Відповідно до частини четвертої статті 32 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та підпунктів 19, 39 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 № 870, з метою надання методичної допомоги у складанні положень про архівний підрозділ громадського об'єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності

1. Затвердити Методичні рекомендації з підготовки Положення про архівний підрозділ громадського об'єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності .

2. Департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду та науково-методологічного забезпечення (Паламарчук Ірина):

- забезпечити впровадження методичних рекомендацій з підготовки Положення про архівний підрозділ громадського об'єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, шляхом доведення цього наказу до центральних державних архівів України, державних архівів областей та м. Києва;

- оприлюднити цей наказ на офіційному вебпорталі Укрдержархіву.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Укрдержархіву Кісіля Івана.

Методичні рекомендації з підготовки Положення про архівний підрозділ громадського об'єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності (далі - Методичні рекомендації), розроблено з метою запровадження єдиних підходів та надання методичної допомоги у складанні положень про архівний підрозділ громадського об'єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності (далі - архів), визначення його основних завдань, функцій, прав, організації роботи, взаємовідносин з іншими суб'єктами у процесі здійснення його діяльності.

Перелік законодавчих та нормативно-правових актів, що має застосовуватись при складанні положення про архів, наведено у додатку 1 до цих Методичних рекомендацій.

Положення про архів має містити розділи відповідно до зразка, наведеного в додатку 2 до Методичних рекомендацій.

У розділі "Загальні положення" зазначають, що архів утворюється громадським об'єднанням, релігійною організацією, підприємством, установою та організацією (далі - організація) для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, та має право передавати документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) на зберігання до державних та інших архівних установ на підставі договору.

У розділі "Загальні положення" має бути зазначено:

підставу для створення архіву, зокрема наводиться посилання на законодавчі акти, що регулюють зазначене питання;

точну назву архіву та його місце в організаційній структурі організації (правовий статус архіву визначається керівництвом організації);

перелік основних законодавчих, нормативно-правових актів, положень та інструкцій, якими має керуватися архів у своїй діяльності;

порядок планування роботи архіву та звітування;

чим визначаються службові обов'язки працівників архіву.

У розділі "Основні завдання" пропонується передбачати, що завданнями є забезпечення формування, обліку, зберігання архівних документів та використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

Розділ "Функції" є основним у положенні про архів і має містити докладний перелік усіх функцій, виконання яких архівом повинно забезпечувати вирішення його основних завдань.

Основними функціями архіву, що здійснює тимчасове зберігання документів, з наступним їх передаванням до державної архівної установи (архівного відділу міської ради) є:

приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації протягом строків, визначених Державною архівною службою України;

контроль разом із службою діловодства стану збереження та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі справ;

ведення державного обліку документів НАФ та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 (із змінами) (далі - Правила), відповідній державній архівній установі (архівному відділу міської ради);

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів із документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

підготовка, передавання та транспортування (за рахунок організації) документів НАФ до відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

Для архівних підрозділів, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ без передавання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), до функцій архіву, що здійснює тимчасове зберігання документів, з наступним їх передаванням до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), додаються такі:

здійснення постійного зберігання, охорони, реставрації, консервації документів НАФ, копій страхового фонду унікальних документів, копій документів, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках, службових відомчих видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати та бібліотек-депозитаріїв, а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архіву, облікових документів архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників тощо);

подання на вимогу Державної архівної служби України або уповноважених нею державних архівних установ відомостей про склад документів НАФ, що знаходяться в архіві, умови їх зберігання та використання;

проведення роботи щодо вилучення документів з НАФ та подання актів про вилучення цих документів для знищення на погодження експертно-перевірної комісії державної архівної установи, до зони комплектування якої належить зазначена організація;

організація роботи щодо віднесення документів НАФ до унікальних;

забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей та збереженості документів, що становлять передбачену законом таємницю та мають інформацію з обмеженим доступом;

підготовка до публікації в установленому порядку архівних документів, а також за погодженням з Державною архівною службою України або уповноваженою нею державною архівною установою методичних посібників з діловодства та архівної справи;

вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впровадження наукових досягнень і прогресивних методів роботи з діловодства та архівної справи.

У розділі "Права" перелічують права архіву для реалізації покладених на нього завдань і функцій:

вимагати від структурних підрозділів організації передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

надавати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в організації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

У розділі "Керівництво" зазначається, що на посаду керівника архіву призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.