Відповідно до частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17 січня 2019 р. № 141/0/15-19 (зі змінами і доповненнями), з метою запровадження єдиного порядку ведення претензійної та позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, що додається.

2. Управлінню організаційного забезпечення та контролю Державної судової адміністрації України (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до заступників Голови Державної судової адміністрації України, керівників самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

3. Прес-службі (на правах сектору) (Лисенко А.М.) опублікувати цей наказ на офіційному веб-сайті ДСА України в розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше".

4. З дня видання цього наказу визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 6 березня 2015 р. № 30 "Про затвердження Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях (далі - Положення) розроблено з метою єдиного підходу до ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України, Цивільного процесуального кодексу України, Господарського процесуального кодексу України та інших нормативно-правових актів.

2. Положення встановлює основні засади організації претензійної та позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, а також механізм взаємодії окремих самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та структурних підрозділів територіальних управлінь Державної судової адміністрації України при підготовці (складанні) документів, необхідних для пред'явлення та розгляду претензій та позовів, забезпечення контролю за веденням претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, аналізу та узагальнення результатів претензійно-позовної роботи тощо.

3. Претензійно-позовна робота повинна сприяти:

забезпеченню виконання договірних зобов'язань;

забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Державної судової адміністрації України (територіальних управлінь Державної судової адміністрації України);

забезпеченню відповідальності контрагентів - порушників договірних зобов'язань;

забезпеченню здійснення в установленому законодавством порядку самопредставництва (представництва) Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень, у судах та інших органах державної влади, установах та організаціях.

4. До претензійно-позовної роботи належить:

участь у підготовці та розгляді претензій;

підготовка позовів та інших процесуальних документів, необхідних для їх судового розгляду;

здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень, у судах та інших органах державної влади, установах та організаціях;

здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання, підготовка до відправки документів з питань претензійної та позовної роботи);

забезпечення контролю за веденням претензійної та позовної роботи;

вивчення, узагальнення, аналіз результатів претензійної та позовної роботи, підготовка пропозицій щодо її удосконалення.

5. Ведення претензійної та позовної роботи покладається на юридичне управління Державної судової адміністрації України (юридичний підрозділ або працівника, на якого покладено обов'язок здійснювати правову роботу в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України) (далі - юридична служба).

6. У Державній судовій адміністрації України безпосереднє ведення претензійної та позовної роботи покладається на відділ претензійно-позовної роботи юридичного управління Державної судової адміністрації України та самостійні структурні підрозділи Державної судової адміністрації України в межах повноважень, передбачених Положенням та іншими організаційно-розпорядчими документами Державної судової адміністрації України.

7. Положення є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь, які беруть участь у веденні претензійної та позовної роботи.

8. Юридичне управління Державної судової адміністрації України координує, здійснює загальне методичне керівництво та перевіряє ведення претензійної та позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях.

Вимоги юридичного управління Державної судової адміністрації України з питань, пов'язаних з реалізацією Положення, є обов'язковими до виконання самостійними структурними підрозділами та територіальними управліннями Державної судової адміністрації України.

1. Державна судова адміністрація України (територіальне управління Державної судової адміністрації України), якщо його права та законні інтереси в господарських відносинах порушено, з метою вжиття заходів для досудового врегулювання спору з порушником прав та інтересів, звертається до такого порушника з письмовою претензією.

2. За наявності будь-яких ознак порушення прав та законних інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у господарських відносинах самостійний структурний підрозділ Державної судової адміністрації України (структурний підрозділ територіального управління Державної судової адміністрації України), який ініціював необхідність укладання договору та/або до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - відповідальний структурний підрозділ), невідкладно, але не пізніше 2 (двох) робочих днів з дня виявлення такого порушення, в письмовій формі звертається до керівництва Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) та інформує про вказані порушення.

