1. Нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися. Ця вимога грунтується на ст. 98 Закону України "Про нотаріат", згідно з якою нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

2. На підставі п. 6 ст. 36 Закону України "Про нотаріат" приватні нотаріуси не можуть засвідчувати справжність підпису на документах, призначених для дії за кордоном, та посвідчувати доручення для цієї мети. Разом з тим, приватні нотаріуси не обмежені в праві засвідчувати вірність копій документів, укладати інші, крім доручень, угоди, видавати свідоцтва тощо.

3. Дипломатичні представництва, консульські установи іноземних держав в Україні, відповідно до укладених нею договорів (конвенцій) і норм міжнародного права, мають певні привілеї та імунітети і знаходяться під юрисдикцією (компетенцією) країни, яку вони представляють, тобто на них поширюються норми національного законодавства держави, що їх акредитувала (створила).

4. Як правило, документи, складені з додержанням вимог іноземного права, своєю незвичною юридичною термінологією і використанням юридичних формул суттєво відрізняються від документів, прийнятих у правовому обігу України. Зокрема, вони можуть мати незвичні заголовки (наприклад афідевіт, сертифікат, ретейнер, повноваження, дід тощо), містити

Афідевіт - письмова урочиста заява

Сертифікат - свідоцтво, посвідчення, довідка

Декларація - заява

Повноваження - доручення

Ретейнер - попередній договір про оплату

Статутна декларація - урочиста заява

Дід (документ за печаткою) - одностороння угода про відчуження нерухомості, передача абсолютного права власності на нерухомість твердження, що громадянин, який робить заяву, урочисто підтверджує правильність своїх тверджень, форма і умова угод - не співпадати з вимогами українського права тощо. Так, невідомим для українського законодавства є договір про спадкування, укладений спадкодавцем з одним чи кількома особами, уповноваженими на одержання майна спадкодавця після його смерті; документ про дарування майна, що знаходиться за межами України, оформлений як одностороння угода; у відношенні себе особисто представник може бути уповноважений на укладення угоди від імені особи, яку він представляє і т. інш.

Відрізняються документи і за своїм змістом. Наприклад, призначене для вчинення дій за кордоном доручення, може включати невідомі українському праву повноваження на здійснення суб'єктивних прав: на продаж фірм з усіма її атрибутами, промислового підприємства тощо. Можливе укладення спадкоємцем договору з майбутнім спадкодавцем про відмову від спадщини.

Дозволяється засвідчувати справжність підпису громадянина на будь-яких заявах, документах, необхідних для подання до суду або до іншої компетентної установи іноземної держави для підтвердження обставин, право посвідчення яких за законодавством України належить лише державному органові (час народження, смерті, укладення шлюбу, факт родинних відносин тощо).

5. У разі звернення громадян, підприємств, установ і організацій щодо оформлення документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен сприяти здійсненню їх прав та захисті законних інтересів (ст. 5 Закону України "Про нотаріат" та роз'яснити, що вони вправі звернутися за правовою допомогою до адвокатських об'єднань та адвокатів, які спеціалізуються з питань міжнародного права (Укрінюрколегія, Міжнародна адвокатська компанія Бі.Ай.Ем., Спеціалізоване об'єднання адвокатів з іноземних справ "Українська Правнича Колегія" тощо).

6. До числа найбільш поширених документів, призначених для дії за кордоном, відносяться різного роду довідки, зокрема:

органів РАГС; (додатки N 1-14)

про те, що особа не притягалась в Україні до кримінальної відповідальності, не перебувала під судом і слідством; (додаток N 15)

з місця проживання (форма N 3 - неповна); (додаток N 16)

медична довідка (форма N 082-у); (додаток N 17)

про підтвердження громадянства; (додаток N 18)

з місця роботи; (додаток N 19)

з місця навчання тощо. (додаток N 20)

На вимогу акредитованих в Україні дипломатичних представництв, консульських установ іноземних держав нотаріусами в межах їх компетенції можуть оформлятись:

дозволи батьків на укладення шлюбу їх сина (доньки) з іноземцем; (додаток N 21)

дозволи на постійне місце проживання за кордоном; (додаток N 22)

дозволи батьків на тимчасовий виїзд неповнолітніх дітей за кордон; (додаток N 23)

дозволи (у вигляді заяви) батьків на усиновлення їх дітей і переміну прізвища, ім'я та по батькові і т. інше. (додаток N 24)

В тексті, оформлюваних нотаріусом документів, наприклад доручення, заява, нотаріусом вказується Посольство або компетентні органи країни, до якої звертається заінтересована особа, (додаток N 27)

При підготовці документів організаціями фондами, які займаються оформленням документів для виїзду на відпочинок за кордон неповнолітніх дітей, складаються та посвідчуються в нотаріальному порядку довідки-списки про групи дітей з супроводжуючими. Тобто нотаріус повинен посвідчувати підпис директора організації, фонду. (додаток N 25)

Відповідно до вимог законодавства окремих іноземних країн нотаріально оформлені документи такі як заяви, довідки, доручення після нотаріального посвідчення мають пройти консульську легалізацію в оригіналі, після чого робиться його переклад, який також підлягає консульській легалізації.

Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання. При посвідченні угод за участю іноземних громадян обов'язково їх громадянство.

Документи, які були видані органами РАГСів після 80-го року, такі як:

свідоцтво про народження;

свідоцтво про смерть;

свідоцтво про укладення шлюбу;

свідоцтво про розірвання шлюбу;

свідоцтво про встановлення батьківства;

свідоцтво про переміну прізвища, ім'я та по батькові;

довідка про сімейний стан, (додаток N 1, 2) повинні пройти легалізацію через управління юстиції в областях і в Міністерстві закордонних справ в оригіналі, і вже після цього нотаріус може засвідчити вірність копії і перекладу цих документів.

7. Документ, призначений для дії за кордоном, викладається українською мовою. На прохання громадян може бути оформлений його переклад на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу.

Переклад може оформлятися двома способами.

Текст перекладу може бути викладений окремо від тексту документа. В такому випадку перекладається весь текст документа, включаючи посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою про засвідчення вірності перекладу нотаріусом, якщо він володіє відповідною мовою, або про засвідчення справжності підпису перекладача. Переклад, що зроблено на окремому аркуші, пришивається до документа і скріплюється підписом державного нотаріуса та його печаткою.

Застосовується викладення текстів документа та перекладу на одному аркуші. В цьому випадку на лівій стороні аркуша вміщується текст документа українською мовою, а переклад - на правій. Під українським та іноземним текстами нотаріусом вчиняється один посвідчувальний напис українською мовою про посвідчення або засвідчення документа. Одночасно в посвідчувальному написі зазначається про засвідчення вірності зробленого нотаріусом перекладу чи про засвідчення справжності підпису перекладача.

У разі, якщо нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку нотаріальних документів.

Переклад документа, зроблений перекладачем, може бути викладений на папері встановленого формату.

8. При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен роз'яснити заінтересованим особам необхідність їх наступної легалізації.

Консульською легалізацією, відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордон, затвердженої наказом МЗС України від 15 липня 1997 року N 98-од, є процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, і встановлення їх відповідності законам України або держави перебування дипломатичного представництва чи консульської установи України.