Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Положення про Міністерство охорони навколишнього природного середовища України, затвердженого Указом Президента України від 10 лютого 2004 року N 176, з метою поліпшення організації роботи за зверненнями громадян у Мінприроди України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому (далі - Інструкція) у Міністерстві екології та природних ресурсів України (далі - Міністерство), що додається.

2. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів державного управління у складі Міністерства та його територіальних органів прийняти Інструкцію для використання в роботі.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів державного управління у складі Міністерства та його територіальних органів забезпечити доведення Інструкції до всіх співробітників і організувати роботу зі зверненнями громадян згідно з вимогами цієї Інструкції.

4. Установити, що керівники структурних підрозділів Міністерства несуть персональну відповідальність за додержання вимог Інструкції співробітниками підпорядкованих їм підрозділів.

5. Управлінню документального забезпечення Адміністративного департаменту в установленому порядку подати наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

6. Управлінню капітального будівництва та матеріально-технічного забезпечення провести тиражування Інструкції у достатній кількості, а Управлінню документального забезпечення Адміністративного департаменту забезпечити доведення Інструкції до структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів державного управління у складі Міністерства та його територіальних органів.

7. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду звернень громадян у Міністерстві екології та природних ресурсів України за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян (далі - звернення громадян), а також порядок особистого прийому громадян.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покладається на службу діловодства Міністерства, яка здійснює загальне методичне керівництво і контроль за виконанням Інструкції в центральному апараті Міністерства екології та природних ресурсів України, організаціях, що належать до сфери управління Міністерства екології та природних ресурсів України. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе Міністр.

3. Порядок роботи зі зверненнями громадян регулюється Законом України "Про звернення громадян", Указом Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", нормативно-методичними документами Державної архівної служби.

4. Зразки облікової документації за зверненнями громадян визначені Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

Усі звернення громадян, що оформлені належним чином та подані в установленому порядку, повинні прийматися та централізовано реєструватись у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для обробки на персональних комп'ютерах. Конверти, вирізки з них зберігаються.

Якщо питання, порушені в одержаному Міністерством зверненні, не входять до його повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ним за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той самий термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5. Особистий прийом громадян проводиться Міністром та його заступниками відповідно до встановленого графіка. Особистий прийом громадян проводиться регулярно в установлені дні та години. Графік затверджується Міністром та доводиться до відома громадян.

Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

Особи, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.

Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства здійснюється у загальному порядку, при потребі - за участю перекладача.

6. Особистий прийом громадян реєструється в журналі обліку особистого прийому громадян. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, до розгляду береться письмова заява. Письмові звернення, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації в службі діловодства Міністерства. Про результати розгляду заяви громадянину повідомляють письмово або усно (на його бажання).

З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, працівники структурних підрозділів Міністерства готують проекти відповідей і подають їх на розгляд відповідно Міністру або його заступникам.

7. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.