та територіальну громаду.

Прийняття документів охоплює:

перевірку правильності заповнення заяви та (у разі потреби) надання допомоги в її заповненні;

перевірку правильності оформлення та повноти документів, що підтверджують право заявника на відповідні види допомоги;

консультування з питань застосування законодавства;

видачу заявникові повідомлення (відривного талона) про прийняття заяви та документів / надсилання відповідного електронного повідомлення у випадках, передбачених законодавством.

Під час приймання заяви та документів спеціаліст з прийому Управління / уповноважена особа територіальної громади звіряє відомості, наведені в заяві, з документами, що посвідчують особу (паспортом) зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) громадян та членів їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, свідоцтвами про народження та іншими документами, які передбачені відповідними нормативно-правовими актами для призначення соціальної допомоги.

2.2. Для нарахування соціальної допомоги можуть використовуватися відомості про доходи та інші відомості в електронній формі, одержані шляхом доступу до відповідних інформаційно-комунікаційних систем Державної податкової служби, Пенсійного фонду України, Фонду соціального страхування або в автоматичному режимі шляхом електронної інформаційної взаємодії інформаційно-комунікаційних систем через систему електронної взаємодії цих систем, від підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності.

Якщо заявник вже отримує будь-який вид соціальної допомоги, що призначається Управлінням, відомості про розмір допомоги враховуються Управлінням без необхідності її декларування.

Для призначення соціальної допомоги заявником заповнюється форма заяви про призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсацій та пільг, затверджена наказом Міністерства соціальної політики України від 21 квітня 2015 року № 441, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 квітня 2015 року за № 475/26920, довідка про доходи (за наявності) за формою, затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 27 серпня 2004 року № 192, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2004 року за № 1409/10008.

Заявника в обов’язковому порядку попереджають, що особистим підписом він підтверджує, що всі наведені відомості є повними і точними, що громадяни, зареєстровані в житловому приміщенні (будинку), та члени їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, інших джерел доходів і натуральних надходжень не мають, що цим підписом заявник дає згоду на отримання Управлінням інформації, яка вимагається законодавством для призначення певного виду соціальної допомоги.

2.3. Заявник може подати Управлінню заяву в електронній формі у випадках, передбачених чинним законодавством (з використанням засобів електронного зв’язку через інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, Портал Дія з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах").

Заява, що подається в електронній формі через Портал Дія, формується за допомогою програмних засобів у довільній формі, придатній для сприйняття її змісту, згідно з відомостями, передбаченими для певного виду заяви, відповідно до затвердженої форми.

2.4. Спеціаліст з прийому Управління / уповноважена особа територіальної громади проводить співбесіду із заявником, перевіряє повноту заповнення заяви, декларації тощо, наявність необхідних документів та реєструє їх у Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 2).

2.5. Кількість прийнятих документів, порядковий номер заяви, дата її реєстрації, кількість документів, які необхідно донести, та дата, до якої ці документи мають бути донесені, зазначаються у відривній розписці-повідомленні заяви. Відривна розписка-повідомлення видається заявникові. Якщо документи приймаються через уповноважену особу територіальної громади, розписка-повідомлення видається заявнику уповноваженою особою територіальної громади.

Якщо недодані документи буде подано не пізніше терміну, визначеного законодавством, днем (місяцем) звернення за призначенням соціальної допомоги вважається день (місяць) прийняття заяви. Якщо заява та документи надсилаються поштою, днем подання заяви вважається дата, зазначена на поштовому штемпелі місця відправлення. Якщо заява та документи направляються в електронній формі, реєстрація проводиться в порядку черговості надходження. Під час реєстрації заяви їй присвоюється реєстраційний номер, фіксується дата надходження (у разі надходження у вихідний та святковий день датою реєстрації вважається наступний робочий день).

У разі неможливості подання одержувачем даних про доходи у вигляді одержаних аліментів під час звернення за призначенням допомоги на наступний період, що надається з урахуванням сукупного доходу сім’ї (допомога на дітей, над якими встановлено опіку чи піклування, державна соціальна допомога малозабезпеченим сім’ям, допомога на дітей одиноким матерям, щомісячна грошова допомога особі, яка проживає разом з особою з інвалідністю I чи II групи внаслідок психічного розладу), одержувач особисто вносить дані про факт неодержання ним доходів (аліментів тощо) до декларації про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів державної соціальної допомоги (додаток 8).

Якщо заявник не додав необхідних документів у терміни, визначені цим пунктом, уповноважена особа територіальної громади повідомляє заявника про повернення його документів.

2.6. Журнал реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління / уповноваженої особи територіальної громади. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Ведення Журналу реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги здійснюється в паперовій та/або в електронній формах.

