Відповідно до підпунктів 39, 66 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 870, та з метою проведення моніторингу стану збереженості документів Національного архівного фонду НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо самостійного відбору мікробіологічних та ентомологічних проб працівниками архівних установ в умовах дії дистанційно-карантинних заходів, що додаються.

2. Департаменту архівної справи (Дубок І.):

забезпечити впровадження рекомендацій щодо самостійного відбору мікробіологічних та ентомологічних проб працівниками архівних установ в умовах дії дистанційно-карантинних заходів;

забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному веб-порталі Укрдержархіву.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Укрдержархіву Ємельянову Т.

Державна архівна служба України

Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

Спілка архівістів України

Забезпечення гарантованої збереженості документів в архівних установах досягається шляхом створення оптимальних умов зберігання для архівних документів, в тому числі обладнанням будівель і сховищ архівних установ технічними засобами для створення і підтримання відповідного температурно-вологісного та санітарно-гігієнічного режимів зберігання документів. З плином часу документи можуть піддаватися процесу старіння, який є неминучим і призводить до руйнації паперу та тексту. Швидкість цього процесу визначається багаточисельними чинниками, серед яких важливу роль відіграють біологічні компоненти, зокрема мікроскопічні гриби (мікроміцети) та комахи. Для мікроміцетів вологість є одним з основних екологічних факторів, який регулює ріст, засвоєння субстрату, а отже і руйнівну дію як в умовах зберігання в архівосховищах, так і в цілому в процесах біопошкоджень інших техногенних субстратів-1.

__________

-1 Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду: затв. наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 296/5 // ІПС "Законодавство України". URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0250-15#Text; Нюкша Ю.П. Биологические проблемы консервации: специфичность и комплексность // Теория и практика сохранения памятников культуры: Сб. науч. тр. - СПб., 1996. - Вып. 18. - С. 7-21; Ребрикова Н.Л. Биология в реставрации. М.: ГосНИИР, 1999. - 183 с.; Art, Biology, and Conservation: Biodeterioration of Works of Art / Koestler, Robert J., Victoria H. Koestler, A. Elena Charola, and Fernando E. Nieto-Fernandez, eds. - Metropolitan Museum of Art, New York. - 2003. - 572 p.

Комплекс проблем, пов'язаний із впливом біологічних факторів (мікроорганізмів, комах) на збереженість архівних документів, є надзвичайно актуальним для сучасної архівної практики. Умови зберігання документів в архівних установах різняться, що обумовлено насамперед будівельними та експлуатаційними особливостями архівних будівель, а також регіональними особливостями клімату та мікроклімату в архівосховищах (зокрема, наявністю або відсутністю вентиляційних систем, опалення тощо)-2.

___________

-2 Большакова Т.Н., Кащеев А.А., Ткаченко Н.А. Стабильная система защиты документов от биоповреждений как часть системы обеспечения сохранности архивных фондов // Вестник ВНИИДАД. - 2018. - № 2. - С. 14-21.

Формування сучасної системи захисту архівосховищ від негативного впливу біологічного фактору та профілактика біопошкоджень архівосховищ та документів державних архівів включає в себе доцільність та обов'язковість проведення моніторингових наукових досліджень щодо встановлення стану збереженості документів Національного архівного фонду-3. Сьогодні науково-дослідні роботи "Дослідження мікробіологічного та ентомологічного стану архівосховищ та документів державних архівів з метою проведення моніторингу стану збереженості документів Національного архівного фонду", які проводить Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД), спрямовані на виконання наступних завдань:

- дослідити та проаналізувати мікробіологічний та ентомологічний стан архівосховищ та документів державних архівів України;

- зробити висновки щодо здійснення робіт із захисту архівосховищ та документів у них;

- надати рекомендації стосовно проведення заходів, спрямованих на знешкодження біодеструкторів та профілактику біоуражень архівосховищ та документів державних архівів.

__________

-3 Valeriani F., Cianfanelli C., Gianfranceschi G., Santucci S., Romano Spica V., Mucci N. Monitoring biodiversity in libraries: a pilot study and perspectives for indoor air quality. Review // J. Prev. Med. Hyg. - 2017. - 58 (3). - E238-E251; Pasquarella, C., Saccani, E., Sansebastiano, G.E., Ugolotti, M., Pasquariello, G., & Albertini, R. (2012). Proposal for a biological environmental monitoring approach to be used in libraries and archives. Annals of Agricultural and Environmental Medicine, 19, 209-212; Вплив біологічних факторів на збереженість архівних документів: метод. рекомендації / Укрдержархів, УНДІАСД; уклад.: Л.В. Димитрова, В.О. Кітам, О.В. Мельниченко, Н.М. Христова. - К., 2013. - 43 с.

