Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - ПКУ), розглянула звернення щодо практичного застосування окремих норм податкового законодавства та в межах компетенції повідомляє.

Платник податків перебуває на загальній системі оподаткування. Займається транспортним перевезенням вантажів (КВЕД 49.41 основний) за кордон і по Україні. Має штат працівників та у власності автомобілі, як власні так і орендовані.

Враховуючи вищезазначене, платник податків просить надати інформацію з такого питання:

По якому курсу (Національного банку України (далі - НБУ) чи комерційному) складається/обраховується авансовий звіт співробітником при закордонному відрядженні? Якщо з корпоративної карти списуються добові витрати під час відрядження, по якому курсу вони рахуються і на яку дату? При умові, що співробітник їде у відрядження з корпоративною картою компанії, де зараховані кошти по передньому прорахунку планових витрат з урахуванням добових. Витрати відбуваються у різних валютах і на різні потреби, наприклад паркування і обід.

Згідно з частиною четвертою ст. 5 Закону України від 21 червня 2018 року №2473-VIII "Про валюту і валютні операції", із змінами і доповненнями, порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається НБУ.

Відповідно до п. 42 розділу VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02 січня 2019 року №2, із змінами і доповненнями, резиденти - юридичні особи і фізичні особи - підприємці, представництва юридичних осіб - нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти.

Згідно з п. 4 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 №59, із змінами та доповненнями (далі - Інструкція), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Аванс може видаватися готівкою працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв'язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов'язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема, відшкодовуються витрати, пов'язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами - у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розділу III Інструкції).

Відповідно до пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, звіт про використання коштів електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт), складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року №851-VI "Про електронні документи та електронний документообіг", із змінами та доповненнями, та від 05 жовтня 2017 року №2155-VII "Про електронні довірчі послуги", із змінами та доповненнями) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.