Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення щодо порядку зберігання та знищення первинних бухгалтерських документів, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє.

У своєму зверненні Товариство повідомляє, що накопився великий обсяг облікової документації. При цьому комплексних документальних перевірок не було.

У зв'язку із зазначеним Товариство просить надати роз'яснення з такого питання: чи має Товариство знищити облікові документи за період його діяльності, окрім документів за останні 2555 днів та документів з нарахування заробітної плати?

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Законом України від 20.03.2023 №2970-IX "Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки" (далі - Закон №2970) внесені зміни до ст. 44.3 Кодексу, яка передбачає граничні строки зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Зазначені зміни набули чинності з 28.04.2023.

Так, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання зазначених документів та інформації протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 Кодексу;

1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, пп. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 цього пункту;

1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

1095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39-2 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу.

Слід зазначити, що нові вимоги 1825-денного мінімального строку зберігання документів, передбачені п. 44.3 ст. 44 Кодексу, застосовуються до документів, які розроблено: