1. Затвердити:

1) Положення про єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 1);

2) Перелік автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України (додаток 2).

2. Визнати такими, що втратили чинність, пункти 1, 5 та додатки 1, 3 до розпорядження Керівника Апарату Верховної Ради України від 6 лютого 2020 року № 15 "Про організацію заходів з виконання Розпорядження Голови Верховної Ради України від 3 лютого 2020 року № 43".

3. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

4. Це розпорядження набирає чинності з дня введення в промислову експлуатацію єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України.

1. Це Положення розроблено відповідно до Конституції України, Регламенту Верховної Ради України, законів України "Про інформацію", "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про статус народного депутата України", "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", Положення про Апарат Верховної Ради України, розпорядження Голови Верховної Ради України від 31 січня 2022 року № 21 "Про деякі питання функціонування офіційного веб-сайту та інших веб-ресурсів Верховної Ради України" та визначає загальні засади функціонування єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України.

2. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

1) автоматизована система "Електронний законопроект" Верховної Ради України (далі - АС "Електронний законопроект") - організаційно-технічна система, в якій здійснюються створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення законодавчої процедури;

2) автоматизована система "Інтранет-портал електронного документообігу Верховної Ради України" (далі - СЕДО) - організаційно-технічна система, яка надає можливість опрацьовувати електронні документи, електронні та цифрові копії оригіналів паперових документів та у якій створюються, вносяться, обробляються і зберігаються документи, адресовані Верховній Раді України, її органам, народним депутатам України, Апарату Верховної Ради України, а також електронні вихідні документи;

3) електронний кабінет - персональне автоматизоване робоче місце користувача автоматизованої системи;

4) єдина автоматизована система роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС) - багатофункціональна інформаційно-комунікаційна система електронного документообігу Верховної Ради України, що забезпечує створення, оброблення та використання електронних документів, електронних та цифрових копій оригіналів паперових документів для забезпечення законодавчої процедури та документообігу у Верховній Раді України із застосуванням єдиних технічних і програмних засобів;

5) користувачі ЄАС - народні депутати України, інші суб’єкти права законодавчої ініціативи, працівники Апарату Верховної Ради України, відповідальні працівники підприємств, установ, організацій, підпорядкованих Верховній Раді України та Апарату Верховній Раді України, працівники Дослідницької служби Верховної Ради України, уповноважені працівники Секретаріату Кабінету Міністрів України та Офісу Президента України.

Інші терміни вживаються в цьому Положенні у значеннях, наведених у законах України "Про інформацію", "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України".

3. ЄАС призначена для інформаційно-аналітичного забезпечення програмно-технологічними засобами створення, використання, передавання, одержання, зберігання, аналітичної обробки електронних документів та надання доступу до визначених документів із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, електронної печатки та електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для створення документів у паперовій формі, для організації:

1) законодавчого процесу у Верховній Раді України;

2) документообігу в Апараті Верховної Ради України;

3) електронної взаємодії між органами державної влади та органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами.

4. ЄАС підтримує та забезпечує автоматизацію процесів:

1) створення електронних документів, їх реєстрації;

2) реєстрації та проходження вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції;

3) реєстрації, опрацювання, обліку та контролю звернень громадян, запитів на публічну інформацію, депутатських запитів у Верховній Раді України та доручень (доручень головуючого на пленарному засіданні Верховної Ради України, засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, доручень, що містяться у законодавчих актах Верховної Ради України, доручень щодо звернень народних депутатів України до Голови Верховної Ради України) у Верховній Раді України;

4) створення проектів актів Верховної Ради України та супровідних документів до них, їх підписання кваліфікованим електронним підписом, реєстрації проектів актів Верховної Ради України та здійснення контролю за їх проходженням;

5) створення визначених Регламентом Верховної Ради України електронних документів для проведення засідань комітетів Верховної Ради України, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, формування електронного порядку денного пленарного засідання;

6) інтеграції даних з інформаційної системи "Портал електронних петицій Верховної Ради України" та "Електронного кабінету громадянина", а також використання інформації про законопроекти в інформаційній системі "Портал громадського обговорення законопроектів".

