З метою вдосконалення порядку оформлення, видачі та реєстрації документів про службові відрядження в межах України працівників Національної служби посередництва і примирення та посилення фінансової дисципліни при відшкодуванні витрат на службові відрядження,

1. Затвердити Положення про службові відрядження в межах України працівників Національної служби посередництва і примирення, що додається.

2. Заступнику голови Національної служби посередництва і примирення Климову В.В., начальникам відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях, начальнику відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення Національної служби посередництва і примирення Сухенко М.В. при направленні працівників у відрядження забезпечити дотримання вимог цього Положення.

3. Встановити, що відрядження працівників центрального апарату Національної служби посередництва і примирення здійснюються за розпорядженнями Національної служби посередництва і примирення, які підписуються головою Національної служби посередництва і примирення, в разі його відсутності - заступником голови Національної служби посередництва і примирення, відрядження працівників відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях здійснюються за наказами відділень, які підписуються начальниками відділень, в разі їх відсутності - їх заступниками або особами, які їх заміщують.

4. Керівникам структурних підрозділів Національної служби посередництва і примирення в тижневий термін довести цей наказ до відома працівників Національної служби посередництва і примирення.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Положення про службові відрядження в межах України працівників Національної служби посередництва і примирення (далі - Положення) розроблене відповідно до Положення про Національну службу посередництва і примирення, затвердженого Указом Президента України від 17 листопада 1998 року N 1258/98, із змінами, внесеними Указом Президента України від 30 грудня 2000 року N 1393/2000, постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", із наступними змінами і доповненнями, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 10 червня 1999 року N 146.

1.2. Підставою для направлення працівника Національної служби посередництва і примирення (далі - НСПП) в службове відрядження в межах України (далі - відрядження) є виконання службового доручення по виконанню завдань і функцій НСПП і її структурних підрозділів, запрошення до участі в нарадах, семінарах, навчанні, конференціях, примирних комісіях, трудових арбітражах тощо.

2.1. Документи, які подають для оформлення відрядження (далі - документи про відрядження):

службова записка;

завдання на відрядження;

розпорядження, наказ про відрядження;

посвідчення про відрядження.

2.2. Для прийняття рішення про відрядження працівників НСПП в межах України на розгляд голові НСПП, в разі його відсутності - заступнику голови НСПП, начальнику відділення НСПП, в разі його відсутності - заступнику начальника відділення НСПП подають погоджену із керівниками відповідних структурних підрозділів НСПП або її відділення службову записку (додаток 1). Службова записка повинна містити посилання на документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю НСПП або її відділення.

2.3. Рішення про відрядження в межах України оформляють розпорядженням НСПП (для працівників центрального апарату НСПП і для начальників відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях в разі їх відрядження за межі відповідного регіону) (додаток 2), наказом відділення НСПП в Автономній Республіці Крим та областях (для працівників відділень) (додаток 3) із зазначенням:

- пункту призначення;

- назви підприємства, установи, організації, куди відряджений працівник;

- строку відрядження (але не більше 30 календарних днів);

- мети відрядження;

- порядку відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням.

2.4. Бланк розпорядження НСПП про відрядження заповнює завідувач загального сектора НСПП, наказу відділення НСПП про відрядження заповнює працівник, відповідальний за ведення діловодства у відділенні НСПП.

2.5. Не може бути направлений у відрядження та виданий аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

2.6. Посвідчення про відрядження працівників центрального апарату НСПП і для начальників відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях в разі їх відрядження за межі відповідного регіону оформляє завідувач загального сектора НСПП (додаток 4), працівників відділень НСПП - працівник, відповідальний за ведення діловодства у відділенні НСПП (додаток 5), та підписує відповідно голова НСПП або заступник голови НСПП, начальник відділення НСПП або його заступник.

2.7. У відмітках про вибуття та прибуття з відрядження зазначають дати прибуття та вибуття, які повинні відповідати датам, у проїзних документах (квитки на потяг, літак, автобус тощо).

2.8. Посвідчення про відрядження є основним документом, який є підставою для відшкодування працівникові добових витрат, фінансування яких здійснюють за рахунок НСПП.

3.1. Загальний сектор НСПП, працівник, відповідальний за ведення діловодства у відділенні НСПП реєструють у відповідних журналах (додаток 6) розпорядження НСПП або наказ відділення НСПП та посвідчення про відрядження після підписання.

3.2. Працівник центрального апарату НСПП, відділення НСПП в Київській області, що відбуває у відрядження, не пізніше ніж за 2 доби до вибуття подає відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП документи про відрядження для виплати йому грошового авансу на відрядження.

