Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия* в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274**, являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение.

Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ СССР, определяются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР совместно с соответствующими министерствами и ведомствами СССР.

В настоящее время в стране насчитывается более 200 тысяч организаций - источников комплектования ГАФ СССР.

На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством СССР возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства, а именно:

- ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства;

- осуществление учета образующихся в их деятельности документов и формирование их в дела по согласованным с архивными учреждениями номенклатурам;

- обеспечение сохранности находящихся в делопроизводстве документов;

- проведение на основе методических рекомендаций Главархива СССР экспертизы ценности документов с целью отбора их в состав ГАФ СССР. Включенные в ГАФ СССР документы являются собственностью государства и находятся в ведении Главархива СССР;

- создание и организация работы ведомственных архивов (или возложение их функций на другие структурные подразделения и соответствующие лица) для временного хранения документов ГАФ СССР, находящихся в организации, до передачи их на государственное хранение в соответствии с установленными Положением о ГАФ СССР сроками ведомственного хранения;

- подготовка и передача в государственные архивы документов ГАФ СССР, сроки ведомственного хранения которых истекли. Эти документы передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научносправочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов, в том числе изготовление страховых копий, транспортировка документов, производятся силами и за счет средств организаций.

Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым поручается ведение архивного дела в организациях, выполняют важные общественно полезные функции.

В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством СССР и союзных республик, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы СССР, настоящими Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах.

В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного строительства Главархивом СССР разработаны "Основные правила работы ведомственных архивов". Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ СССР и подлежит государственному хранению.

Правила работы ведомственных архивов базируются на ленинских принципах архивного строительства и разработаны с учетом требований, предъявляемых к ведомственным архивам Положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, а также Законом СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры"*, на основе достижений советского архивоведения, изучения и обобщения передового опыта работы ведомственных архивов и отражают преемственную связь в работе государственных и ведомственных архивов. В них учтены изменения в работе ведомственных архивов, которые произошли после издания "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" (М., 1963).

Настоящие Правила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов.

В 1-м разделе определяются задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; характеризуются существующие виды ведомственных архивов.

Вопросы организации документов и делопроизводства в полном объеме изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД); целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами. Вместе с тем учитывая, что большое значение в работе ведомственных архивов имеет выполнение ими функций методического руководства организацией документов в делопроизводстве, основу которой составляют подготовка номенклатур дел и формирование дел, во 2-м разделе Правил рассматриваются в соответствии с современными требованиями вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел, а также порядок формирования дел.

Правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве изложены в разделе 3 Правил.

Вопросам непосредственной подготовки и передаче документов в ведомственный архив посвящен 4 раздел Правил. В разделе особое внимание уделено современным требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций.

В разделе 5 Правил изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении, исходя из их значения для практической деятельности ведомственных архивов изложены в самостоятельном разделе (Раздел 6). В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

Одной из основных задач ведомственных архивов является подготовка годовых разделов сводных описей дел организаций. Требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций, а также законченных описей дел устанавливаются 7-м разделом Правил.

В разделах 8 и 9 рассматриваются вопросы учета документов ведомственных архивов и создания научно-справочного аппарата, разработанные на основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. Наряду с используемыми в настоящее время учетными формами Правилами вводятся новые учетные формы, обеспечивающие государственный учет документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, в том числе учет особо ценных документов и страхового фонда их копий. В Правилах излагаются современные требования к научно-справочному аппарату документов ведомственных архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В разделе 10 изложены вопросы организации использования документов ведомственного архива, определены порядок, задачи и формы использования документов.

Впервые в Правилах работы ведомственных архивов рассматриваются вопросы классификации документов в пределах архивного фонда (Раздел 6), хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение (Раздел 11) и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов (Раздел 12).

Учитывая, что в Правилах излагаются только основные требования к работе в ведомственных архивах с документами личного происхождения, а также с особо ценными документами и страховым фондом копий особо ценных документов, в работе с этими категориями документов ведомственные архивы должны руководствоваться требованиями, установленными "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), указаниями Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР.

В 13-м и 14-м разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение и порядок приема-передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации.

К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил.

Отраслевые государственные фонды и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984).

Правила не отменяют изданных в последние годы учреждениями государственной архивной службы СССР инструкций и указаний по отдельным направлениям работы ведомственных архивов, которые следует применять с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами на документы, а также предусмотренная "Словарем современной архивной терминологии социалистических стран" (вып. 1, М., 1982).

Ведомственные архивы, хранящие кинофотофонодокументы, научно-техническую, картографическую, телеметрическую, машиночитаемую и другую специальную документацию, руководствуются настоящими Правилами в вопросах организации планирования, отчетности и методической работы с этими видами документов, а также в вопросах работы с относящейся к этим категориям документов управленческой документацией. Во всех остальных вопросах работа с указанными видами документации регламентируется специальными правилами Главархива СССР.

Настоящие Правила разработаны под руководством Главархива СССР работниками ВНИИДАД, НИЦТД СССР, центральных государственных архивов СССР, главархивов союзных республик, ряда министерств и ведомств.

Правила подготовлены к печати комиссией Главархива СССР в составе: Бедова Е.Н., Баклинской Г.Г., Добровской А.В., Драч Н.Ю., Елпатьевского А.В., Ивановой А.К., Ильичевой В.А., Климова В.И., Кузьминой Э.С., Кулыбиной В.А., Левшиной Р.Е., Матвеевой Е.А., Попова В.П., Силаевой З.А., Сиротинской И.П., Соколовой И.С., Солодовниковой Л.И., Стахановой В.П., Степановой Н.М., Цаплина В.В., Челлини Э.В.

В соответствии с Положением о ГАФ СССР документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности государственных, общественных, кооперативных организаций и имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, входят в состав ГАФ СССР и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

К документам ГАФ СССР относятся акты законодательства, управленческая, научно-техническая, картографическая, телеметрическая, машиночитаемая документация; кинофильмы, фотоснимки, звуко- и видеозаписи; научные, художественные, литературные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписка и иные категории документов.

В состав ГАФ СССР входит также создаваемый организациями страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР.

