На виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" (із змінами) та постанови Кабінету Міністрів України від 04 січня 2002 року № 3 "Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади" (із змінами)

1. Затвердити:

Регламент функціонування офіційного веб-порталу Державної архівної служби України "Архіви України" (далі - Регламент), що додається;

Порядок інформаційного наповнення офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" (далі - Порядок), що додається.

2. Призначити відповідальними:

за дотримання вимог щодо створення та функціонування веб-порталу Державної архівної служби України "Архіви України" (далі - офіційний веб-портал) - начальника відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення Сороку К.Г.;

за інформаційне наповнення офіційного веб-порталу Державної архівної служби України "Архіви України" (далі - офіційний веб-портал), редагування поданих для розміщення інформаційних матеріалів - головного спеціаліста відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення Янішевського В.В.;

за технічне забезпечення функціонування офіційного веб-порталу -головного спеціаліста відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення Приймаченка Ю.О.;

за дотриманням вимог захисту інформації від несанкціонованої модифікації офіційного веб-порталу та надання необхідної допомоги з цих питань державним архівним установам та спеціальним установам СФД -головного спеціаліста відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення Безверхого В.О.

3. Відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення (Сорока К.Г.) забезпечити контроль за інформаційним наповненням офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" та надання методичної допомоги державним архівним установам та спеціальним установам СФД з інформаційного наповнення ними власних офіційних веб-сайтів та розробки регламентів їх функціонування.

4. Першому заступнику Голови Укрдержархіву Кісілю І.М., заступнику Голови Укрдержархіву Бондарчуку І.В., керівникам структурних підрозділів апарату Укрдержархіву:

1) забезпечити у межах компетенції і повноважень чітке та своєчасне виконання Регламенту та Порядку, зазначених у пункті 1 цього наказу;

2) інформацію, розміщену на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України", оновлювати невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня затвердження (ухвалення документа), після створення та/або зміни інформації із зазначенням дати оприлюднення, оновлення інформації;

3) новини та анонси надсилати для розміщення на офіційному веб-порталі до відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення на електронну адресу v.yanishevsky@arch.gov.ua українською мовою, а також за потребою - англійською мовою;

4) інформацію, зазначену у підпунктах 2 та 3 цього пункту наказу, подавати українською, а також за потребою - англійською мовами;

5) не пізніше двох робочих днів після проведення надавати фотоматеріали основних іміджевих заходів Укрдержархіву, за організацію яких відповідає структурний підрозділ, для розміщення на офіційному веб- порталі Укрдержархіву "Архіви України".

5. Керівникам державних архівних установ та спеціальних установ СФД забезпечити:

оперативне (протягом двох робочих днів) надання відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення інформаційних та фотоматеріалів основних офіційних, іміджевих заходів, організованих та проведених державними архівними установами та установами СФД, а також інформації, необхідної для наповнення та підтримки відповідних рубрик офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України";

передавання матеріалів українською мовою, а також за потребою -англійською мовами для розміщення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України" в електронній та паперовій формах.

6. Наказ Укрдержархіву від 05 жовтня 2016 р. № 119 "Про затвердження нової редакції Регламенту функціонування офіційного веб- порталу Державної архівної служби України "Архіви України" визнати таким, що втратив чинність.

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність Державної архівної служби України, державних архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації (далі - СФД) здійснюється шляхом розміщення і періодичного оновлення інформації на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України" (далі - офіційний веб-портал) відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" (із змінами) та постанови Кабінету Міністрів України від 04 січня 2002 року № 3 "Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади" (із змінами), систематичного подання до урядового веб-порталу матеріалів про суттєві події та заходи, що відбуваються в рамках діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД, а також розміщення на урядовому веб-сайті "Громадянське суспільство і влада" проектів нормативно-правових актів для проведення електронних консультацій з громадськістю.

2. Інформація, що розміщується на офіційному веб-порталі, повинна мати захист від несанкціонованої модифікації.

3. На початку головної сторінки офіційного веб-порталу розміщується зображення Державного Герба України і логотипу Укрдержархіву.

