1. Всі державні, кооперативні, акціонерні, орендні, колективні, спільні, громадські та інші підприємства, об'єднання, організації і установи (далі - підприємства) незалежно від форми власності зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків.

2. Розрахунки підприємств за своїми зобов'язаннями з іншими підприємствами проводяться, як правило, в безготівковому порядку через установи банків.

3. Готівка, одержана з установ банків підприємствами, витрачається на ті цілі, на які вона одержана.

4. Підприємства можуть мати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі і використовувати їх із виручки в межах норм. Ліміти залишку готівки в касах і норми витрачання виручки встановлюються установами банків за згодою з керівниками цих підприємств.

При необхідності вказані ліміти можуть бути переглянуті.

5. Без обмеження норм може витрачатися готівка з виручки підприємствами, які мають постійну грошову виручку (роздрібної торгівлі і громадського харчування, побутового обслуговування), на оплату праці, виплату пенсій, на закупку сільськогосподарської продукції, скупка тари і речей у населення та інші витрати, якщо ці витрати відповідають цілям, передбаченим в їх статутах або інших замінюючих їх документах.

6. Підприємства, які витрачають гроші з виручки без обмеження норм, не мають права затримувати у своїх касах готівку для оплати праці і на інші цілі до настання строків виплат.

7. Видача грошей з виручки одних підприємств, які мають постійну грошову виручку, на потреби інших підприємств може проводитися у віддалених районах, де не має установ банків, - на підставі договору між підприємствами за погодженням з установами банків, які обслуговують ці підприємства.

8. Всю готівку понад встановлені ліміти залишків готівки в касі підприємства зобов'язані здавати для зарахування на рахунки в порядку і в строки, погоджені з установою банку.

Готівка може бути здана:

а) у денні і вечірні каси установ банків;

б) інкасаторам для наступної здачі в установи банків;

в) в об'єднані каси при підприємствах для наступної здачі в установи банків;

г) підприємствам зв'язку для перерахування на рахунки в установи банків.

9. Підприємства мають право зберігати у своїх касах готівку понад встановлені їм ліміти тільки для оплати праці, премій, виплати допомог по соціальному страхуванню, стипендій, пенсій і тільки на строк не більше 3 робочих днів (для колгоспів, виконкомів сільських Рад народних депутатів - до 5 робочих днів), включаючи день одержання грошей в установі банку.

10. Видача готівки під звіт проводиться із кас підприємств. При відсутності у підприємств своєї каси їм дозволяється видавати касирам підприємств або особам, що їх заміняють, чеки на одержання готівки безпосередньо з каси установи банку.

11. Підприємства видають готівку під звіт на операційні і господарські витрати, а також на витрати експедицій, геологорозвідувальних партій, уповноважених підприємств і організацій, окремих підрозділів господарських організацій, у тому числі філій, що не перебувають на самостійному балансі і знаходяться поза районом діяльності організацій, у розмірах і на строки, які визначаються керівниками підприємств за згодою установи банку, що здійснює їх касове обслуговування.

Видача готівки під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, проводиться у межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі у, відповідності з порядком, встановленим Урядом України.

Невитрачена готівка, видана під звіт, повинна бути повернена до каси підприємства не пізніше 3 днів після закінчення строку, на який вона була видана.

Особи, що одержали готівку під звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені суми.

Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту за раніше виданими під звіт сумами.

12. Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Міністерством статистики України за згодою з національним банком України і Міністерством фінансів України, і повинні застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

13. При прийманні грошових білетів і монет в платежі касири підприємств зобов'язані керуватися Ознаками і порядком визначення платіжності грошових знаків (додатки NN 1, 2).

Приймання готівки касами підприємств проводиться за приходними касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою.

Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відтиском касового апарату.

14. Видача готівки з кас підприємств проводиться по видатковим касовим ордерам або належно оформленим іншим документам (платіжним відомостям, заявкам на видачу грошей, рахункам і та інше) з накладанням на цих документах штампу з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими.

У тих випадках, коли на доданих на видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і та інше є дозволяючий надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Заготівельні організації, в тому числі і організації споживчої кооперації, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільськогосподарських продуктів і сировини з наступним складанням по закінченні робочого дня загального видаткового касового ордера на всі видані за день суми за заготівельними квитанціями.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

15. При видачі грошей за видатковим касовим ордером або замінюючим його документом окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача *), записує найменування і номер документа, ким і коли він виданий і забирає розписку одержувача. Якщо документ, замінюючий видатковий касовий ордер, складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють вказані документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

На підприємстві видача грошей може проводитися за посвідченням, виданим цим підприємством, при наявності на ньому фотокартки і особистого підпису власника.

Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно чорнилами або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми: карбованців - прописом, копійок - цифрами. При одержанні грошей за відомістю сума прописом не вказується.

16. Видача грошей особам, яких немає у списочному складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.

Видача грошей особам, що залучаються на сільськогосподарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо по кожній організації, працівники якої були направлені на вказані роботи, і завіряються, крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства-організатора робіт, підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у видатковому ордері або замінюючому його документі. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю; перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: "За дорученням". Видача грошей за дорученням проводиться у відповідності з вимогами, передбаченими в пункті 15. Доручення залишається у касира і прикріплюється до видаткового касового ордера або відомості.