5. ЄАС через СЕДО забезпечує інтеграцію із системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ).

6. ЄАС функціонує на програмно-апаратній і мережевій платформах, що складаються із серверів, активного мережевого обладнання та персональних комп’ютерів адміністраторів, за допомогою яких здійснюються керування системою та її обслуговування. Приміщення, в яких розміщується зазначене обладнання, розташовані в адміністративних будинках Верховної Ради України.

7. Користувачі у межах своєї компетенції забезпечують достовірність та своєчасне внесення інформації до ЄАС відповідно до Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України та Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України, затверджених розпорядженням Голови Верховної Ради України від 8 лютого 2021 року № 19 "Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах".

8. Цілісність інформації під час оброблення її в системі забезпечується шляхом захисту від несанкціонованих дій, які можуть призвести до її випадкової або умисної модифікації чи знищення. Модифікувати або знищувати інформацію можуть лише ідентифіковані та автентифіковані користувачі, яким надано відповідні повноваження. Захист конфіденційної інформації, що міститься в ЄАС, здійснюється в порядку, встановленому законом.

9. Інформація з ЄАС розміщується на веб-ресурсах Верховної Ради України відповідно до Технологічної схеми інформаційного наповнення веб-ресурсів Верховної Ради України, затвердженої розпорядженням Голови Верховної Ради України від 31 січня 2022 року № 21 "Про деякі питання функціонування офіційного веб-сайту та інших веб-ресурсів Верховної Ради України".

10. Власником і розпорядником ЄАС є Апарат Верховної Ради України.

11. ЄАС забезпечує:

1) багаторазове використання даних у різних робочих процесах;

2) фізичну та логічну цілісність даних;

3) мінімізацію надмірності даних, що зберігаються;

4) стандартизацію представлення даних;

5) достовірність та актуальність даних;

6) розмежування доступу до даних, запобігання несанкціонованому доступу до них.

12. У складі ЄАС інтегровано функціонують СЕДО та АС "Електронний законопроект".

13. СЕДО складається з автоматизованих робочих місць (далі - АРМ) з урахуванням повноважень користувачів та в межах відповідної функції у законодавчому процесі. АРМ мають вигляд електронних кабінетів.

14. Через електронний кабінет здійснюються:

1) реєстрація вхідних зовнішніх документів, створення проектів резолюцій та маршрутів проходження, опрацювання вхідних документів;

2) створення електронного документа, колективна робота з ним, підписання кваліфікованим електронним підписом, реєстрація, адресування, накладання резолюцій та виконання вхідних, вихідних і внутрішніх електронних документів;

3) обмін документами через СЕВ ОВВ;

4) автоматичне інформування користувачів про зміну статусу документа;

5) наскрізний пошук документів;

6) розмежування прав доступу до документів та їхніх реквізитів;

7) контроль термінів виконання документів;

8) генерування звітів з питань проходження та виконання документів;

9) отримання оперативної, статистичної інформації;

10) використання уніфікованої довідкової інформації.

15. АРМ "Облік та контроль проходження запитів на публічну інформацію" забезпечує:

1) реєстрацію та облік вхідних запитів на публічну інформацію;

2) автоматичне формування термінів виконання запиту відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації";

3) завантаження файлів запитів, що надійшли через електронну форму або через СЕВ ОВВ;

4) реєстрацію та доступ до реєстраційно-контрольної картки документа із суміжною інформацією (звернення громадян, запит на публічну інформацію тощо) відповідно до Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України;

5) зв’язування запитів на публічну інформацію з іншими документами;

6) створення та затвердження електронної резолюції;

7) автоматичну передачу запиту на публічну інформацію до виконавця відповідної електронної резолюції;

8) реєстрацію та облік вихідної кореспонденції щодо запитів на публічну інформацію (відповідь на запит на публічну інформацію, пересилання запитів належному розпоряднику, узагальнена відповідь на запит на публічну інформацію);

9) пересилання запитів на публічну інформацію належному розпоряднику через СЕВ ОВВ;

10) оперативний пошук інформації про запит, авторів запиту, зміст порушених питань;

11) здійснення контролю термінів надання відповідей на запити на публічну інформацію, опрацьовані в Апараті Верховної Ради України;

12) формування звітності щодо опрацювання запитів на публічну інформацію.