Реалії сучасності, пов'язані із запровадженням карантинних заходів з середини березня 2020 р., внесли корективи в алгоритм проведення відповідних обстежень архівних установ та спонукали до пошуку шляхів здійснення частини моніторингових досліджень без виїзду до архівних установ фахівців УНДІАСД та відбору матеріалів для дослідження в режимі дистанційної роботи та подальшої передачі відібраних матеріалів до УНДІАСД силами працівників архівних установ. Для забезпечення виконання запланованих досліджень в повному об'ємі і було підготовлено зазначені методичні рекомендації.

Терміни у тексті застосовано у значеннях відповідно до чинного законодавства України, сформульованих у національних і галузевих стандартах.

__________

-4 ДСТУ 2881-94. Екологія мікроорганізмів. Терміни та визначення. Введ. 01.01.96. - Київ: Держстандарт України, 1994. - 25 с.; Ураження документів плісеневими грибами та заходи з охорони праці під час роботи з ушкодженими документами. Методичні рекомендації / Уклад.: О.П. Володіна, Н.М. Жданова, Т.О. Кондратюк / Держкомархів України, УНДІАСД, НАН України, Ін-т мікробіології і вірусології ім. Д.К. Заболотного. - Київ, 2005. - 48 с.; Кондратюк Т.О., Наконечна Л.Т., Харкевич О.С. Мікроскопічні гриби, виявлені на пошкоджених оздоблювальних матеріалах (штукатурці та фарбі) стін всередині приміщень // Укр. ботан. журн. - 2011. - 68, № 3. - С. 407-419; ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения. - 2002. - 11 с.

Дослідження мікробіологічного та ентомологічного стану архівосховищ та документів - виявлення в архівосховищах мікроорганізмів та комах, а також пошкоджених ними документів.

Біопошкодження - пошкодження виробів та матеріалів (в тому числі) документів, які завдають мікроорганізми, комахи. Пошкодження стін приміщень мікроорганізмами.

Пошкодження (ураження) документів мікроорганізмами - візуально помітна зміна поверхонь документів. Ознакою пошкодження (ураження) документів мікроорганізмами є пігментні плями, нальоти різного забарвлення, форми, консистенції та локалізації.

Пошкодження (ураження) стін приміщень мікроорганізмами - візуально добре помітна зміна поверхонь стін. Ознакою пошкодження (ураження) матеріалів стін мікроорганізмами є здуття (різні за розмірами), каверни, відшарування, осипання поверхневих та глибоких шарів, тріщини і глибокі розриви будівельних матеріалів (фарби, штукатурки); плями, нальоти різного кольору (часто темних відтінків), форми, консистенції та локалізації; рихлість і ватоподібна консистенція матеріалів.

КУО - колонієутворюючі одиниці мікроорганізмів (мікроскопічних грибів та бактерій). КУО - це спори, клітини мікроорганізмів, фрагменти міцелію мікроскопічних грибів, що осідають на поверхню живильного середовища та утворюють на ньому колонії (рис. 1).

див. зображення

Рисунок 1. Схематичне зображення осідання КУО мікроорганізмів на поверхні живильного середовища в чашці Петрі (А). Б - колонії мікроскопічних грибів, що розвилися із спор через 5-10 діб

Живильне середовище - субстрат, який містить, як правило, кілька складових компонентів та застосовується для культивування мікроорганізмів.

Кількісні показники вмісту мікроорганізмів у повітрі приміщень - кількість КУО мікроорганізмів в 1 куб.м повітря.

"Якісні показники" вмісту мікроорганізмів у повітрі приміщень - мікроорганізми, виявлені в повітрі обстежених приміщень, для яких встановлена видова (родова) приналежність. Ідентифікація мікроорганізмів надає можливість охарактеризувати якість повітря за видовим (родовим) складом мікроорганізмів (наявність потенційних біодеструкторів, що становлять небезпеку для документів; умовно-патогенних, патогенних, токсигенних мікроорганізмів, небезпечних для здоров'я людини).