4. На головній сторінці офіційного веб-порталу обов'язково розміщуються адреси офіційних веб-порталів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, інших державних органів.

1. На офіційному веб-порталі розмішується така інформація:

назва Укрдержархіву;

основні завдання та нормативно-правові засади діяльності; відомості про структуру та керівництво Укрдержархіву; прізвища, імена та по батькові, короткі біографічні довідки та фото керівників;

місцезнаходження (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти, адреса офіційного веб-порталу);

основні функції структурних підрозділів, а також прізвища, імена, по батькові, номери телефонів, адреси електронної пошти;

нормативно-правові акти з питань, що належать до компетенції Укрдержархіву;

плани підготовки проектів регуляторних актів та зміни до них;

повідомлення про оприлюднення проектів регуляторних актів, проекти цих актів і аналіз їх регуляторного впливу;

звіти про відстеження результативності прийнятих регуляторних актів;

відомості про регуляторну діяльність;

перелік та порядок надання адміністративних послуг Укрдержархівом і установами, які перебувають у сфері його управління та яким делеговані повноваження з надання таких послуг;

відомості про взаємодію з Громадською радою при Укрдержархіві;

відомості про проведення консультацій з громадськістю, громадської експертизи та врахування громадської думки у діяльності Укрдержархіву;

зразки документів та інших матеріалів, необхідних для звернення громадян до Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД; розпорядок роботи Укрдержархіву та час прийому громадян його керівництвом;

відомості про державні архівні установи та установи СФД, прізвища, імена, по батькові, поштова адреса, номери телефонів, адреси електронної пошти та адреси офіційних веб-сайтів, фото їх керівників (за наявності);

цільові програми у сфері архівної справи та діловодства;

відомості про проведення закупівлі Укрдержархівом товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

державні інформаційні ресурси у сфері архівної справи, діловодства, страхового фонду документації, у тому числі:

бібліографічні переліки путівників, інших довідників, інформаційних видань, регіональних архівних публікацій, оглядів документів НАФ різних жанрів, видів і тематики, що з'являються на сторінках інших видань та в електронних публікаціях; бібліографія публікацій та інша інформація про документи українського походження, що зберігаються за межами України; он-лайнові публікації періодичних видань Укрдержархіву ("Архіви України", "Вісник Державної архівної служби України"), інших видань, що продовжуються;

електронні версії друкованих довідників про склад і зміст документів НАФ, друкованих та неопублікованих довідково-інформаційних та інших публікацій, що мають першочергове наукове і практичне значення; переліки локальних облікових та тематичних баз даних, що функціонують в архівах; бази даних з он-лайновим доступом через Інтернет; інша інформація;

поточні та заплановані заходи і події у сфері архівної справи та діловодства (проведення та порядок денний засідань дорадчих органів Укрдержархіву: засідання колегії, Науково-видавничої ради, Нормативно-методичної комісії, ЦЕПК, а також проведення конференцій, нарад, семінарів, презентацій, прес-конференцій, зустрічей, консультацій, візитів, відвідання, підписання протоколів, угод тощо);

відомості про наявні вакансії;

адреса електронної пошти структурного підрозділу, відповідального за приймання і реєстрацію вхідної кореспонденції з наданням можливості добровільної реєстрації відвідувачів для забезпечення ведення статистики відвідувань та підтримки функції зворотного зв'язку;

посилання на офіційні веб-сайти державних органів, архівних установ НАН України, музеїв, що зберігають рукописні матеріали, громадських інституцій пам'яті;

переліки архівних, бібліотечних та інших профільних сайтів у світі, міжнародних проектів в Інтернеті, пов'язаних з історико-культурною спадщиною людства;

інша інформація відповідно до статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації" , зокрема:

проекти державних програм, нормативно-правових актів у сфері архівної справи, діловодства, страхового фонду документації і підлягають обговоренню;

порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень Укрдержархіву, дій чи бездіяльності, звіти про задоволення запитів на інформацію.

2. На офіційному веб-порталі може розміщуватися інша інформація, яку керівництво Укрдержархіву вважає за доцільне оприлюднити.

