З метою впорядкування оформлення електронної кореспонденції, що передається засобами електронної пошти Національного банку, та широкого впровадження цих засобів в банківських установах адміністраторам вузлів:

1. Скласти та затвердити через керівництво відповідної установи список відповідальних за роботу з електронною кореспонденцією; забезпечити навчання роботі з нею усіх відповідальних.

2. Супроводжувати всі зміни та доповнення до списку відповідальних за роботу з електронною кореспонденцією, узгоджувати їх з керівниками підрозділів.

3. Розробити та ввести в дію Інструкцію по роботі з електронною кореспонденцією, де викласти основні вимоги, функції та порядок роботи з кореспонденцією та програмами NBUMAIL.

4. Разом з адміністраторами локальної мережі забезпечити відповідальним за роботу з електронною кореспонденцією необхідний доступ до своїх поштових скриньок та програм NBUMAIL.

Вихідна від підрозділів електронна кореспонденція повинна готуватися в текстовому форматі з використанням ASCI-кодів згідно РЕСПУБЛІКАНСЬКОГО СТАНДАРТУ РСТ УРСР 2019-91 без вживання спеціальних шрифтів (курсиву, жирного, підкресленого і т.і.) (в подальшому можливі доповнення до типів форматів, в тому числі графічних) з добавленням зверху напису ЕЛЕКТРОННА ПОШТА, зліва під ним найменування установи та підрозділу - відправника кореспонденції, а справа - адресату(-ів) - отримувача(-ів), нижче - реєстраційний номер та дата створення документа (ці реквізити можуть бути перенесені в кінець документу після прізвища посадової особи, де також можуть відображатися відповідні індекси щодо характеру документа), над текстом повинен розміщуватися короткий його опис, знизу під текстом посаду та прізвище службової особи, під ним прізвище та телефон виконавця документу, його локальне ім'я в електронній пошті НБУ (згідно списку локальних користувачів ЕП НБУ, символ "@" та ім'я відповідного вузла).

Рекомендовані параметри формату тексту, якщо зміна їх не обумовлена іншими аргументованими причинами (відступ, ширина та інтервал) та згаданих вище атрибутів приведені в Додатку 1.

Найменування файлу поштової кореспонденції, підготовленого для відправлення, повинно здійснюватися таким чином (це не стосується підрозділів центрального апарату НБУ, де розроблена інша методика найменування файлів):

- перші три символи імені файлу складають другий, третій та четвертий символи поштової адреси даного вузла-відправника;

- четвертий - знак підкреслення (_) - для 4-символьних поштових імен, або п'ятий символ поштової адреси даного вузла-відправника;

- п'ятий та шостий - місяць, коли документ відправляється;

- сьомий та восьмий - дата, коли документ відправляється;

Для прикладу, nia_1227.020 - файл, який направляється від банку "Карпати" м.Львів.

Якщо документ у вигляді тексту складається з одного файлу та його розмір не перевищує 20 Кбайт, то в імені розширення файлу можна вказати цифровий індекс локального абонента-отримувача кореспонденції. У вищезгаданому прикладі файл nia_1227.019 направляється до управління валютного регулювання (до 2.01.96 р. згідно старої індексації).