Для хранения документов ГАФ СССР и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки документов ГАФ СССР к передаче на государственное хранение организации образуют ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Правовой основой для создания ведомственных архивов является постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274.

Если в штатное расписание организации не введена должность заведующего архивом, то приказом руководителя организации из числа ее работников назначается лицо, ответственное за архив.

Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомственных архивах до передачи их на государственное хранение установлены Положением о ГАФ СССР (см. п. 13.1).

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов ГАФ СССР могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы только данной организации. В организациях, в процессе деятельности которых создаются кинофотофонодокументы, научно-техническая и машиночитаемая документация, могут создаваться, кроме архива управленческой документации, специальные архивы для хранения научно-технической документации (отделы, бюро, службы), для хранения кинофотофонодокументов (фильмотеки, фототеки, фонотеки) и архивы для хранения машиночитаемой документации (архивы вычислительных центров);

центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Главными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов ГАФ СССР на государственное хранение, в соответствии с требованиями, установленными Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы;

- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

1.3.1. Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции: принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным пп. 4.3.1 - 4.3.6 настоящих Правил, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения.

В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или междуведомственный архивы составляют и ведут списки организаций-источников комплектования. Список, одобренный ЦЭК (ЭК) организации и согласованный с ЭПК соответствующего архивного учреждения, утверждается руководителем организации.

1.3.2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов.

1.3.3. Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов.

1.3.4. Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив.

1.3.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов.

1.3.6. Подготавливает и в установленном настоящими Правилами порядке (см. разд. 13) передает на государственное хранение документы ГАФ СССР и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР. В этих целях:

1.3.6.1. Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

1.3.6.2. Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

1.3.6.3. Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.

1.3.7. Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

1.3.8. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:

1.3.8.1. Информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива, по поручению руководства организации осуществляет выявление документов;

1.3.8.2. Выдает в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале;

1.3.8.3. Исполняет запросы организаций и заявления граждан СССР по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

1.3.8.4. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

1.3.9. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы осуществляют также проверки в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях).

1.3.10. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т. п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

1.3.11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

1.3.12. Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе).

1.3.13. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

1.3.13.1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

1.3.13.2. Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Ведомственный архив в целях качественного комплектования документами ГАФ СССР контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе делопроизводства.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Единой государственной системой делопроизводства, нормативно-методическими документами Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы, а также соответствующими ведомственными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

2.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

2.1.2. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

2.1.3. Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

2.1.4. Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

2.1.5. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

2.1.5.1. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

2.1.5.2. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

2.1.5.3. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.

Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом* и утверждаются руководителем организации.

2.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

2.1.7. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

2.1.8. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

2.1.9. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

2.1.10. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

2.1.11. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т. д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т. п.)*.

2.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

2.1.13. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

2.1.14. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

2.1.15. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

2.1.16. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

2.1.17. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

2.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

2.1.19. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

2.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример: "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

2.1.21. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Пример: "Протоколы заседания ученого совета института".

2.1.22. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример: "Переписка с трестами о механизации строительных работ".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример: "Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно-технической пропаганды и обмена опытом работы".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример: "Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией".

2.1.23. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Пример: "Переписка с исполнительными комитетами областных Советов народных депутатов РСФСР о ходе строительства детских больниц";

- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Пример: "Переписка с филиалом института (г. Тула) о координации научно-исследовательских работ".

Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.

2.1.24. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Пример: "Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта".

2.1.25. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

2.1.26. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме (Приложение 2), согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов.

2.1.27. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

2.1.28. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

2.1.29. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

2.1.30. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

2.1.31. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.1.32. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.

2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12 - 25 - 05, где 12 обозначение структурного подразделения, 25 - условное обозначение вопроса по классификатору, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

2.1.37. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

2.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов*, а также документы, подлежащие возврату.

2.2.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации; при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

2.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа*;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, - в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

2.2.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

2.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

2.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

2.2.8. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т. д.), группировать в самостоятельные дела.

2.2.9. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

2.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

2.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т. д.

2.2.15. Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

3.1.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

3.1.1.1. К критериям происхождения относятся:

- роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования документов.

3.1.1.2. К критериям содержания относятся:

- значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

- значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

3.1.1.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:

- юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

- наличие резолюций, помет;

- особенности передачи текста;

- особенности материальной основы документа;

- особенности физического состояния документа.

3.1.2. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной службы СССР.

3.1.3. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.

В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.

Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно-республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.

3.2.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

- в ведомственном архиве: в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы) в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.2.3. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется в остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК)*.

3.2.4. ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.

3.2.5. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемого на основании соответствующего типового положения, утвержденного Главархивом СССР. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР.

3.2.6. Основными функциями ЦЭК (ЭК) организации являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

- подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т. п.);

- рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных дел;

- методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций*;

- организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций*.

3.2.7. В своей работе ЦЭК (ЭК) организации руководствуется Положением о Государственном архивном фонде СССР, требованиями ЕГСД, приказами и указаниями Главархива СССР, нормативно-методическими документами других учреждений государственной архивной службы, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, положениями о ЦЭК (ЭК).

При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности отдельных категорий документов привлекаются в качестве консультантов работники соответствующих учреждений государственной архивной службы СССР, а также специалисты из других организаций.

3.2.8. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив), а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК организации, по согласованию с соответствующим государственным архивом, может включаться его представитель.

Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из руководящих работников организации.

3.2.9. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

3.2.10. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

- об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

- об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

- об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

- об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР.

Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

3.3.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) организации и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

3.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики*, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК"* подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

3.3.4. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т. п.

3.3.5. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

3.3.6. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно-методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

3.3.7. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно-распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т. п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению*. Состав дублетных документов, оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим государственным архивом.

3.3.8. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

3.3.9. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.

Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы делопроизводства организации о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения руководителей структурных подразделений, как правило, в форме приказа или указания руководителя организации.

3.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Оформление и описание дел производится в соответствии с требованиями разделов 4 и 7 настоящих Правил.

3.4.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 3) производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

3.4.3. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1976 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1980 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 1982 года.

3.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

3.4.5. Учреждения государственной архивной службы СССР проверяют правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

3.4.6. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения, только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с требованиями настоящих Правил.

3.4.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или ведомственного архива в конторы Главного управления "Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и настоящих Правил.

