Відповідно абзацу сьомого статті 6 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", підпункту 2 пункту 3 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо роботи з посадовими інструкціями посадових осіб місцевого самоврядування, що додаються.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ці Методичні рекомендації розроблено з метою консультативного та методичного забезпечення служби в органах місцевого самоврядування, надання методичної допомоги сільським, селищним, міським головам, головам районних, районних у місті, обласних рад, їх заступникам, керуючим справами (секретарям) виконавчих комітетів, керуючим справами виконавчих апаратів, керівникам відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, працівникам структурного підрозділу з питань персоналу або спеціалісту з питань персоналу органу місцевого самоврядування, іншим посадовим особам місцевого самоврядування, а також для забезпечення єдиного підходу при розробленні, оформленні, перегляді, внесенні змін і зберіганні посадових інструкцій посадових осіб місцевого самоврядування, які призначаються сільським, селищним, міським головою, головою районної, районної у місті, обласної ради на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України (далі - посадова особа місцевого самоврядування).

Ці Методичні рекомендації також рекомендується застосовувати під час роботи з посадовими інструкціями для технічних працівників та обслуговуючого персоналу органів місцевого самоврядування (далі - інші працівники органу місцевого самоврядування).

2. Учасниками процедури роботи з посадовими інструкціями посадових осіб місцевого самоврядування (далі - учасники) рекомендується вважати:

сільського, селищного, міського голову, голову районної, районної у місті, обласної ради;

керуючих справами (секретарів) виконавчих комітетів / керуючих справами виконавчих апаратів відповідних місцевих рад;

керівника відділу, управління та іншого виконавчого органу ради, в якому працює посадова особа місцевого самоврядування, для якої розробляється посадова інструкція (далі - керівник виконавчого органу);

керівника структурного підрозділу апарату (виконавчого апарату) ради, керівника структурного підрозділу виконавчого органу, в якому працює посадова особа місцевого самоврядування, для якої розробляється посадова інструкція (далі - керівник структурного підрозділу);

найближчого керівника посадової особи місцевого самоврядування, якому така особа прямо підпорядковується (далі - безпосередній керівник);

структурний підрозділ з питань персоналу або спеціаліста з питань персоналу органу місцевого самоврядування (далі - служба управління персоналом);

інших посадових осіб місцевого самоврядування, які залучаються до розробки або погодження відповідних інструкцій.

3. Під посадовою інструкцією посадової особи місцевого самоврядування (далі - посадова інструкція) у розумінні цих Методичних рекомендацій рекомендується вважати документ, який регламентує організаційно-правовий статус посадової особи місцевого самоврядування і визначає:

1) загальну інформацію;

2) мету посади;

3) основні посадові обов'язки;

4) права;

5) зовнішню службову комунікацію;

6) умови служби.

Інші терміни, зазначені у цих Методичних рекомендаціях, вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про місцеве самоврядування в Україні" та "Про службу в органах місцевого самоврядування".

4. Посадові інструкції до посад посадових осіб місцевого самоврядування рекомендується розробляти з урахуванням:

Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні";

Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування";

Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування, затверджених наказом Національного агентства України з питань державної служби від 07.11.2019 р. № 203-19 (далі - Типові професійно-кваліфікаційні характеристики посадових осіб місцевого самоврядування);

положення про апарат (виконавчий апарат) ради, положення (регламент) про її виконавчий комітет, положення про виконавчий орган, положення про структурний підрозділ;

рішення відповідної ради про розподіл повноважень між виконавчими органами (у разі наявності);

правил внутрішнього трудового розпорядку;

колективного договору;

інші локальні документи (у разі наявності).

5. Посадову інструкцію рекомендується розробляти для кожної посади у штатному розписі сільської, селищної, міської ради, районної, районної у місті та обласної ради, крім випадків, передбачених законодавством України про місцеве самоврядування в Україні.

У разі якщо до штатного розпису сільської, селищної, міської ради, районної, районної у місті та обласної ради вводяться нові посади, одночасно із розробленням пропозицій про внесення змін до штатного розпису рекомендується розробляти посадові інструкції до нововведених посад.

6. Положення посадових інструкцій рекомендується враховувати під час підготовки оголошення про проведення конкурсу, переведення, атестації посадових осіб місцевого самоврядування, проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов'язків, притягнення їх до відповідальності в разі невиконання чи неналежного виконання обов'язків, та порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

7. Під час роботи з посадовими інструкціями рекомендується дотримуватися таких принципів:

відсутність дублювання - у тексті посадової інструкції не мають дублюватися однакові за змістом положення;

інформативність - інформація, викладена у посадовій інструкції, має бути змістовною та повною;

лаконічність - стисле викладення в посадовій інструкції основної інформації, надання переваги простим реченням та уникнення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів;

обґрунтованість - зазначена в посадовій інструкції інформація готується на основі законодавства, завдань, повноважень відповідного органу місцевого самоврядування, виконавчого органу та/або структурного підрозділу, рішень відповідного органу місцевого самоврядування, розпоряджень сільського, селищного, міського голови, голови районної, районної у місті, обласної ради;

структурованість - послідовне викладення в посадовій інструкції інформації, що передбачає логічний взаємозв'язок її компонентів;

чіткість - інформація, викладена у посадовій інструкції, має передбачати зрозуміле та однозначне трактування.