16. АРМ "Облік та контроль виконання депутатських запитів та доручень" забезпечує:

1) прийом та опрацювання вхідних депутатських запитів;

2) автоматичне обмеження кількості депутатських запитів (до 10) від одного народного депутата України для підготовки до оголошення під час тижня, відведеного для пленарних засідань Верховної Ради України, з 9 години понеділка до 16 години четверга;

3) автоматичне формування переліку запитів для оголошення на пленарному засіданні з урахуванням пріоритетності запитів до Президента України та запитів, що не були оголошені з поважних причин на попередніх пленарних засіданнях;

4) створення проекту супровідного листа Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про направлення депутатського запиту адресату та направлення його на підпис разом з текстами оголошених депутатських запитів;

5) направлення зареєстрованого супровідного листа разом з текстами оголошених депутатських запитів адресатам через СЕВ ОВВ;

6) ведення обліку та контролю за додержанням строків розгляду оголошених депутатських запитів, визначення стану їх виконання;

7) облік та контроль за надходженням до Верховної Ради України відповідей на депутатські запити та зв’язування їх з депутатськими запитами;

8) ознайомлення народних депутатів України з результатами виконання депутатських запитів через персональний електронний кабінет;

9) оприлюднення депутатських запитів та супровідних листів до них на офіційному веб-сайті Верховної Ради України;

10) реєстрацію та контроль за виконанням доручень головуючого на пленарному засіданні Верховної Ради України, засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, доручень, що містяться у законодавчих актах Верховної Ради України, доручень щодо звернень народних депутатів України до Голови Верховної Ради України;

11) формування звітності та статистичних довідок щодо виконання депутатських запитів та доручень.

17. Підсистема "Листи та звернення громадян" забезпечує:

1) реєстрацію та облік звернень громадян;

2) автоматичне формування реєстраційних реквізитів;

3) завантаження звернень, що надійшли в електронному вигляді (електронна петиція, електронна петиція, що не набрала необхідної кількості голосів, електронне звернення), до картки кореспондента;

4) формування проектів резолюцій керівництва Апарату Верховної Ради України на звернення громадян;

5) формування доручень та відповідей за зверненнями громадян;

6) автоматичне направлення звернень громадян виконавцям через СЕДО;

7) автоматичне направлення доручень Управління з питань звернень громадян виконавцям через СЕВ ОВВ;

8) формування реєстрів передачі доручень зовнішнім організаціям;

9) автоматичне направлення відповідей громадянам через електронний кабінет громадянина;

10) формування реєстрів вихідної кореспонденції, що надсилається громадянам;

11) оперативний пошук інформації про звернення, авторів звернень, зміст порушених питань;

12) формування статистичних звітів та довідкових даних за зверненнями громадян;

13) запис громадян на особистий прийом працівниками Управління з питань звернень громадян;

14) запис громадян на особистий прийом головами комітетів Верховної Ради України, головам депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, народними депутатами України та формування списків громадян, записаних на прийом;

15) моніторинг кількості, термінів та результатів розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян працівниками Управління з питань звернень громадян;

16) моніторинг стану розгляду звернень, що надходять до Верховної Ради України, комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, народних депутатів України, Апарату Верховної Ради України;

17) моніторинг термінів розгляду звернень громадян, надісланих Управлінням з питань звернень громадян органам державної влади.

18. Законопроект, проект іншого акта Верховної Ради України, пропозиції, поправки, висновки та інші супровідні документи до законопроектів, проектів інших актів створюються в ЄАС через АС "Електронний законопроект" та подаються у формі оригіналів електронних документів, крім випадків, визначених Регламентом Верховної Ради України.

19. АС "Електронний законопроект" складається з таких АРМ (у вигляді електронних кабінетів) та підсистем:

1) АРМ "Суб’єкт права законодавчої ініціативи", що забезпечує:

а) підготовку документа до реєстрації: створення нового законопроекту / документа / набору документів з використанням шаблонів, заповненням обов’язкових атрибутів і реквізитів документа, дотриманням визначених переліків необхідних документів законодавчого процесу;