3. Не допускається розміщення на офіційному веб-порталі інформації, розповсюдження чи оприлюднення якої заборонено законодавством, а також реклами (за винятком соціальної), у тому числі політичної реклами.

4. Персональна відповідальність за дотримання цих вимог покладається на Голову Укрдержархіву та відповідальних за дотримання вимог створення та функціонування офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України", визначених наказом Укрдержархіву.

1. Інформація на офіційному веб-порталі подається українською, а також за необхідності - англійською мовами. Необхідність викладення інформації англійською мовою, її обсяг визначаються Головою Укрдержархіву, а також структурним підрозділом, відповідальним за інформаційне наповнення офіційного веб- порталу. Подання інформації англійською мовою допускається у скороченому вигляді.

2. Інформація, розміщена на офіційному веб-порталі, оновлюється невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня затвердження (ухвалення) документа, після створення та/або зміни інформації, зазначеної у пункті 5 цього Регламенту із зазначенням дати оприлюднення документа і дати оновлення інформації.

3. Інформація для розміщення на офіційному веб-порталі готується безпосередньо виконавцем (працівником, відповідальним за організацію заходу, виконання документа, внесення поточних змін до обліково-інформаційних даних та відповідних рубрик офіційного веб-порталу) не пізніше наступного дня після завершення заходу (виконання документа/зміни інформації) і подається на розгляд керівникові самостійного структурного підрозділу Укрдержархіву (керівнику державної архівної установи/спеціальної установи СФД).

4. Інформація про заплановані заходи (анонси) подається одразу після прийняття офіційного рішення щодо проведення заходу.

5. Відповідальність за систематичність і своєчасність інформаційного наповнення офіційного веб-порталу та подання інформації до урядового веб-порталу та урядового веб-сайту "Громадянське суспільство і влада" за напрямками діяльності покладається на керівників профільних структурних підрозділів апарату Укрдержархіву; за супровід офіційних веб-сайтів державних архівних установ та спеціальних установ СФД - на їхніх керівників.

У разі прийняття рішення про розміщення інформації англійською мовою її переклад забезпечується профільними структурними підрозділами Укрдержархіву, державними архівними установами та спеціальними установами СФД.

6. Інформація, що має бути розміщена на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України", подається до відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення, а для розміщення на урядовому веб-порталі та урядовому веб- сайті "Громадянське суспільство і влада" - управлінню міжнародного співробітництва та документального забезпечення у електронній та паперовій формах.

7. Інформація, що розміщується на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України", урядовому веб-порталі та урядовому веб- сайті "Громадянське суспільство і влада", підлягає літературному редагуванню.

8. Відредаговані матеріали розміщуються на внутрішньому (робочому) сайті Укрдержархіву і після їх перегляду та затвердження Головою Укрдержархіву оприлюднюються в Інтернеті.

9. Особи, відповідальні за забезпечення інформаційного наповнення, дотримання вимог захисту інформації офіційного веб-порталу від несанкціонованої модифікації та технічне забезпечення його функціонування призначаються Головою Укрдержархіву.

10. Інформація на офіційному веб-сайті повинна бути доступною для користувачів з вадами зору та слуху. Технічні завдання на створення (модернізацію) офіційних веб-сайтів повинні відповідати технічним вимогам, установленим згідно з додатком до цього Регламенту.

Інформація повинна бути доступною для користувачів з вадами зору та слуху, а також передбачати можливість використання комп'ютерних програм екранного доступу, які забезпечують виведення даних у звуковій або рельєфно-крапковій формі.

Аудіо- та відеоматеріали повинні супроводжуватися текстом, еквівалентним інформації, що містить аудіо- та відеозапис. Інформація, розміщена в рухомій стрічці, графічні та мультимедійні матеріали повинні дублюватися за допомогою звичайного тексту.

Розмір шрифту тексту, за винятком титрів, повинен змінюватися в межах до 200 відсотків без використання допоміжних технологій та втрати інформаційного наповнення або функціональності офіційного веб-сайту.

Візуальне представлення тексту повинно мати коефіцієнт контрастності не менше 5:1.

На офіційному веб-сайті повинна бути реалізована зручна навігація за допомогою клавіатури комп'ютера.