На виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" та постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року № 3 "Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити:

Регламент функціонування та технічного супроводження офіційного вебпорталу Державної архівної служби України (далі - Регламент), що додається;

Порядок інформаційного наповнення офіційного вебпорталу Державної архівної служби України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів), державних архівних установ та спеціальних установ Страхового фонду документації забезпечити:

1) у межах компетенції і повноважень чітке та своєчасне виконання Регламенту та Порядку, зазначених у пункті 1 цього наказу;

2) актуальність та достовірність інформаційних матеріалів, що підлягають оприлюдненню на офіційному вебпорталі Укрдержархіву, їх оперативне подання та вчасне інформування про необхідність оновлення або вилучення інформації із вебпорталу Укрдержархіву через втрату актуальності.

3. Визнати таким, що втратило чинність, наказ Укрдержархіву від 22 листопада 2017 року № 89 "Про затвердження Регламенту функціонування офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" та Порядку інформаційного наповнення офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Регламент функціонування та технічного супроводження офіційного вебпорталу Державної архівної служби України (далі - Регламент) розроблено відповідно до вимог Законів України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", постанов Кабінету Міністрів України "Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади" від 4 січня 2002 року № 3, "Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних" від 21 жовтня 2015 р. № 835, "Деякі питання оприлюднення публічної інформації у формі відкритих даних" від 30 листопада 2016 р. № 867, "Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України щодо функціонування офіційних веб-сайтів органів виконавчої влади" від 12 червня 2019 року № 493.

2. Офіційний вебпортал Укрдержархіву є інформаційним ресурсом та офіційним джерелом інформації про діяльність Державної архівної служби України з унікальною адресою в мережі Інтернет (https://archives.gov.ua) і функціонує відповідно до вимог чинного законодавства і не може використовуватися в цілях, не пов'язаних з діяльністю Укрдержархіву.

3. Регламент визначає процедуру систематичного та оперативного оприлюднення інформації на офіційному вебпорталі Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів) в мережі Інтернет з метою забезпечення доступу громадян до інформації про діяльність Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації (далі - СФД), підвищення ефективності та забезпечення прозорості діяльності Укрдержархіву, тематичні напрями та організацію технічної підтримки вебпорталу Укрдержархіву.

4. Інформація на офіційному вебпорталі Укрдержархіву повинна бути доступна для користувачів з порушенням зору, слуху, опорно-рухового апарату, мовлення та інтелектуального розвитку, а також з різними комбінаціями зазначених порушень.

5. Система керування інформаційним вмістом офіційного вебпорталу Укрдержархіву включає систему наповнення ресурсу даними, систему обліку публічної інформації, пошукові системи та забезпечує резервне копіювання даних вебпорталу для їх відновлення на випадок непередбаченого збою його функціонування, що може призвести до пошкодження або втрати цих даних.

6. Офіційний вебпортал Укрдержархіву складається з рубрик, розділів, підрозділів, сторінок, гіперпосилань на вебресурси (далі - складові).

Дизайн та структура офіційного вебпорталу Укрдержархіву, окремих його складових розробляється відповідно до Вимог щодо створення (модернізації) офіційних веб-сайтів (веб-порталів) органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 червня 2019 року № 493.

Проект дизайну та структури офіційного вебпорталу Укрдержархіву або їх зміни подаються на розгляд та затвердження Голові Державної архівної служби України.

7. Інформація, що розміщується на офіційному вебпорталі, повинна мати захист від несанкціонованої модифікації.

8. Офіційний вебпортал Укрдержархіву повинен містити інформацію про права інтелектуальної власності та розповсюджуватися вільно за умови зазначення авторства.

9. Офіційний вебпортал Укрдержархіву функціонує в україномовній (повній) та англомовній (скороченій) версіях.

10. Відповідно до повноважень цим Регламентом визначаються відповідальними за:

створення та модифікацію офіційного вебпорталу Укрдержархіву (управління цифрової трансформації Укрдержархіву та Центральний державний електронний архів України);

інформаційне наповнення, редагування поданих для розміщення інформаційних матеріалів на офіційному вебпорталі Укрдержархіву, а також супровід англомовної версії офіційного вебпорталу Укрдержархіву (управління комунікацій Укрдержархіву);

технічне забезпечення функціонування офіційного вебпорталу Укрдержархіву, захист інформації та резервне копіювання даних (Центральний державний електронний архів України).

1. На офіційному вебпорталі Укрдержархіву обов'язково розміщуються:

адреси офіційних вебпорталів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

найменування Укрдержархіву;

айдентика Укрдержархіву;

місія, функції, повноваження, основні завдання та нормативно-правові засади діяльності Укрдержархіву;

відомості про структуру та керівництво Укрдержархіву:

прізвища, імена та по батькові, короткі біографічні довідки та фото керівників Укрдержархіву;

місцезнаходження (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти, адреса офіційного вебпорталу);

основні функції структурних підрозділів, а також прізвища, імена, по батькові, номери телефонів, адреси електронної пошти керівників;

нормативно-правові акти з питань, що належать до компетенції Укрдержархіву, у складі системи обліку публічної інформації, що функціонує відповідно до постанови Кабінету Міністрів України "Питання системи обліку публічної інформації" від 21.11.2011 № 1277;

плани підготовки проєктів регуляторних актів та зміни до них;

повідомлення про оприлюднення проєктів регуляторних актів, проєкти цих актів і аналіз їх регуляторного впливу;

звіти про відстеження результативності прийнятих регуляторних актів;

відомості про регуляторну діяльність;

перелік та порядок надання адміністративних послуг органами виконавчої влади і бюджетними установами, які перебувають в їх управлінні та яким делеговані повноваження з надання таких послуг;

відомості про взаємодію з громадською радою при Укрдержархіві;

відомості про проведення консультацій з громадськістю, громадської експертизи та врахування громадської думки у діяльності Укрдержархіву;

зразки документів та інших матеріалів, необхідних для звернення громадян до Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД;

розпорядок роботи Укрдержархіву та час прийому громадян його керівництвом;

відомості про державні архівні установи та спеціальні установи СФД, прізвища, імена, по батькові, поштова адреса, номери телефонів, адреси електронної пошти та адреси офіційних вебсайтів, фото їх керівників (за наявності);

цільові програми у сфері архівної справи та діловодства;

відомості про проведення закупівлі Укрдержархівом товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

вебсайт науково-практичного журналу "Архіви України" (https://au.archives.gov.ua);

адреси офіційних сторінок Укрдержархіву у соціальних мережах: "Фейсбук", "Твіттер", "Інстаграм", на офіційному каналі комунікацій "Ютуб";

бібліографічні переліки путівників, інших довідників, інформаційних видань, регіональних архівних публікацій, оглядів документів НАФ різних жанрів, видів і тематики, що з'являються на сторінках інших видань та в електронних публікаціях; бібліографія публікацій та інша інформація про документи українського походження, що зберігаються за межами України;

електронні версії друкованих довідників про склад і зміст документів НАФ; друкованих та неопублікованих довідково-інформаційних та інших публікацій, що мають першочергове наукове і практичне значення; переліки локальних облікових та тематичних баз даних, що функціонують в архівах; бази даних з он-лайновим доступом через Інтернет; інша інформація;

поточні та заплановані заходи і події у сфері архівної справи та діловодства (проведення та порядок денний засідань дорадчих органів Укрдержархіву: засідання колегії, Науково-видавничої ради, Нормативно-методичної комісії, Центральної експертно-перевірної комісії, а також проведення конференцій, нарад, семінарів, презентацій, пресконференцій, зустрічей, консультацій, візитів, відвідання, підписання протоколів, угод тощо);

відомості про наявні вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;

адреса електронної пошти структурного підрозділу, відповідального за приймання і реєстрацію вхідної кореспонденції з наданням можливості добровільної реєстрації відвідувачів для забезпечення ведення статистики відвідувань та підтримки функції зворотного зв'язку;

посилання на офіційні вебсайти державних органів, архівних установ НАН України, музеїв, що зберігають рукописні матеріали, громадських інституцій пам'яті;