17. При видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших причин підписатися особисто, за її проханням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і особу, яка за нього розписалася.

18. Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій, пенсій і премій проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

На титульному (заголовному) листі платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозволяючий напис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (при виході у відпустку, хворобі та інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, кільком особам.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

19. По закінченні встановлених пунктом 9 строків оплати праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій, пенсій і премій касир повинен:

а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не проведена оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій, пенсій або премій, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано";

б) скласти реєстр депонованих сум;

в) в кінці відомості зробити напис про фактично виплачену суму і про недоодержану суму оплати праці, допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій, пенсій або премій, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і скріпити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Гроші за відомістю видавав (підпис)". Видача грошей касиром і роздавачем за однією відомістю забороняється;

г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер N _____".

Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум.

Депоновані суми підлягають здачі до установи банку і на здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

20. Приходні касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери та замінюючі їх документи, повинні бути заповнені бухгалтерією чітко і ясно чорнилами або пастою кулькових ручок чи виписані на машині (друкарській, обчислювальній). Жодних підчисток, помарок або виправлень, хоча б і обумовлених, у цих документах не допускається.

У приходних і видаткових касових ордерах вказується підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.

Видача приходних і видаткових касових ордерів або замінюючих їх документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

21. При одержанні приходних і видаткових касових ордерів або замінюючих їх документів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або замінюючому його документі - дозволяючого підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У випадку недодержання хоча б однієї з цих вимог касир повертає документи у бухгалтерію для належного оформлення.

Приходні і видаткові касові ордери або замінюючі їх документи негайно після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи гасяться штампом або написом "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

22. Приходні і видаткові касові ордери або замінюючі їх документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації приходних і видаткових касових ордерів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.

Реєстрація приходних і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням засобів обчислювальної техніки. При цьому в машинограмі "Вкладний лист журналу реєстрації приходних і видаткових касових ордерів", яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху грошових коштів за цільовим призначенням.

23. Всі надходження і видачі готівки підприємства враховують у касовій книзі.

24. Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичною печаткою" *). Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу.

У централізованих бухгалтеріях, які обслуговують бюджетні установи, облік касових операцій здійснюється касиром у спеціальній книзі за формою, затвердженою Міністерством фінансів України.

Записи в касовій книзі проводяться у 2 примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою, хімічним олівцем або чорнилами. Другі примірники аркушів повинні бути відривними і правлять звітом касира. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Перші і другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

Підчистки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його заміняє.

25. Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним ордером або іншим замінюючим його документом. Щоденно, в кінці робочого дня, касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів в касовій книзі за день) з приходними і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Якщо на підприємствах щоденно здійснюються операції на загальну суму до 5000 карбованців, касові звіти можуть складатися один раз на 3-5 днів.

26. На підприємствах за згодою касира і за умови забезпечення повного зберігання касових документів касова книга може вестись автоматизованим способом, при якому її аркуші формуються у вигляді машинограми "Вкладний аркуш касової книги". Одночасно з нею формується машинограма "Звіт касира". Обидві названі машинограми повинні складатися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати усі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація аркушів касової книги в цих машинограмах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року.

В машинограмі "Вкладний аркуш касової книги" останньою за кожний місяць повинна автоматично друкуватися загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік.

Після одержання машинограм "Вкладний аркуш касової книги" і "Звіт касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання касової книги і звіту касира, підписати їх і передати звіт касира разом з приходними і видатковими касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги.

З метою забезпечення схоронності і зручності використання машинограми "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігаються касиром окремо за кожний місяць. По закінченні календарного року (або в міру необхідності) машинограми "Вкладний аркуш касової книги" брошуруються в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства і книга опечатується.

27. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

28. Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або в іншому замінюючому його документі, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається недостачею і стягується з касира. Готівка, не виправдана приходними касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в доход.

29. Старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

Касири в кінці робочого дня зобов'язані відзвітуватися перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за приходними документами, здати залишок готівки і касові документи по проведених операціях старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

За аванси, одержані для оплати праці і виплати стипендій, касир зобов'язаний відзвітуватися в строк, вказаний у платіжній відомості для їх виплати. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, не виданої за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо старшому касиру під розписку з зазначенням оголошеної суми.

30. Кожне підприємство для здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу. Касою називається спеціально обладнане і ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Керівники підприємств зобов'язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також при доставці їх з установи банку і здачі в установу банку, і несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність у тих випадках, коли з їх вини не були створені необхідні умови, що забезпечують схоронність грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні.

Рекомендації щодо забезпечення схоронності грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні наведені в додатку N 3.

Каси підприємств при необхідності можуть бути застраховані страховою організацією.

Приміщення каси повинно бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Рекомендації щодо технічного укріплення приміщень кас підприємств і обладнання їх засобами охоронно-пожежної сигналізації наведені в додатку N 4.

31. Уся готівка і цінні папери на підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключи від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх в обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх комісійна перевірка. При виявленні втрати ключа керівник підприємства повідомляє про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо негайно заміни замка металевої шафи.

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать даному підприємству, забороняється.

32. Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних грат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

У випадку пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або грат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходи щодо охорони каси до прибуття працівників міліції.