Державна податкова служба України розглянула звернення щодо порядку визначення дати формування первинних документів в електронній формі з накладанням цифрового підпису та враховуючи позицію Міністерства фінансів України, викладену у листі від 26.12.2019 р. N 35210-06-62/35178, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє таке.

Як зазначено у зверненні платника в зв'язку з введенням в Україні карантину, пов'язаного з поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2 підприємство хоче максимально перевести здійснювану персоналом роботу на віддалений доступ із застосуванням електронних комунікаційних технологій, а також забезпечити віддалену роботу в режимі реального часу через Інтернет.

Платник зазначає, що вказані обмеження вимагають переходу на підписання в електронній формі документів, зокрема первинних документів, котрі засвідчують факт постачання послуг.

Водночас дві дати можуть відрізнятися, а саме дата складання первинного документа, вказана у ньому як обов'язковий реквізит первинного документа, та дата підписання цього документа шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису обома сторонами господарської операції.

У платника виникли наступні питання:

"Чи буде вважатися дата складання в електронній формі первинного документа, який містить відомості про господарську операцію, датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг з метою нарахування та сплати податку на прибуток та вважатися датою визнання податкових витрат за отриманими від постачальників роботами/послугами за такими операціями незалежно від дати накладання електронних підписів на вказаний документ?"

Чи повинно підприємство здійснювати коригування фінансового результату з метою розрахунку податку на прибуток, у разі відображення господарської операції в бухгалтерському обліку в період її здійснення (кінець останнього місяця кварталу), якщо електронний підпис накладено до 15 числа місяця, наступного за звітним?"

Відповідно до п. 2 ст. 3 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-ХIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України" (далі - Закон N 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, грунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи - документи, які містять відомості про господарську операцію (ст. 1 та ст. 9 Закону N 996). Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону N 996, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (п. 2 ст. 9 Закону N 996).

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів, який здійснює керівництво підприємством та несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах.

Підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Одним із принципів бухгалтерського обліку та фінансової звітності є принцип нарахування, за яким доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. N 88, з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск ТМЦ, робіт і послуг.