Відповідно до частини другої статті 30 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та підпунктів 23, 39 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 № 870, з метою надання методичної допомоги у складанні положень про архівні підрозділи державної наукової установи, музею та бібліотеки

1. Затвердити Методичні рекомендації з підготовки Положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею та бібліотеки.

2. Департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду та науково-методологічного забезпечення (Паламарчук Ірина):

- забезпечити впровадження методичних рекомендацій з підготовки Положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею та бібліотеки шляхом доведення цього наказу до центральних державних архівів України, державних архівів областей та м. Києва;

- оприлюднити цей наказ на офіційному вебпорталі Укрдержархіву.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Укрдержархіву Кісіля Івана.

Методичні рекомендації з підготовки Положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею та бібліотеки (далі - Методичні рекомендації) розроблено з метою запровадження єдиних підходів та надання методичної допомоги у складанні положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею та бібліотеки (далі - архів), визначення його основних завдань, функцій, прав, організації роботи, взаємовідносин з іншими суб'єктами у процесі здійснення його діяльності.

Перелік законодавчих та нормативно-правових актів, що має застосовуватись при складанні положення про архів, наведено у додатку 1 до цих Методичних рекомендацій.

Положення про архів має містити розділи відповідно до зразка, наведеного в додатку 2 до Методичних рекомендацій.

У розділі "Загальні положення" зазначають, що архів утворюється державної науковою установою, музеєм та бібліотекою (далі - установа) для зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ); поповнення своїх фондів і колекцій профільними документами.

У розділі "Загальні положення" має бути зазначено:

підставу для створення архіву, зокрема наводиться посилання на законодавчі акти, що регулюють зазначене питання;

точну назву архіву та його місце в організаційній структурі установи (правовий статус архіву визначається керівництвом установи; у малочисельних установах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства);

перелік основних законодавчих, нормативно-правових актів, якими має керуватися архів у своїй діяльності;

порядок планування роботи архіву та звітування;

чим визначаються службові обов'язки працівників архіву.

У розділі "Основні завдання" пропонується передбачати, що завданнями є забезпечення формування, обліку, зберігання документів НАФ та використання відомостей, що в них містяться.

Розділ "Функції" є основним у положенні про архів і має містити, докладний перелік усіх функцій, виконання яких архівом повинно забезпечувати вирішення його основних завдань, серед яких пропонується зазначити такі:

забезпечення збереженості, реставрації, консервації документів НАФ; службових друкованих видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв; документів юридичних і фізичних осіб профілю архіву, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону; страхового фонду копій унікальних документів, копій документів, що відповідають профілю установи, які зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках; облікових документів архіву та архівних довідників (каталогів, картотек, путівників, електронних баз даних тощо);

приймання від структурних підрозділів установи та зберігання архівних документів із різними видами матеріальних носіїв інформації;

ведення державного обліку документів НАФ;

контроль разом зі службою діловодства установи за станом збереження та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах установи;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою справ;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії (далі - ЕК) державної наукової установи, фондово-закупівельної комісії музею та експертно-оцінної комісії бібліотеки проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів НАФ, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

організація роботи щодо віднесення документів НАФ до унікальних;

проведення роботи, спрямованої на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосується історії України;

підготовка необхідних документів для реалізації установою переважного права держави на придбання профільних документів у разі їх продажу, а також для подання до суду заяв про передачу у власність держави профільних архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей та збереження документної інформації, що становлять державну таємницю;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.04.2013 за № 584/23116 (із змінами);

підготовка до публікації документів НАФ, довідкових та інформаційних видань і посібників з архівної справи та діловодства;

здійснення грошової оцінки документів НАФ, що зберігаються в архіві;

надання платних послуг юридичним і фізичним особам згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 07 травня 1998 року № 639 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 14 березня 2018 р. № 175);

здійснення разом з іншими науковими установами або самостійно наукових досліджень з архівознавства та документознавства, археографії, впровадження в практику їх результатів, поширення науково-технічної інформації з питань архівної справи та діловодства;

організація вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду впровадження наукових досліджень і прогресивних методів роботи з архівної справи та діловодства.

У розділі "Права" перелічують права архіву для реалізації покладених на нього завдань і функцій:

вимагати від структурних підрозділів установи передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати структурним підрозділам установи на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

надавати структурним підрозділам установи рекомендації з питань, що віднесені до компетенції архіву;

запитувати від інших структурних підрозділів установи відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво установи про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;