2.7. Журнал реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги ведеться окремо кожним спеціалістом з прийому (на кожному робочому місці з прийому) протягом одного календарного року. По закінченні місяця та календарного року головним спеціалістом з прийому (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки прийому за місяць (календарний рік). Зокрема, зазначається загальна кількість прийнятих протягом місяця заяв, кількість заяв, за якими прийнято неповний комплект документів, кількість заяв, за якими донесені документи, кількість заяв, за якими минув термін подачі документів. Зазначені дані засвідчуються підписом головного спеціаліста з прийому (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

2.8. Заяви про призначення допомоги, які надходять поштою, реєструються в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 2). При цьому графи 8-11 не заповнюються, у графі 12 зазначаються прізвище, ім’я та по батькові спеціаліста, якому передається заява на опрацювання.

3.1. Підготовка документів для призначення соціальної допомоги та її розрахунок проводяться в терміни, які забезпечують прийняття рішення про призначення соціальної допомоги, але не пізніше 10 днів з дня прийняття заяви та всіх необхідних документів, якщо інше не передбачено законодавством.

3.2. На кожного заявника, який подав заяву та документи для призначення соціальної допомоги, формується особова справа (додаток 3), у якій зберігаються всі подані документи для призначення допомоги, розрахунок розміру та рішення про призначення (відмову в призначенні).

3.3. Протягом одного робочого дня спеціаліст з прийому формує особову справу (при першому зверненні) або підшиває (укладає у швидкозшивач) отримані документи до існуючої особової справи (при повторних зверненнях) та передає комплекти особових справ і прийнятих заяв та документів головному спеціалісту з прийому, який в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста робить відмітку (дата та підпис) щодо прийняття такого комплекту. Передача особових справ головному спеціалісту з прийому супроводжується Реєстром / Реєстром в електронній формі через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів та інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги".

3.4. До особової справи підшиваються (укладаються у швидкозшивач):

заява;

декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги;

інші документи, подані заявником відповідно до законодавства.

Відомості та інформація, отримані з інформаційних систем, державних реєстрів та електронних повідомлень, за потреби можуть долучатися до особової справи у паперовій формі, або може зазначатися джерело отримання інформації.

До особової справи також підшивається Акт обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства/фактичного місця проживання особи (за наявності), який у випадках, передбачених законодавством, складається уповноваженими особами виконавчих органів сільських, селищних, міських рад територіальних громад. Акт обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства/фактичного місця проживання особи реєструється в Журналі реєстрації актів обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства/фактичного місця проживання особи (додаток 20).

У правому верхньому куті кожного документа, не перекриваючи тексту, ставлять порядковий номер документа.

3.5. У разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) мають право на різні види допомоги, заява та документи, на підставі яких призначається більшість видів допомоги, підшиваються (укладаються у швидкозшивач) в основну особову справу. При цьому пріоритет має особова справа з того виду допомоги, який найчастіше потребує перерахунків. Документи, на підставі яких призначаються інші види допомоги окремим членам сім'ї (домогосподарства), підшиваються (укладаються у швидкозшивач) у пов'язані особові справи.

На титульному аркуші основної особової справи зазначаються номери пов'язаних особових справ, П.І.Б. отримувачів допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

На титульному аркуші пов'язаної особової справи зазначаються номер основної справи, П.І.Б. отримувача допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

3.6. Повнота поданих документів, правильність їх оформлення перевіряються головним спеціалістом з прийому або іншим працівником відділу (управління, сектору), на якого відповідно до посадових обов'язків покладено функції контролю за правильністю прийняття заяви на призначення допомоги.

3.7. За відсутності всіх необхідних відомостей для призначення допомоги або наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо комплект документів з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з прийому, про що в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста (у Реєстрі) робиться відповідна відмітка.

3.8. У разі дотримання вимог щодо повноти комплекту головний спеціаліст з прийому протягом робочого дня передає особові справи разом з Реєстром до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання соціальної допомоги координатору (відповідальному спеціалісту) з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги. Копії реєстрів підшиваються до окремої папки та зберігаються у головного спеціаліста з прийому.

Передача особових справ до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання допомоги здійснюється не рідше ніж раз на день.

3.9. Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу через відсутність усіх необхідних відомостей для призначення соціальної допомоги або через наявність в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках - усно) повідомити заявника / уповноважену особу територіальної громади про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

4.1. Для опрацювання прийнятих заяв та документів координатор з опрацювання заяв перевіряє наявність зазначених документів в особовій справі та в Реєстрі, робить відмітку про передачу комплекту документів спеціалісту з опрацювання заяв (графи 6-7).

4.2. Після цього копія Реєстру передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян для оперативного інформування заявників про хід розгляду заяв.

4.3. Спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень (додаток 4) та здійснює:

формування бази даних в електронному вигляді;

розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);

підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні).

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) за підписом начальника Управління. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень ведеться окремо кожним спеціалістом з опрацювання заяв (на кожному робочому місці з опрацювання заяв) протягом одного календарного року. Після закінчення місяця та календарного року головним спеціалістом з опрацювання заяв (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки опрацювання справ за місяць (календарний рік), які засвідчуються підписом головного спеціаліста з опрацювання заяв (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

Ведення Журналу реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень може здійснюватися в електронній формі.