переліки архівних, бібліотечних та інших профільних сайтів у світі, міжнародних проєктів в Інтернеті, пов'язаних з історико-культурною спадщиною людства;

інша інформація відповідно до статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації", зокрема:

проєкти державних програм, нормативно-правових акті у сфері архівної справи, діловодства, страхового фонду документації, що підлягають обговоренню;

порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень Укрдержархіву, дій чи бездіяльності, звіти про задоволення запитів на інформацію;

інформація про систему обліку, види інформації, яку зберігає Укрдержархів;

перелік наборів даних, що оприлюднюються у формі відкритих даних.

2. На офіційному вебпорталі Укрдержархіву може розміщуватися інша інформація, яку Голова Державної архівної служби України вважає за необхідне оприлюднити.

1. Перелік рубрик та розділів офіційного вебпорталу Укрдержархіву, назви структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД, відповідальних за підготовку інформаційних матеріалів для оприлюднення на офіційному вебпорталі Укрдержархіву, визначені Порядком інформаційного наповнення офіційного вебпорталу Державної архівної служби України (далі - Порядок), що затверджується наказом Укрдержархіву.

2. Опрацювання матеріалів для оприлюднення на офіційному вебпорталі Укрдержархіву здійснюється відповідальними працівниками структурних підрозділів управління комунікацій Укрдержархіву на підставі документів та офіційної інформації, підготовлених та наданих в електронному вигляді структурними підрозділами апарату Укрдержархіву, державними архівними установами та спеціальними установами СФД.

3. Необхідність викладення інформації, англійською мовою, її обсяг, визначається Головою Державної архівної служби України за пропозиціями, підготовленими управлінням комунікацій Укрдержархіву.

У разі прийняття рішення про розміщення інформації англійською мовою її переклад забезпечується управлінням комунікацій Укрдержархіву, державними архівними установами та спеціальними установами СФД.

4. Відповідальний структурний підрозділ управління комунікацій Укрдержархіву, державної архівної установи та спеціальної установи СФД забезпечує редагування інформаційних матеріалів відповідно до встановленого обсягу та формату. У разі невідповідності встановленим вимогам відповідальні працівники структурних підрозділів управління комунікацій Укрдержархіву невідкладно повертають надану інформацію на доопрацювання.

Оприлюдненню підлягають документи та інформаційні матеріали, зміст яких погоджений керівником структурного підрозділу апарату Укрдержархіву, державної архівної установи та спеціальної установи СФД.

5. Контроль за своєчасністю, якістю, повнотою та достовірністю підготовлених документів та інформаційних матеріалів здійснюють керівники структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД.

6. Інформація, розміщена на офіційному вебпорталі Укрдержархіву, оновлюється невідкладно, у т. ч.:

новини оприлюднюються не пізніше одного робочого дня після події;

оголошення та анонси, оприлюднюються не пізніше ніж за 2 доби до події, у надзвичайних випадках - не пізніше ніж за 1 годину до початку події;

інформація, передбачена розділом 2 цього Регламенту, підлягає обов'язковому оприлюдненню невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня затвердження документа із зазначенням дати оприлюднення документа і дати оновлення інформації;

проєкти нормативно-правових актів, підготовлених Укрдержархівом, оприлюднюються для громадського обговорення та проведення електронних консультацій не пізніше ніж за 20 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття;

інформація та фотоматеріали за результатами проведених заходів надаються для оприлюднення впродовж 2 годин після завершення заходу.

7. Моніторинг стану інформаційного наповнення офіційного вебпорталу Укрдержархіву здійснює управління комунікацій Укрдержархіву.

8. Моніторинг відвідувань офіційного вебпорталу Укрдержархіву користувачами здійснюють відповідальні працівники структурних підрозділів управління цифрової трансформації Укрдержархіву.

1. Інформаційні матеріали, що оприлюднюються на офіційному вебпорталі Укрдержархіву, мають бути витримані в єдиному форматі публікування без використання різноманітних стилів: різних, декоративних шрифтів, диференційованого кегля, великої кількості виділень напівжирним шрифтом, курсивом чи підкресленням.