4.1.1. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находились заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

4.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

4.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела*;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (Приложение 4);

- составление, в необходимых случаях (см. п. 4.1.21), внутренней описи документов дела (Приложение 5);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.1.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

4.1.6. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

4.1.7. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях (см. п. 4.1.21) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

4.1.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4.1.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

4.1.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

4.1.11. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

4.1.12. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

4.1.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

4.1.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их ведомственным архивом к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

4.1.16. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

4.1.17. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (Приложение 4). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

4.1.18. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

4.1.19. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

4.1.20. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

4.1.21. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

4.1.22. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 5), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лыцевой обложки дела.

4.1.23. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т. д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

4.1.24. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

4.1.25. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного учреждения (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем организации.

4.1.26. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

Пример: Главное архивное управление при Совете Министров СССР (Главархив СССР)

Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Главархива СССР.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

4.1.27. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Пример: Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 1990 года.

Том. 1. Промышленность.

Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 1990 года.

Том 2. Сельское хозяйство.

4.1.28. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Пример: Приказы с N 1 по N 125 Института по основной деятельности за 1985 год. Копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

4.1.29. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы).

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т. к. их даты отражаются в заголовках дел.

4.1.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т. д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

4.1.31. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

4.1.32. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

4.1.33. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

4.1.34. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Пример: 9 мая 1945 года.

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, в том случае если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Пример: 09.05.45.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Пример: (не ранее 1961 г.); (не ранее апреля - не позднее мая 1940 г.); (не ранее 25) июня 1958 г.; 15 (января) 1964 г.; 16 августа (1980 г.); (22 сентября 1952 г.?).

4.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.

4.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД и подразделов 2.2 и 4.1 настоящих Правил, составляются описи дел.

4.2.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

4.2.3. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу и иные однотипные дела;

- на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.);

- служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

4.2.4. В делопроизводстве описи указанных категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации (в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации*, заведенные в каждом календарном году или за выборный срок (на дела общественных организаций и выборных органов).

Примечание. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с ведомственным архивом на них может составляться одна опись (внутри же дела располагаются по годам их заведения).

4.2.5. Описи дел структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству организации, работниками службы делопроизводства организации или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством ведомственного архива.

4.2.6. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 6) и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описей дел структурных подразделений министерств и ведомств СССР, которые представляют в ведомственный архив описи дел через 2 года.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

4.2.7. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по их розыску*. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в ведомственный архив.

4.2.8. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

4.2.9. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- систематизация дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.

Как правило, систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Так, описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения N 5, числящихся по номенклатуре и заведенных в 1981 г., будут иметь номера: 5п-81, 5в-81 и 5л/с-81;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т. п.

4.2.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

4.2.11. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК), опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

4.2.12. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и одобрена.

4.2.13. На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, по согласованию с ведомственным архивом, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

4.2.14. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на ведомственный архив (лицо, ответственное за архив).

4.3.1. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

4.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (см. подраздел 3.3). Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива или по описям или по номенклатурам дел.

4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации (см. п. 12.3.1).

4.3.4. В период подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (см. п. 4.2.7).

4.3.5. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

4.3.6. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в ведомственный архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах и их топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из архива;

- учет документов (см. разд. 8), проверка их наличия и состояния;

- определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

5.1.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т. д.);

- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

5.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

5.1.3. Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

5.1.4. Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

5.1.5. Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:

- хранилище для хранения документов*;

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

- помещения для работы исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

5.1.6. Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

5.1.7. Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

5.1.8. Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

5.1.9. Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно-эпидемиологической станции.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

5.1.10. В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

5.1.11. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

5.1.12. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

5.1.13. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

5.1.14. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается:

- курение;

- применение электронагревательных приборов;

- хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

5.1.15. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим данным:

5.1.16. В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т. п.

5.1.17. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 7). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

5.1.18. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 + 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

5.1.19. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

5.1.20. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается:

- хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

- применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т. п.

5.1.21. В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

5.1.22. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.

5.1.23. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб. м).

5.1.24. Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

- не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;

- проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;

- следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;

- периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

5.1.25. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т. д., необходима дезинсекция всего хранилища.

5.1.26. При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документи, протираются водным раствором формалина (3 - 5 %) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5 %).

5.1.27. Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т. п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одно раза в месяц).

5.1.28. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:

- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;

- ширина проходов между стеллажами - 75 см;

- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

- расстояние между полками по высоте - 40 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т. п.) определяются размерами этих документов.

5.1.29. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

5.1.30. Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ.4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы*.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

5.1.31. Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

5.1.32. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

5.1.33. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т. д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т. д.).

5.1.34. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

5.1.35. Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:

- порядок и место эвакуации и укрытия документов;

- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;

- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;

- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

5.1.36. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.

5.2.1. Размещение в хранилищах дел ведомственного архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:

- создания оптимальных условий хранения для документов ГАФ СССР;

- ежегодного движения дел (прием и передача дел);

- оперативного использования документов.

В необходимых случаях ведомственный архив составляет план (схему) размещения документов в хранилищах.

5.2.2. Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

5.2.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

5.2.4. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

5.2.5. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках*.

Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: название организации и структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

Связки формируются толщиной не более 20 см.

5.2.6. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения.

Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.

5.2.7. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Помещения рекомендуется нумеровать буквенными индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

5.2.8. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические указатели: постеллажные (Приложение 8), а при большом количестве фондов - пофондовые (Приложение 9).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости ведомственным архивом может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

5.2.9. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

5.3.1. Дела выдаются из хранилищ:

- для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами;

- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений);

5.3.2. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:

- для работы в рабочей комнате (читальном зале) архива;

- во временное пользование вне архива: структурным подразделениям данной организации, организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.

5.3.3. Выдача дел для работы с документами в рабочей комнате (читальном зале) архива производится для работников другой организации или исследователей на основании письма соответствующей организации.

5.3.4. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

10 дней - для работников структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;

3 месяца - для работников других организаций.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.3.5. Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится ведомственным архивом на основании заказов на проведение этих работ.

5.3.6. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации (Приложение 10);

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение 11);

- заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т. п.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:

- выдачи дел в рабочие помещения организации;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел во временное пользование другим организациям.

