Державна податкова служба України розглянула звернення щодо порядку зберігання та знищення первинних документівта, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє.

Відповідно до інформації, наведеної у зверненні, при визначенні термінів зберігання документів Підприємством враховуються наступні фактори:

закінчення строку зберігання первинних документів 1095 днів, створених не пізніше 31 грудня 2014 року (строк зберігання закінчився станом на 31.03.2018) та відсутність уточнюючих декларацій по операціям до 31.12.2014, за виключенням документів, необхідних для ТЦО;

проведення експертизи цінності документів.

У зв'язку із зазначеним, виникло питання чи може Підприємство згідно з нормами Кодексу передавати на знищення документи за період до 31.12.2014, тобто документи термін зберігання яких сплинув?

Статтею 1 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон № 996) визначено, що первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Окрім цього, п.п. 2.1 п. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (далі - Положення № 88), встановлено, що первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Згідно з п. 6.6, п. 6.7 ст. 6 Положення № 88, строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб'єктів господарювання, визначені наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578 "Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів" (далі - наказ № 578).

Цим наказом встановлено, що строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Так наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2014 році, починається з 01.01.2015 року. Якщо строк зберігання такого документа становить 3 роки, то він закінчується

01.01.2018 року.

Терміни зберігання типових документів, затверджених наказом № 578, є мінімальними.

Разом з тим, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що передбачено п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3, п. 44.4 ст. 44 Кодексу.

Так, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.