4.1. У разі направлення працівника у відрядження за рахунок коштів НСПП грошовий аванс виплачують виходячи з вартості проїзду, граничних норм відшкодування витрат на наймання жилого приміщення та установлених згідно із законодавством норм добових витрат. Підтверджуючими документами при цьому є розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо) відповідно до Законів України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та "Про оподаткування прибутку підприємств".

4.2. Працівники відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях (крім Київської області) отримують грошовий аванс на відрядження при виїзді в службові відрядження за межі регіону за умовами, визначеними пунктом 4.1. На службові відрядження в межах відповідного регіону працівникам відділень НСПП грошовий аванс не виплачується.

4.3. У разі направлення працівника у відрядження частково за рахунок приймаючої сторони грошовий аванс видають лише на відшкодування витрат, передбачених за рахунок коштів НСПП.

4.4. У разі направлення працівника у відрядження повністю за рахунок приймаючої сторони грошовий аванс не видають.

4.5. Службову записку та розпорядження (наказ) про відрядження працівник передає у відділ фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП, а посвідчення про відрядження залишає у себе на період відрядження для відміток про вибуття та прибуття з відрядження.

4.6. При порушенні зазначеного в пункті 3.2 терміну подання документів, відшкодування витрат на відрядження проводять після прибуття з відрядження та надання авансового звіту з додаванням відповідних документів.

4.7. Відшкодування добових витрат, пов'язаних з перевищенням терміну перебування у відрядженні в межах України та затверджених граничних норм на наймання жилого приміщення, окремих витрат на проїзд проводять на підставі письмового пояснення та дозволу голови НСПП.

4.8. Рахунків (квитанцій) на наймання жилого приміщення у приватних підприємців, не оформлених у встановленому порядку, до оплати не приймають.

4.9. Працівникам НСПП, які направляються у відрядження за рахунок коштів бюджету, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати:

- на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

- на бронювання місць у готелях у розмірах не більше як 50 відсотків вартості місця за добу;

- на користування постільними речами в поїздах;

- на користування у готелях холодильником і телевізором.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з головою НСПП.

Витрати на проїзд працівників НСПП у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення понад 30 кілограмів багажу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу голови НСПП згідно з підтвердними документами.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені оригіналами відповідних документів (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу голови НСПП лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження) тощо, при наявності документа, що підтверджує витрати.

5.1. Після повернення з відрядження в межах України працівники, які отримали під звіт готівкові кошти на відрядження, та працівники, які не отримували зазначені кошти до вибуття у відрядження, повинні не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження для здійснення остаточного розрахунку подати відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП авансовий звіт за встановленою формою про фактично витрачені кошти та пронумеровані оригінали таких документів:

а) посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття та прибуття, завірені печаткою, яку використовують у своїй господарській діяльності організації для засвідчення підпису службової особи, якою було здійснено реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Посвідчення про відрядження з виправленнями дат вибуття та прибуття приймають за скріпленим печаткою підписом службової особи, яка здійснює реєстрацію працівників, які вибувають та прибувають з відрядження;

б) оригінали квитків на проїзд та інших проїзних документів (квитанції щодо оплати постільних речей тощо);

в) оригінал рахунку (квитанції) на наймання жилого приміщення з чіткою печаткою організації, штампом "сплачено" та фіскальним чеком або квитанцією до прибуткового касового ордера;

г) дозвіл голови НСПП на відшкодування витрат понад встановлені норми на наймання жилого приміщення та на оплату добових витрат при перевищенні терміну перебування у відрядженні.

5.2. При перебуванні у відрядженні повністю за рахунок приймаючої сторони наказ і посвідчення про відрядження з відповідними відмітками працівник подає відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

5.3. Якщо працівник, який перебував у відрядженні, повертає суму залишку невитрачених коштів пізніше граничного терміну (пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то відділ фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП, що надав такі суми, нараховує штраф у розмірі 15 відсотків суми таких невитрачених коштів.

5.4. Якщо працівник, що перебував у відрядженні, не повертає суму залишку невитрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін (пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження), то така сума підлягає оподаткуванню (відповідно до пункту 7.1 статті 7 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб") за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу у розмірі 15 відсотків суми такого залишку невитрачених коштів. Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму залишку невитрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

Примітка. За умови фінансування відрядження за рахунок приймаючої сторони при заповненні графи "Фінансування відрядження" необхідно точно зазначити, які конкретно витрати сплачує приймаюча сторона (проїзд, добові, проживання).