5.3.7. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - в специально установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

5.3.8. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (Приложение 11), который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке организации): один остается в архиве, другой - выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в деле фонда в ведомственном архиве, выдававшем дела.

5.3.9. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.

Заказ оформляется в ведомственном архиве в 2-х экземплярах по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации (Приложение 11) и подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и бухгалтером. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации, куда переданы дела на реставрацию, переплет, копирование.

5.3.10. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела (Приложение 12).

5.3.11. При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель (Приложение 13), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается. Карты-заместители на возвращенные дела хранятся в ведомственном архиве до минования надобности.

5.3.12. Состояние дел, возвращаемых в ведомственный архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками ведомственного архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

5.3.13. При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность. В соответствии с этим подбирают и эксплуатируют транспортные средства внутри здания.

5.3.14. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте.

При транспортировке документы помещают в сумки, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

5.4.1. Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или в картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование) и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

5.4.2. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.

5.5.1. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:

- установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

- выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации;

5.5.2. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.

В ведомственных архивах с интенсивным использованием дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в ведомственном архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

- при реорганизации и ликвидации организации.

Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.

Итоги каждой проверки оформляются актом (Приложение 14) по каждому фонду отдельно. После утверждения акта руководителем организации по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2, и 8.6, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим архивным учреждением.

5.5.3. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумераций дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел и готовым записям в описях и сведениям в листах фондов.

5.5.4. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (Приложение 15), затем в акте проверки.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается.

5.5.5. Дела, выданные в читальный зал и структурные подразделения организации, рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, по книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).

Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

5.5.6. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело данного фонда.

Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

5.5.7. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

- подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

- изымать и изолировать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

- изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела постоянного хранения помещаются вслед за учтенными делами постоянного хранения, аналогично помещаются неучтенные дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- составлять на каждое необнаруженное дело карточку (Приложение 16); карточки учета необнаруженных дел включаются в картотеку необнаруженных дел;

- изымать и изолировать поврежденные биологические вредителями дела и немедленно докладывать об этом заведующему архивом, который в свою очередь информирует и руководителя организации.

5.5.8. При проверке наличия и состояния дел, документы которых не подшиты ввиду (e художественной ценности или по иным причинам и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов и листов дела со сведениями внутренней описи. Итоги проверки фиксируются в листе проверки, где в графе "Примечание" указываются номера описей и дел, в которых отсутствуют листы, и номера этих листов.

5.5.9. По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

5.5.10. В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

5.5.11. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается работниками, приводившими проверку, и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда (Пример: Акт N 1 проверки фонда N 10; Акт N 1 проверки фонда N 12) и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

5.5.12. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

- изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

- организовать розыск необнаруженных дел в структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в ведомственный архив;

- проверить дела находящихся рядом фондов, т. к. необнаруженные дела могут быть неправильно подложены;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

5.5.13. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается сделавшим ее работником с указанием должности и даты записи.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке.

В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

5.5.14. Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

- акты о выделении документов и дел к уничтожению;

- акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 17);

- акты о неисправимых повреждениях дел (Приложение 18);

- акты передачи дел в другие ведомственные архивы и организации.

5.5.15. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются руководителем организации.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

5.5.16. По результатам проверки наличия и состояния дел необходимо принять меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов (см. пп. 5.4.1 и 5.4.2).

5.5.17. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

5.6.1. Ведомственный архив по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива, источником комплектования которого он является, проводит выявление особо ценных документов ГАФ СССР. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;

- выявление дел по описям;

- непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с государственным архивом. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, которые отражают основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".

5.6.2. На выявленные дела, содержащие особо ценные документы, составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации, в составе которой функционирует ведомственный архив.

После утверждения перечней все особо ценные дела подлежат учету.

5.6.3. Учет особо ценных дел в ведомственном архиве ведется по всем основным учетным документам архива, за исключением книги учета поступления и выбытия документов и дел в ведомственный архив (см. п. 8.2.2).

5.6.4. Главным учетным документом особо ценных дел является опись особо ценных дел, которая составляется по установленной форме (Приложение 19).

5.6.5. Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд в 4-х экземплярах по мере выявления таких дел. Она может составляться на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных дел. Нумерация дел в описи может продолжаться до любого четырехзначного числа по договоренности с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись. Дела вносятся в опись в порядке номеров описей и дел. К описи составляется титульный лист (Приложение 19). При передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.

5.6.6. Учет описей особо ценных дел ведется в листах соответствующих фондов (Приложение 29). К номерам описей дел, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.7. В годовом разделе сводной описи дел (Приложение 26), содержащем особо ценные дела, напротив заголовка каждого такого дела в графе "Примечание" проставляется отметка "ОЦ". Количество особо ценных дел оговаривается в конце итоговой записи к разделу по следующей форме: "В том числе ОЦД (особо ценные дела) N 7, 11, 15, 25. Всего 4 (четыре) дела". Аналогичная запись делается и в конце итоговой записи законченной описи.

5.6.8. В списке фондов (Приложение 28) к номерам фондов, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.9. Учет особо ценных дел в листе фонда (Приложение 29) осуществляется по описям, содержащим такие дела. Для этого в графах 5, 6, 8, 11, 15 указывается (при наличии таких дел) через дробь (знаменателем) их количество с добавлением индекса "ОЦ", которое отражено и в итоговой записи к описи. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи, указанный числителем, не влияет, т. к. эти дела уже учтены в общем объеме дел.

5.6.10. Особо ценные дела хранятся обособленно от остальных дел в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.

5.7.1. На особо ценные документы ГАФ СССР организации создают страховые копии. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет ведомственный архив.

5.7.2. Совокупность страховых копий особо ценных документов, хранящихся в ведомственном архиве, представляет собой страховой фонд особо ценных документов.

Страховая копия документа на бумажной основе - это негативный микрофильм первого поколения, изготовленный непосредственным фотографированием документа на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке и в дальнейшем именуемый "микрофильм страхового фонда".

5.7.3. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, он неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.

5.7.4. Одновременно с созданием страхового фонда рекомендуется изготавливать и передавать вместе со страховым фондом в государственный архив комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов особо ценных документов и организации работы по их использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Фонд пользования состоит из 2-х позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения и предназначенных для использования.