2. У разі розміщення на офіційному вебпорталі Укрдержархіву інформації, отриманої з інших вебсайтів мереж Інтернет, засобів масової інформації тощо, обов'язково зазначаються джерела такої інформації (у т. ч. гіперпосилання на джерела інформації в мережі Інтернет, засобів масової інформації).

3. Інформаційні матеріали, що розміщуватимуться на офіційному вебпорталі Укрдержархіву, мають включати обов'язкову текстову частину та, у разі необхідності, зображення (фото, ілюстрації), табличні матеріали та/або діаграми, аудіо- та відеоматеріали і мати такі складові:

назва рубрики / розділу / підрозділу / сторінки вебпорталу;

заголовок повідомлення - не більше 100 символів;

посилання на інше джерело інформації (у разі наявності);

текст повідомлення, додатки до тексту (у разі наявності);

дата створення;

рекомендований час та дата для розміщення.

Текст повинен бути простим і коротким, розбитим на розділи із заголовками, абзацами. У текстах слід уникати довгих речень, складних слів і фраз, спеціальних термінів, а також не загальновживаних абревіатур. Рекомендована довжина речення має містити сім - дванадцять слів.

Загальний обсяг тексту новини не повинен перевищувати 2000 символів (включаючи пробіли).

У текстах повідомлень гіперпосилання на додатки (у разі їх наявності) повинні бути виділені шрифтом синього кольору. Текст має бути відформатований.

4. Інформаційні матеріали для оприлюднення на офіційному вебпорталі Укрдержархіву в електронному вигляді повинні відповідати таким параметрам:

текст: шрифт Times New Roman, розмір 14/12;

таблиці: шрифт Times New Roman, розмір 14/12, ширина не більше 17 см;

малюнки: формат: jpg,.gif,.tif, розмір (пікс.) - ширина 180, висота 125;

формат листа А4, орієнтація книжкова.

5. Фото до інформаційних матеріалів для оприлюднення на офіційному вебпорталі Укрдержархіву повинні відповідати таким параметрам:

мати нейтральне світле та чітке зображення;

мати крупний план обличчя та плечей;

фіксувати погляди людей, спрямовані в об'єктив;

без ефектів червоних очей, відблиску окулярів, засвітлення та затемнення;

не рекомендується віддзеркалювати фото;

фото керівництва Укрдержархіву, державних архівних установ, спеціальних установ СФД повинні мати:

формат jpg;

розмір 145 х 145 пікселів;

найменування файла, що складається з прізвища особи латинськими літерами відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 січня 2010 року № 55 "Про впорядкування транслітерації українського алфавіту латиницею" та порядкового номера фото в межах вебпорталу, що розділені знаком підкреслення.

Приклад: Khromov_02.jpg - друге фото Голови Укрдержархіву Анатолія Хромова;

зображення для новини, що відтворюється на головній сторінці вебпорталу:

формат jpg;

розмір 337 х 240 пікселів;

найменування файла, що складається з таких даних: слова avat (латинськими літерами), дати у форматі рік_місяць_день, наскрізного номера події за цю дату. Зазначені дані розділяються між собою знаком підкреслення.

Приклад: avat_2021_06_30_03.jpg, де 2021_06_30 - дата; 03 - третя подія в означену дату;

фото для новини, анонсу, окремої сторінки представляється трьома файлами, що містять зображення різного розміру:

формат jpg;

первинне фото шириною 1400 пікселів або більше з найменуванням файла, що складається з таких груп позначень: дати у форматі рік_місяць_день, порядкового номера події за цю дату та порядкового номера фото в межах події, що розділені знаком підкреслення.

Приклад: 2021_06_30_01_06.jpg, де 2021_06_30 - дата; 01 - перша подія; 06 - шосте фото до першої події;

фото для відтворення у вікні перегляду шириною менше 1400 пікселів з найменуванням файла, що відмінне від найменування файла з первинним фото однією латинською літерою m, яка додається наприкінці імені файла. Приклад: 2021_06_30_01_06m.jpg;