8. Організацію та координацію супроводу процедури роботи з посадовими інструкціями рекомендується покладати на службу управління персоналом.

Службі управління персоналом рекомендується:

контролювати розроблення посадових інструкцій;

переглядати посадові інструкції на відповідність встановленим законодавством вимогам, а також з метою виявлення потреб у внесенні до них змін, про що інформувати керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету, керуючого справами виконавчого апарату, керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради;

надавати консультативну допомогу щодо розроблення, оформлення, перегляду, внесення змін до посадових інструкцій.

1. Розроблення посадової інструкції рекомендується здійснювати за таких етапів:

1) прийняття рішення про розроблення посадової інструкції;

2) визначення змісту виконуваної за посадою роботи та підготовка проєкту посадової інструкції;

3) перегляд посадової інструкції на відповідність встановленим законодавством вимогам;

4) погодження посадової інструкції;

5) затвердження посадової інструкції.

2. Рішення про розроблення посадової інструкції рекомендується приймати керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету, керуючому справами виконавчого апарату, керівнику відділу, управління та іншого виконавчого органу ради на підставі розпорядження сільського, селищного, міського голови, голови районної, районної у місті, обласної ради або розпорядчого акта керівника виконавчого органу, виконавчого апарату відповідної ради.

3. Підготовку пропозицій щодо змісту виконуваної за посадою роботи та проєкту посадової інструкції рекомендується здійснювати безпосередньому керівнику за методичної та консультаційної підтримки служби управління персоналом.

Для новоутворених структурних підрозділів до призначення керівника такого структурного підрозділу та/або керівника структурного підрозділу в його складі підготовку пропозицій щодо змісту виконуваної за посадою роботи та проєкту посадової інструкції рекомендується здійснювати службі управління персоналом.

4. Безпосередньому керівнику у розумні строки рекомендується передати проєкт посадової інструкції службі управління персоналом для здійснення їх перегляду на відповідність встановленим законодавством вимогам, а також їх подальшого погодження (затвердження).

5. Службі управління персоналом рекомендується здійснити перегляд на відповідність встановленим законодавством вимогам, зокрема в актах зазначених у пункті 4 розділу I цих Методичних рекомендацій, а також дотримання принципів визначених у пункті 7 розділу I цих Методичних рекомендацій.

6. Посадові інструкції рекомендується погоджувати з:

безпосереднім керівником;

керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності);

керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету, керуючим справами виконавчого апарату;

заступником голови сільської, селищної, міської ради, районної, районної у місті, обласної ради, згідно з рішенням про розподіл повноважень.

7. Відповідно до глави 7 розділу II "Затвердження управлінських документів" Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 р. за № 736/27181, затвердження управлінських документів здійснюється особисто посадовою особою (посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень або розпорядчим документом установи із зазначенням на документі грифу затвердження, оформленого відповідним чином.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження оформляється відповідно до ДСТУ 4163:2020.

8. Службі управління персоналом рекомендується подати погоджені посадові інструкції на затвердження сільському, селищному, міському голові, голові районної, районної у місті, обласної ради, іншою уповноваженою посадовою особою.

У правому верхньому куті першої сторінки посадової інструкції, де розташовуватиметься слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", рекомендується вказати посаду уповноваженої посадової особи на таке затвердження згідно з положеннями про апарат ради та її виконавчий комітет, положення про виконавчий апарат, положення про виконавчий орган, ініціали та прізвище, підпис уповноваженої посадової особи про її затвердження, а також дату затвердження.

9. Підпис уповноваженої посадової особи на затвердження посадової інструкції рекомендується засвідчувати печаткою (у разі наявності):

виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради;

районної, районної у місті, обласної ради.

10. У заголовку посадової інструкції рекомендується зазначати повну назву посади та виконавчого органу сільської, селищної, міської ради, структурного підрозділу виконавчого апарату районної, районної у місті, обласної ради згідно із штатним розписом.

11. Службі управління персоналом у день призначення особи на посаду в орган місцевого самоврядування або не пізніше наступного робочого дня після внесення змін до посадової інструкції рекомендується ознайомити таку особу з посадовою інструкцією (з проставлянням підпису та зазначенням дати ознайомлення) та надати (надіслати) копію посадової інструкції.

У разі тимчасової відсутності посадової особи місцевого самоврядування службі управління персоналом рекомендується ознайомити таку особу з посадовою інструкцією у день її виходу на роботу.