5.7.5. Очередность страхового копирования документов определяется сроками передачи документов на госхранение, а также информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов (дел), одновременно подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередному копированию подлежат фонды (дела), документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.

5.7.6. За единицу учета страхового фонда копий особо цепных дел принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.

5.7.7. Учет страхового фонда ведется по:

- книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 20);

- описям страхового фонда (Приложение 21).

5.7.8. Записи в книге учета поступления и выбытия страхового фонда производятся по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступления и выбытия единицам учета страхового фонда присваиваются порядковые номера.

5.7.9. Опись страхового фонда составляется в 4-х экземплярах. Три экземпляра передаются со страховыми копиями в государственный архив, один остается в ведомственном архиве.

Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования и заказа на изготовление копий.

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке.

В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до любого четырехзначного номера, по согласованию с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись.

Перенумерация страховых копий запрещается.

Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включенных в раздел единиц учета страхового фонда и количество скопированных дел за год. В итоговой записи также указывается (при изменении объемов) нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел ведомственного архива.

5.7.10. Описи страховых копий рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и после их одобрения направляются в 4-х экземплярах на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения. После их утверждения три экземпляра описей возвращаются в ведомственный архив, а первый экземпляр описей в качестве контрольного передается в соответствующий государственный архив.

5.7.11. Подготовка дел к передаче на страховое копирование включает:

- выемку дел;

- сверку исковых данных и заголовков дел с описью;

- проверку правильности подбора и нумерации листов дел и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;

- оформление передачи дел.

5.7.12. При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, требующими физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки.

5.7.13. Сверка поисковых данных дела с описью предполагает проверку правильности оформления обложки. При наличии больших исправлений обложка дела должна быть переоформлена.

5.7.14. При проверке правильности подбора и нумерации листов дел обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.

5.7.15. При микрофильмировании, как правило, дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с ведомственным архивом при полной невозможности микрофильмировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается заново.

5.7.16. Передача дел на страховое копирование оформляется специальным заказом.

5.7.17. Заказ, оформляемый на каждую партию документов, передаваемых на страховое копирование, должен содержать сведения о номерах и названиях фондов, номерах описей и дел, количестве листов и страниц в каждом деле.

Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед копированием дел, включенных в данную опись).

5.7.18. При приеме дел и изготовленных копий ведомственным архивом проверяется:

- идентичность количества и состава возвращаемых дел;

- наличие акта технического состояния страховых копий;

- полнота исполнения заказа и качество читаемости текста (по позитивам).

Одновременно в заверительной надписи каждого дела делается отметка о микрофильмировании дела.

6.1.1. Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, в который передаются хранящиеся в нем документы*.

6.1.2. Комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения, организации или предприятия**, независимо от того, являются ли они юридическими лицами или нет, составляет их документальный фонд.

Часть документального фонда организации, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

6.1.3. Видами архивного (документального) фонда являются: фонд организации и коллекция.

Архивным (документальным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одной организации.

Коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

В ведомственном архиве могут создаваться объединенные архивные (документальные) фонды***, состоящие из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические и (или) логически обусловленные связи.

6.1.4. Работа по фондированию документов в ведомственном архиве осуществляется при отборе документов для передачи на государственное хранение.

Примечание. Работа по фондированию документов осуществляется, и в делопроизводстве организации в процессе формирования и отбора дел для передачи в ведомственный архив, и в государственном архиве при исправлении ошибок фондирования в ведомственном архиве, а также при необходимости создания объединенных фондов (коллекций) и при переработке описей.

6.1.5. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации и проводится на основе изучения документов организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации-фондообразователя.

6.1.6. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

- входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

- копии (отпуски) исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

- документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию организации, которое указано в документе, по подписи автора;

6.1.7. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др.) составляют один фонд.

6.1.8. Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации-преемника;

- личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

6.1.9. В случае обнаружения ошибочно включенных в фонд документов они должны быть выделены и присоединены к тому фонду (тем фондам), к которому (которым) они относятся.

6.1.10. Один и тот же фонд организации составляют документы:

- до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности, а выразилась в расширении или сужении ее задач и компетенции;

- до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т. п.;

- до и после полного или частичного изменения в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом, изменения административно-территориального деления, перемещения из одного района в другой и т. д.;

- временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями.

6.1.11. Разные фонды составляют материалы:

- союзного министерства (комитета, главного управления) и созданного на его базе в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

- республиканского министерства (комитета) и созданного на его базе союзного министерства;

- центрального органа государственной власти и государственного управления автономной республики и союзной республики, если последняя создана в результате преобразования автономной республики в союзную;

- центрального органа государственной власти и государственного управления союзной и автономной республики, если последняя создана в результате преобразования союзной республики в автономную.

6.1.12. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит.

6.1.13. Каждому фонду (коллекции), поступившему в ведомственный архив, присваивается название и номер.

Название фонда соответствует официальному названию фондообразователя.

6.1.14. Хронологическими границами фонда являются:

- фонда организации - официальные даты образования и ликвидации организации;

- объединенного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав фонда;

- коллекции - даты самого раннего и позднего документа в составе коллекции.

6.1.15. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника и т. д.

6.1.16. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые фонды.

6.1.17. Если при изменении границ республик или административно-территориальных единиц (краев, областей и т. п.) сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы (округа, районы, аймаки, территории сельсоветов и т. п.), то документы их органов власти и органов управления до и после изменения границ республик и административно-территориальных единиц составляют единые фонды.

6.1.18. Документы органов государственной власти и органов государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют единые фонды.

6.1.19. Документы территориальных объединений, общественных организаций (профессиональных, научных, культурно-просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения административно-территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления.

6.1.20. Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т. п. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые фонды.

6.1.21. Документы органов административно-хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и ликвидация которых не зависят от изменения административно-территориального деления, составляют единые фонды.

6.1.22. Документы организации, временно прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, являются единым фондом.

6.1.23. Документы организации, образованной с тем же названием, под которым существовала ликвидированная ранее организация, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд, если организация получила функции, отличные от функций ликвидированной организации.