Алгоритм проведення досліджень щодо характеристики мікробіологічного та ентомологічного стану архівосховищ та документів державних архівів з метою проведення моніторингу стану збереженості документів Національного архівного фонду включає кілька етапів.

1. Відбір проб для визначення мікробіологічного стану повітря приміщень архівосховищ - кількісних показників вмісту КУО мікроорганізмів у повітрі приміщень та якісних характеристик повітря.

2. Проведення обстежень архівних документів та відбір проб з метою визначення мікробіологічного та ентомологічного стану документів архівів, аналізу біопошкоджень документів.

3. Характеристика стану будівель архівосховищ, відбір проб із місць біопошкоджень на стінах приміщень.

4. Отримання даних щодо показників температурно-вологісного режиму, наявності/відсутності систем провітрювання, опалювання тощо на момент проведення обстеження та усереднених (відповідно до розділів Актів обстежень).

5. Узагальнення інформації щодо мікробіологічного, ентомологічного стану архівосховищ, архівних документів, мікрокліматичних умов збереження документів та надання відповідних рекомендацій.

Відбір вказаних проб під час проведення обстежень проводиться з метою здійснення подальшого мікробіологічного та ентомологічного аналізів в лабораторних умовах.

Дослідження, які мають здійснюватися в режимі дистанційної роботи в умовах запровадження карантинних заходів, зосереджені в частині відбору проб співробітниками архівних установ та заповнення ними низки пунктів Актів обстеження (п. №№ I-III та V) (відповідно Методичних рекомендацій "Вплив біологічних факторів на збереженість архівних документів", 2013).

Для здійснення вказаних робіт застосовуються такі матеріали:

• Стерильні одноразові пластикові чашки Петрі із живильними середовищами для культивування мікроорганізмів (середовище Сабуро, картопляно-глюкозний агар, мальт-екстракт агар).

• Стерильні пластикові пробірки.

• Стерильні дерев'яні аплікатори в індивідуальних упаковках для відбору проб з ушкоджених документів.

• Скальпелі металеві, ножиці.

• Спиртові серветки для дезінфекційної обробки інструментів (скальпелів).

• Маркери для нумерації та позначень на чашках Петрі, упаковках аплікаторів, пробірках.

• Клейкі стрічки типу "Parafilm" для заклеювання чашок Петрі після відбору проб повітря.

• Рукавички нітрилові, латексні.

• Захисні медичні маски.

Перелік вказаних матеріалів проілюстровано на рис. 2.

див. зображення

Для моніторингового, в тому числі порівняльного, аналізу щодо мікробіологічного стану повітря фондосховищ використовується метод седиментації (осідання) колонієутворюючих одиниць (КУО) грибів та бактерій на поверхню стерильного твердого живильного середовища в чашках Петрі (див. рис. 1).

На накривках чашок Петрі із живильним середовищем необхідно зробити відповідні надписи маркером, що стійкий до води: вказати номер проби, дату відбору проб повітря, номер сховища, час експозиції (початок - кінець) (рис. 3).

див. зображення

Беручи за основу методологію Васильєва із співавторами-5, чашки Петрі найдоцільніше розставляти в приміщеннях методом конверту на горизонтальних поверхнях (поличках, меблях тощо) на різній висоті, зокрема на висоті приблизно 1,2-1,4 м (на рівні дихальних шляхів людини, яка стоїть або сидить за робочим столом):

див. зображення

__________

-5 Васильев О.Д., Гоик В.Г., Светлов Д.А., Васильева А.О. Методология исследования микобиоты помещений // Проблемы мед. микологии. 2002. Т. 4. № 2. С. 66-67.

За потреби чашки Петрі розставляють біля вентиляційних отворів припливно-витяжної системи, на поличках стелажів тощо. Перед початком експозиції чашки Петрі розкривають. Накривки розміщують поряд із основою чашок, в якому знаходиться живильне середовище. Час експозиції може складати 40-60 (100) хв. (Рис. 4). Після закінчення експонування чашок Петрі їх закривають накривками, зазначають час закінчення експозиції та ретельно обгортають за периметром клейкою стрічкою типу "Parafilm", що убезпечить їх від розкривання при транспортуванні (необхідно охопити стик кришки та дна чашки Петрі) (Рис. 5). Після обгортання чашок Петрі клейкою стрічкою їх упаковують в нові поліетиленові упаковки (можна також в ті самі, в яких вони знаходились до проведення обстеження). Краї упаковки загортають та скріплюють гумкою.

див. зображення