3. При цьому відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний надати керівництву Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) письмові пропозиції та запропонувати необхідні дії щодо порушника прав та законних інтересів з метою їх захисту в порядку досудового (претензійного) врегулювання спору, а саме: про виконання порушеного господарського зобов'язання; про сплату штрафних санкцій, процентів, відшкодування збитків; розірвання договору; про повернення (витребування) майна чи коштів; інші вимоги та/або дії щодо захисту прав та інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

4. За наявності письмового рішення (доручення, резолюції) керівництва Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) про необхідність вжиття заходів досудового (претензійного) врегулювання спору, відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний невідкладно, але не пізніше 1 (одного) робочого дня з дня прийняття такого рішення керівництвом Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), звернутися службовою запискою до юридичної служби з додаванням усіх наявних підтвердних документів та матеріалів, а також обґрунтуванням, необхідним для підготовки претензії:

належним чином засвідчені копії договорів, контрактів, первинних документів, листування;

документально підтверджені відомості про повне найменування, поштову адресу місцезнаходження та код юридичної та/або фізичної особи, підприємства (установи, організації), якому пред'являється претензія;

документально підтверджені відомості про найменування та номери рахунків боржника, відкритих у банківських установах або органах Державної казначейської служби України, інші необхідні документи.

5. Претензія складається відповідно до вимог законодавства.

6. Відповідальний структурний підрозділ готує проект претензії. У разі необхідності юридична служба надає методично-консультативну допомогу у підготовці проекту претензії. Бухгалтерська служба Державної судової адміністрації України (бухгалтерська служба територіального управління Державної судової адміністрації України) (далі - бухгалтерська служба) бере участь у розгляді проекту претензії, з наданням відповідних пропозицій та/або зауважень, у частині визначення суми претензії та її розрахунку або іншого фінансового обґрунтування.

7. Претензія візується безпосереднім виконавцем, керівником відповідального структурного підрозділу, керівником юридичної служби, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проекту претензії, та підписується керівництвом Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

8. Після реєстрації претензія та документи, що додаються до неї, надсилаються адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Копія претензії після реєстрації обов'язково передається до юридичної служби.

9. Юридична служба після реєстрації претензії обліковує її в Журналі обліку претензій, пред'явлених Державною судовою адміністрацією України (територіальним управлінням Державної судової адміністрації України), форма якого визначена в додатку 1 до Положення, який ведеться в паперовому вигляді.

10. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за своєчасним надходженням відповіді від порушника, якому була пред'явлена претензія.

11. Якщо претензія в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання порушником, безпідставно відхилена або залишена без відповіді, відповідальний структурний підрозділ готує обґрунтований письмовий висновок щодо безпідставності цього відхилення або залишення без відповіді та передає претензійні матеріали до юридичної служби для підготовки позову.

12. У випадку перерахування порушником грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії відповідальний структурний підрозділ та/або бухгалтерська служба невідкладно повідомляють юридичну службу.

13. Про результати розгляду претензії юридична служба здійснює відповідний запис у Журналі обліку претензій Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

14. У відповідальному структурному підрозділі на кожну претензію оформляється окрема претензійна справа, в яку підшиваються всі матеріали щодо розгляду претензії.

Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

1. Претензія, яка надійшла до Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) розглядається відповідальним структурним підрозділом за участю юридичної служби та бухгалтерської служби.

2. Юридична служба обліковує претензію в Журналі обліку претензій, пред'явлених до Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), форма якого визначена в додатку 2 до Положення, який ведеться в паперовому вигляді.

3. Претензія підлягає розгляду в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання Державною судовою адміністрацією України (територіальним управлінням Державної судової адміністрації України) та в порядку, визначеному законодавством та Положенням.

4. При перевірці претензії з'ясовуються такі обставини:

наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

правильність складання розрахунку;

наявність правових підстав для визнання або відхилення претензії.

5. Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються в заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше 5 (п'яти) днів з дня одержання, не враховуючи часу поштового обігу.

Витребувані документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні в Державній судовій адміністрації України (територіальному управлінні Державної судової адміністрації України).