Пример: Документы Министерства радиотехнической промышленности СССР, существовавшего до 1957 г., и документы Министерства радиопромышленности СССР, созданного в 1965 г., составляют разные фонды.

6.1.24. При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой организации составляют отдельные фонды.

Пример: В связи с разделением в 1946 г. Народного Комиссариата нефтяной промышленности СССР на Наркомат нефтяной промышленности восточных районов СССР и Наркомат нефтяной промышленности южных и западных районов СССР документы двух созданных наркоматов составляют новые фонды.

6.1.25. Переименование организации или частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства в другое, изменение подчиненности организации внутри ведомства, ее местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные фонды.

6.1.26. Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральное, краевое, областное и т. п.) не является основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Пример: Единый фонд составляют документы Ленинградского областного исполнительного комитета до и после выделения из территории Ленинградской области новых областей (Новгородской и Псковской).

6.1.27. Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для разделения ее документов на два (или несколько) фонда.

Пример: Документы Министерства легкой промышленности СССР после выделения из него Министерства текстильной промышленности СССР (с 1946 г. по 1948 г. и с 1955 г. по 1956 г.) составляют один фонд.

6.1.28. Объединенные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций;

Пример: Всесоюзные строительно-монтажные тресты, машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему организаций;

Пример: Министерство и его всесоюзные промышленные объединения (главные управления) или Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему организации;

- организаций, связанных между собой объектом деятельности;

Пример: Московская железная дорога (управление, дистанции и др. организации);

- органов государственной власти и государственного управления и состоящих при них организаций;

Пример: Облисполком и его отделы;

- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

Пример: Министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяйственных продуктов.

6.1.29. Образование объединенных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), пересоставление учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и пересистематизацию дел и пересоставление описей.

6.1.30. Название объединенного фонда может состоять из:

- обобщенного названия включенных в него фондов;

Пример: Научно-исследовательские учреждения ветеринарной санитарии.

- названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций;

Пример: Министерство медицинской промышленности СССР и его главные управления.

Конкретные названия всех организаций, документы которых вошли в объединенный фонд, приводятся в учетных документах.

6.1.31. Коллекция может поступить в ведомственный архив в виде уже сложившихся комплексов документов или образовываться в архиве из отдельных, разрозненных документов или сложившихся групп документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

6.1.32. Если документы когда-то поступившей или образованной коллекции без ущерба для использования можно распределить по соответствующим фондам, то коллекция может быть расформирована.

6.1.33. В названии коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель (организация, в том числе - ведомственный архив).

6.1.34. Создание коллекций, а также их расформирование проводится ведомственным архивом только по согласованию с государственным архивом.

6.2.1. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

6.2.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией.

6.2.3. Систематизация дел фонда проводится и ведомственном архиве при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Примечание. Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к передаче в ведомственный архив.

6.2.4. Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда*;

6.2.5. Схема систематизации архивного фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации архивного фонда может отражать структуру фондообразователя, функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

6.2.6. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического;

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

6.2.7. Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

6.2.7.1. Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации с учетом дальнейшего пополнения документов этого фонда и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-структурной схеме они группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

6.2.7.2. Структурно-хронологическая схема систематизации архивного фонда применяется для систематизации дел в фонде организации, имевшей стабильную структуру. При систематизации дел по структурно-хронологической схеме они группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

6.2.8. При систематизации дел фонда организации с часто менявшейся структурой применяются хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации архивною фонда.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т. д.) или по классификатору организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем - по хронологическому признаку.

6.2.9. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы архивного фонда применяются при систематизации дел небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

6.2.10. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации архивного фонда применяются для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

6.2.11. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами конкретного архивного фонда, а также для создания наиболее удобной в целях использования документов системы их организации.

6.2.12. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

6.2.13. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т. д.

В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

6.2.14. Систематизация документов коллекции определяется ее тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением групп в алфавитном порядке названий организаций (фамилий авторов).

В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документов.

6.2.15. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по значимости этих подразделений.

Принадлежность дела к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.

6.2.16. Принципы группировки и расположения документов в деле изложены в подразделе 2.2 настоящих Правил.

В ведомственном архиве на основе описей дел структурных подразделений и общественных организаций (см. подраздел 4.2) составляются годовые разделы сводных описей дел всей организации*.

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей ведомственного архива является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

7.1.1. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

7.1.2. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

7.1.3. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об утрате дел структурных подразделений, общественных организаций, или при отсутствии указанных справок (см. пп. 4.2.7, 4.3.4) ведомственным архивом совместно со службой делопроизводства и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов ведомственным архивом составляется акт недостачи дел, который утверждается руководителем организации.

Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в службе делопроизводства и ведомственном архиве и по одному экземпляру передается в ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел, для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЦЭК (ЭК) и ЭПК.

7.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в пп. 4.2.7 - 4.2.9 настоящих Правил. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела N ", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу (см. п. 7.1.10).

7.1.5. Заголовки дела включают в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (см. подраздел 6.2.).

7.1.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (Приложение 22). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения (п. 4.2.8).

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, наличии микрофотокопий документов дела, особенностях физического состояния дела и т. п.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

7.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (см. подраздел 7.2), при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.

7.1.8. В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью (в круглых скобках) указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т. п.), наличие особо ценных дел в описи (их номера). Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи, и заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив).

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется новая итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения (см. п. 7.1.17) допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

7.1.9. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

7.1.10. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив).

7.1.11. Если годовой раздел сводной описи дел является сложным по структуре и содержанию, то к нему составляются указатели. Целесообразность составления указателя(лей) к разделу и вид(ы) указателя(лей) определяются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Составляются указатели, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

7.1.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи (в случае необходимости могут приводиться и номера дел).

7.1.13. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

7.1.14. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на отдельном листе-заверителе описи дел (Приложение 23) заверительная надпись к годовому разделу, в ней указывается общее количество листов раздела и справочного аппарата и особенности (ошибки) нумерации. Заверительная надпись составляется и подписывается составителем раздела.

7.1.15. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах. Оформление описи должно соответствовать требованиям ГОСТов по оформлению документов с постоянным сроком хранения.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

7.1.16. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. После рассмотрения и одобрения ЦЭК (ЭК) организации годового раздела в конце раздела ставится гриф "Одобрено" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

7.1.17. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения ведомственным архивом представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи дел не позднее, чем через 2 года (а центральным архивом министерства, ведомства СССР (центральным отраслевым архивом при министерстве (ведомстве) СССР) через 4 года) после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

7.1.18. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения и руководителем организации и хранятся в ведомственном архиве до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

7.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (см. п. 7.1.7), считаются законченной описью.

Количество заголовков дел в законченной описи может быть несколько меньше тысячи, так как каждый годовой раздел сводной описи дел имеет самостоятельное оформление (см. пп. 7.1.8 - 7.1.17) и все заголовки дел, составляющие раздел, должны быть включены только в одну законченную опись.

В случае необходимости передачи дел на государственное хранение по годовым разделам сводных описей дел постоянного хранения, валовая нумерация которых не достигает тысячи, по согласованию с соответствующим государственным архивом, опись также может считаться законченной.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

В выборных организациях, работающих по созывам и имеющим небольшой объем дел (до 200), ежегодно образующихся, опись дел постоянного хранения, заведенных за созыв, является законченной.

7.2.2. Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться. Как правило, она осуществляется в соответствии с хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений и общественных организаций.

7.2.3. Каждой законченной описи присваивается номер (см. п.

8.2.6.2)

7.2.4. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел; к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (Приложение 23) к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (см. пп. 7.1.8 и 7.1.14).

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

7.2.5. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (Приложение 24).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т. д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

- крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

7.2.6. При составлении титульного листа законченной описи необходимо учитывать следующее:

- название фонда организации пишется в виде официального названия организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;

- если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

7.2.7. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

7.2.8. В оглавлении к законченной описи перечисляются:

- предисловие (общее) и дополнение к предисловию к каждому годовому разделу описи;

- названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи);

- названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) и проставляются номера листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

7.2.9. При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (см. п. 7.1.10).

Для составления предисловия к законченной описи используются законодательные источники, официальные издания организации, ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, документы фонда, учетные документы и научно-справочный аппарат архива.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем, с указанием должности и даты составления, и заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив).

Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

7.2.10. Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то их целесообразно объединять (по видам) в один указатель и помещать его в конце законченной описи, при этом указатели к годовым разделам изымаются.

7.2.11. Список сокращенных слов к законченной описи составляется на основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющим опись (см. п. 7.1.13). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.

7.2.12. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

7.3.1. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций.

7.3.2. Порядок внесения заголовков дел временного (свыше 10 лет) хранения в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.2 - 7.1.4 раздела.

7.3.3. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (Приложение 25). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.6, 7.1.8 и 7.1.14 раздела.

7.3.4. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

7.3.5. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются оглавление, список сокращенных слов, порядок составления которых аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.12 и 7.1.13 раздела.

7.3.6. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем (Приложение 25).

7.4.1. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций.

Документы по личному составу постоянного хранения включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (см. п. 7.1.1.).

7.4.2. Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.2 - 7.1.4 раздела.

7.4.3. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (Приложение 26). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.6 - 7.1.8 и 7.1.14 раздела.

7.4.4. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

- акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т. п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

7.4.5. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов, порядок составления которых аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.11 - 7.1.13, 7.2.8, 7.2.10 и 7.2.11.

7.4.6. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

7.4.7. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 7.2.1 - 7.2.6, 7.2.11 - 7.2.12 раздела. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (Приложение 24).

7.4.8. Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, при этом годовые разделы сводных описей дел по личному составу визируются начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), и подлежат рассмотрению ЭК организации. После одобрения их ЭК они утверждаются руководителями организаций.

7.4.9. Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (рационализаторские дела, научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т. п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения, указанным в подразделах 7.1 и 7.2 раздела. Дела систематизируются в данных годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

Описание служебных ведомственных изданий проводится в соответствии с действующими правилами описания печатных изданий.

8.1.1. Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, страховые копии особо ценных документов, фонд пользования (при наличии), а также описи дел.

8.1.2. Учет документов в ведомственном архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве и в государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, в преемственности форм учета и основных сведений о составе и содержании документов.

8.1.3. В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам (объединенным фондам), коллекциям, единицам хранения (делам).

8.1.4. В ведомственном архиве в обязательном порядке осуществляется централизованный учет документов, а при наличии нескольких хранилищ - и учет документов по каждому хранилищу.

8.1.5. Учет особо ценных дел и страхового фонда осуществляется в ведомственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 5.6.3 - 5.6.10 и 5.7.6 - 5.7.10 настоящих Правил.

8.1.6. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

8.2.1. Учет документов в ведомственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого ведомственного архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются ведомственным архивом.

8.2.2. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:

- книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 27) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 20) - для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования*;

- список фондов (Приложение 28) - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;

- лист фонда (Приложение 29) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- описи дел (Приложения 6, 22, 25, 26) - для поединичного и суммарного учета дел;

Примечание. Учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел.

- опись особо ценных дел (Приложение 19) - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел*;

- описи страхового фонда документов (Приложение 21) - для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов*;

- утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется лист-заверитель дела (Приложение 4), а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения (см. пп. 4.1.21) и в делах по личному составу составляются внутренние описи документов (Приложение 5). На каждый фонд ведется дело фонда.

8.2.3. Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в ведомственных архивах, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (Приложение 30).

8.2.4. Книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 27) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 01.01. каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в ведомственном архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива и ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ведомственном архиве, хранящем два и более фондов. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т. д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Примечание. Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.

Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 книги делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах книги.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел.)

8.2.5. Список фондов (Приложение 28) ведется в ведомственном архиве, хранящем документы двух и более фондов.

Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в ведомственный архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на государственное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Все предыдущие и последующие названия приводятся в листе фонда и карточке фонда. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием объединенного фонда.

Пример: "Внешкольные учреждения... отдела народного образования". Названия организации, которые вошли в данный объединенный фонд, приводятся в листе фонда и карточке фонда.

Между названиями фонда оставляется свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года, в которой указываются количество хранящихся фондов, количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

8.2.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел достигается составлением итоговой записи к описям (см. пп. 4.2.10 и 7.1.8).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Пример: "Дела с N 5 по N 10 выбыли по акту передачи от 05.07.81 N 7". Затем составляется новая итоговая запись к описи. При выбытии дел из описи в графе "Примечание" на уровне строки каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".

Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам (см. п. 7.2.4 настоящих Правил). По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется. В ней указывается: "В опись N 2 за 1980 - 1985 гг. внесено 20 (двадцать) дел с N 250 по N 269. Литерные номера 251-а, 256-а, пропущенные номера 258, 261".

Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому (части), а к последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам (частям).

8.2.6.1. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел организации, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.

Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

В переработанных описях структурных подразделений после итоговой записи указывается: "Опись переработана, см. годовой раздел сводной описи N 3 за 1979 г.". Запись подписывается лицом, сделавшим отметку, с указанием должности и даты записи. Если при переработке описи дела объединялись, то в графе "Примечание" против таких дел указывается: "Объединено с N 16 оп. 3 за 1979 год".

Переработанные описи снимаются с учета в связи с выбытием из них дел.

8.2.6.2. Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.

Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию (см. п. 7.2.3). Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.

К номерам законченных описей дел по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам законченных описей временного (свыше 10 лет) хранения - индекс "в".

Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.

Пример: 1сп-81; 3сп-83.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается.

8.2.6.3. Учетным документом для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, является заменяющая опись сводная номенклатура дел организации, в которой делается итоговая запись.

Номенклатуре присваивается номер, состоящий из индекса "Нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура дел.

Пример: Нв-81; Нв-83.

8.2.6.4. Описи и заменяющие их номенклатуры дел хранятся отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.

8.2.7. Лист фонда (Приложение 29) заводится при первом поступлении фонда.

Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:

- если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ";

- в графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится;

- в графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве;

- в графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Эта графа заполняется следующим образом:

- для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются крайние даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд;

- для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

8.2.7.1. В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

- описи структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел организации;

- номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел;

- акта приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

- акта о выделении к уничтожению дел;

- акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акта о неисправимом повреждении дел;

- акта проверки наличия и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел. В таком случае в графе 2 (2. Учет описанных документов) листа фонда указывается номер переработанной описи, по которой документы были учтены при поступлении (Пример: "4сп-79"), а в графе 7 - номер описи, в которую включен годовой раздел сводной описи дел, в который включены документы после переработки.

Пример: годовой раздел сводной описи N 3 за 1979 г.

8.2.7.2. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи дел или в законченную опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организаций, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения (см. пп. 2 и 8.6 акта) вносятся только после согласования акта с соответствующим архивным учреждением (см. п. 5.5.15).

8.2.7.3. Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях:

- если он неисправимо поврежден;

- если объединенному архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав.

В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается: "продолжение, ф. N лист 2". На первом листе делается ссылка "см. продолжение л. 2 (3, 4 и т. д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом.

8.2.7.4. Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами. Если листы хранятся в нескольких папках, то они нумеруются в валовом порядке. В каждой папке на отдельном листе составляется заверительная надпись по форме: "В папке (N) хранятся листы 26 фондов с N 20 по N 45. Листы фондов N имеют продолжения". Заверительная надпись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности и даты. При изменении состава листов фондов, хранящихся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом предыдущая только зачеркивается, но из папки не изымается.

8.2.8. Карточка архивного фонда (Приложение 30) составляется в двух экземплярах после заполнения списка фондов и листа фонда при первом поступлении дел фонда постоянного хранения в ведомственный архив. Один экземпляр представляется в соответствующие учреждение государственной архивной службы, второй - остается в организации для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в ведомственном архиве. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве организации-фондообразователя. В графах "Крайние даты каждого названия фонда" и "Название фонда" указываются все переименования и изменения в подчиненности организации.

На оборотной стороне в первой графе на 01.01. каждого года приводятся данные о составе и объеме документов фонда на 01.01. года, следующего за годом поступления фонда в архив.

Дата отправления карточки фонда в архивное учреждение записывается в листе фонда.

8.2.9. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка (см. пп. 9.5.1 - 9.5.5), схема систематизации фонда (см. подраздел 6.2), методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы ведомственного архива.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в ведомственном архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фондов, создаваемые в делопроизводстве и архиве организации. Состав научно-справочного аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА ведомственного архива входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.

В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА может разрабатываться его схема, которая согласовывается с соответствующим государственным архивом.

Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно-регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

При создании этих видов НСА целесообразно пользоваться описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

В случае необходимости создания справочников к делам временного (до 10 лет) хранения следует использовать делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими описи.

9.2.1. Картотека (каталог) является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки (каталога).

9.2.2. Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.

Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документация и т. д.).

9.2.3. Картотеки могут полностью создаваться в ведомственном архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в ведомственный архив вместе с документами.

В последнем случае в ведомственном архиве производится обработка поступивших в архив картотек*. Она включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.

9.2.4. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов ведомственного архива могут создаваться предметные, предметно-тематические и другие картотеки.

В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметной картотеки являются именная, географическая картотеки, картотека по истории организаций и т. д.

Картотека по истории организаций создается, как правило, в центральном, центральном отраслевом, объединенном ведомственном архиве, имеющим большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций отрасли (системы), передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В предметно-тематической картотеке карточки группируются внутри тем по предметному признаку.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

9.2.5. Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

9.2.6. В архивах, хранящих значительное количество фондов, для быстрого поиска информации составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат дел.

Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Пример: базы, заводы, конторы и т. д.

9.2.7. При наличии в ведомственном архиве нескольких картотек они могут объединяться в каталоги (предметно-тематические, систематические и др.).

Указатели в ведомственном архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в них (см. пп. 7.1.11 и 7.2.10).

9.4.1. Обзор документов - архивный справочник информационного характера о составе и содержании документов одного или нескольких фондов. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

9.4.2. Обзор состоит из характеристики организаций-фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата.

Схема построения обзора может быть: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая и др.

9.4.3. Информация о документах в обзоре дается в виде групповых и индивидуальных аннотаций.

В групповых аннотациях информация представляется в обобщенной форме с указанием разновидности документов, их авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема документов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных документов.

Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.

9.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят: титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и для тематических обзоров список фондов, информация о которых включена в обзор.