[...]

У своєму зверненні платник податків повідомив, що виникла необхідність у роз'ясненні норм податкового законодавства в частині зберігання первинних документів бухгалтерського обліку та надання їх під час проведення контролюючим органом документальної позапланової перевірки.

Враховуючи наведене вище, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

"1. Чи існує обов'язок Підприємства в наданні первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством та складених поза межами 1 825 днів, тобто складених на час здійснення господарської діяльності, до 2016 року?

2. Які первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, має надати Підприємство на час проведення документальної позапланової перевірки, в порядку підпункту 78.1.7 пункту 78.1 статті 78 Кодексу, за умови повної відсутності ведення господарської діяльності в межах 1 825 днів?

3. Який предмет перевірки має бути визначений під час проведення документальної позапланової перевірки на підставі підпункту 78.1.7 пункту 78.1 статті 78 Кодексу, в порядку припинення юридичної особи, з урахуванням фактичного припинення господарської діяльності до 2016 року?

4. На підставі яких документів учасник Підприємства, в порядку припинення останнього, має підтвердити та залишити у власності після припинення Підприємства рухоме майно у разі його наявності?".

Щодо питань 1 та 2, порушених Підприємством у зверненні про надання індивідуальної податкової консультації, інформуємо про таке.

Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлено статтею 44 Кодексу.

Відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Згідно з пунктом 44.3 статті 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2 555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу (підпункт 44.3.1 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1 825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту (підпункт 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1 095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту (підпункт 44.3.3 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1 095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (підпункт 44.3.4 пункту 44.3 статті 44 Кодексу).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 статті 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1 825 днів (2 555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абзац сьомий пункту 44.3 статті 44 Кодексу).

Передбачені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 Кодексу.

Згідно з абзацами першим та другим пункту 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 статті 44 Кодексу, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності.

Положеннями абзацу першого пункту 52-2 підрозділу 10 розділу ХХ "Перехідні положення" Кодексу встановлювався мораторій на проведення документальних перевірок на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19).

Також відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ "Перехідні положення" Кодексу тимчасово, до 1 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупинявся перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Разом з тим відповідно до пункту 7 розділу I Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 №879, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 жовтня 2014 року за №1365/26142 (далі - Положення №879), у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства, обов'язково проводиться інвентаризація активів та зобов'язань, що перебувають на балансі суб'єкта господарювання.

Порядок документального оформлення інвентаризації активів та зобов'язань, що перебувають на балансі суб'єкта господарювання, визначено Положенням №879.

Слід зазначити, що Перелік типових документів, які створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за №571/20884 (далі - Перелік №578/5).

Перелік №578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.