Якщо у встановлений строк документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

6. Кожен самостійний структурний підрозділ Державної судової адміністрації України (структурний підрозділ територіального управління Державної судової адміністрації України), який отримав на перевірку та опрацювання претензійні матеріали, протягом 7 (семи) робочих днів перевіряє і опрацьовує їх, за наслідками чого в обов'язковому порядку готує письмові пропозиції щодо обґрунтованості чи необґрунтованості заявлених претензійних вимог. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами та, за необхідності, розрахунками.

7. За результатом розгляду претензії відповідальний структурний підрозділ за участю юридичної служби готує проект відповіді про відхилення або визнання претензії.

8. У відповіді про відхилення претензії зазначаються мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на акти законодавства. У разі необхідності до нього додаються документи, що спростовують вимоги претензії.

9. У відповіді про визнання претензії зазначаються вимоги, які визнаються, а також строки та засіб їх задоволення.

10. Відповідь на претензію складається відповідно до вимог законодавства.

11. Відповідь на претензію візується безпосереднім виконавцем, керівником відповідального структурного підрозділу, керівником бухгалтерської служби, керівником юридичної служби, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проекту відповіді на претензію, та підписується керівництвом Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

12. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Копія відповіді на претензію після реєстрації обов'язково передається до юридичної служби.

13. Про перерахування заявнику грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії відповідальний структурний підрозділ та бухгалтерська служба невідкладно повідомляють юридичну службу.

14. Результати розгляду претензії юридичною службою вносяться до Журналу обліку претензій, що надійшли до Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

15. Залишення претензії без відповіді не допускається.

16. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за своєчасним наданням відповіді на претензію.

17. Претензія з усіма копіями документів, копією відповіді та доказами її відправлення (поштова квитанція або розписка про вручення) підшивається в окрему претензійну справу, яка формується та зберігається у відповідальному структурному підрозділі.

Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

1. Позовна робота, у тому числі підготовка матеріалів для подання позовів, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, відзивів, пояснень, відповіді на відзив, заперечення, інших документів процесуального характеру, а також здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень, у судах здійснюється юридичною службою.

2. Підставою здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень, є посадова інструкція, Положення про юридичну службу та інші нормативно-правові акти, що відповідно до законодавства України дають право здійснювати самопредставництво (представництво) інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень.

Здійснення самопредставництва (представництва) інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень, у судах забезпечується юридичною службою у формі вчинення від імені Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) передбачених процесуальним законодавством України дій у межах повноважень, визначених нормативно-правовими актами, посадовою інструкцією, Положенням про юридичну службу.

3. Працівники юридичної служби, які забезпечують здійснення в установленому порядку самопредставництво (представництво) інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень, у судах, зобов'язані:

сумлінно забезпечувати захист прав та інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у судах;

використовувати повноваження з метою досягнення найбільш позитивного для Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) результату;

вживати заходи, спрямовані на своєчасне і повне виконання вимог суду;

повідомляти безпосереднього керівника про наявність перешкод належному виконанню представницьких функцій тощо.

4. В окремих випадках працівниками юридичного управління Державної судової адміністрації України може здійснюватися в установленому законодавством порядку самопредставництво (представництво) інтересів територіальних управлінь Державної судової адміністрації України в судах на підставі посадової інструкції, Положення про юридичну службу та інших нормативно-правових актів, що відповідно до законодавства України дають право здійснювати самопредставництво (представництво) інтересів територіального управління Державної судової адміністрації України.

5. Юридична служба під час підготовки документів процесуального характеру, а також здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), у тому числі як суб'єкта владних повноважень, у судах має право одержувати в установленому порядку для виконання покладених на неї завдань необхідні документи, інформацію, довідки, розрахунки, інші матеріали від самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України (структурних підрозділів територіального управління Державної судової адміністрації України), до повноважень яких належить спірне питання.

З метою забезпечення своєчасного виконання завдань, які потребують оперативного вжиття відповідних заходів, самостійні структурні підрозділи Державної судової адміністрації України (структурні підрозділи територіального управління Державної судової адміністрації України) зобов'язані невідкладно подавати необхідні матеріали на вимогу юридичної служби.