4.4. Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.

Для отримання додаткових необхідних відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з обґрунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром. У разі повернення справ в електронній формі відповідні помітки проставляються у відповідному електронному Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника / уповноважену особу територіальної громади про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

4.5. До заяви та наявних документів в особовій справі послідовно (після останнього підшитого документа) підшиваються:

Розрахунок середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 5);

Розрахунок розміру соціальної допомоги, Рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 6);

У правому верхньому куті кожного підшитого документа, не завдаючи шкоди тексту, ставиться порядковий номер.

Повідомлення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 7) укладається до особової справи для подальшої видачі його заявнику.

4.6. Опрацьовані особові справи, стосовно яких немає зауважень, наприкінці робочого дня спеціаліст з опрацювання заяв передає головному спеціалісту з опрацювання заяв, про що в Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна відмітка.

4.7. Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги та передає особові справи начальнику Управління для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою (за наявності) Управління із зазначенням дати.

У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення.

4.8. Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Нумерація особових справ проводиться загальна по відділу і відповідає номеру особового рахунка на виплату допомоги (у разі існування останнього).

4.9. Залежно від прийнятого рішення опрацьовані особові справи разом з Реєстром передаються координатором (спеціалістом) з опрацювання заяв до відділу (підрозділу) з формування виплати або до архіву (сховище справ, за якими проводяться виплати), після чого копії Реєстрів підшиваються та зберігаються у головного спеціаліста з опрацювання заяв. Крім того, копія Реєстру надається інформатору (відповідальному працівнику) для оперативного інформування заявників про стан розгляду заяви.

4.10. Не пізніше 10 днів від дня подання заяви і всіх необхідних документів, якщо інше не передбачено законодавством, заявнику, його опікуну (піклувальнику), іншому законному представнику чи уповноваженій ним особі, уповноваженій особі територіальної громади, яка приймала заяву про призначення соціальної допомоги, за згодою заявника видається повідомлення (надсилається поштою/ електронною поштою / засобами мобільного зв’язку (смс-повідомленням) про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень (додаток 9), який зберігається у інформатора (в окремих випадках - координатора (головного спеціаліста) з прийому).

5.1. Надання соціальної допомоги припиняється та поновлюється у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами, а також згідно із заявою отримувача допомоги.

Заява про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з прийому / уповноваженою особою територіальної громади, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, установленому цією Інструкцією.

5.2. Рішення про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги оформлюється протоколом та затверджується підписом начальника Управління або іншої особи, якій надано таке право, датою та скріплюється печаткою (за наявності) Управління на протоколі.

5.3. За поданням підрозділу виплати особові справи, за якими виплата допомоги не проводилась понад 12 місяців (у разі надання державної соціальної допомоги особам з інвалідністю з дитинства - понад 36 місяців), закриваються на підставі рішення начальника Управління. Проект рішення про закриття особової справи готується спеціалістом, на якого покладено обов'язки стосовно збереження особових справ. Рішення підшивається до особової справи.

Якщо закриттю підлягає основна особова справа, на титульному аркуші пов'язаної особової справи (пов'язаних особових справ) робиться відповідна позначка. При цьому в разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) продовжують отримувати державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю, закрита особова справа підшивається до особової справи із зазначеного виду допомоги. У Журналі архівних справ (додаток 18) зазначається, що закрита особова справа підшита до особової справи №, а також указуються прізвище, ім'я, по батькові отримувача допомоги та місце проживання, за яким даний отримувач зареєстрований (мешкає).

5.4. Якщо рішення про припинення надання допомоги приймається у зв'язку з поданням отримувачем документів з явно недостовірними відомостями або виявленням помилок під час розрахунку розміру допомоги тощо, до особової справи отримувача соціальної допомоги підшиваються (укладаються у швидкозшивач):

акт про виявлення факту подання отримувачами документів з явно недостовірними відомостями чи здійсненням помилки під час розрахунку розміру допомоги тощо;

перерахунок нового розміру допомоги на підставі отриманих нових чи додаткових даних (у разі збереження отримувачем права на соціальну допомогу) та розрахунок загальної суми переплати (недоплати) за призначеною соціальною допомогою;

розрахунок надмірно виплачених коштів, які підлягають відшкодуванню;

протокол про припинення виплати допомоги та визначення осіб, які повинні відшкодувати надмірно виплачені кошти;

відомості про внесені корективи до виплатних відомостей.

Повідомлення про припинення (або поновлення) надання соціальної допомоги надсилається отримувачу не пізніше 5 днів після прийняття такого рішення. У разі виявлення факту подання отримувачами документів з явно неправильними відомостями в повідомленні одночасно зазначаються термін, до якого мають бути відшкодовані надміру перераховані кошти, їх сума та реквізити рахунку, на який вони повинні бути перераховані.

6.1. Перерахунок розміру допомоги проводиться у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами з питань надання конкретного виду допомоги, у тому числі згідно із заявою отримувача допомоги.