Державна податкова служба України розглянула запит щодо надання податкової консультації та в порядку статті 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) повідомляє.

У листі запитує:

1) Чи може суб'єкт господарювання не використовувати у своїй діяльності книги обліку розрахункових операцій (далі - КОРО), за умови прийняття рішення про те, що у випадках виходу з ладу реєстраторів розрахункових операцій РРО (далі - РРО), або відключення електроенергії, проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту належного підключення резервного РРО або ввімкнення електроенергії здійснюється оприбуткування готівки без ведення книги ОРО на РРО?

2) У якій формі повинно прийматись рішення про те, що у випадках виходу з ладу реєстраторів розрахункових операцій РРО не застосовується КОРО?

3) У якому форматі файлу потрібно зберігати електронні фіскальні звітні чеки (щоденні Z-звіти), для можливості їх надання податковому органу?

4) Яка відповідальність передбачена за порушення порядку ведення КОРО та за неправильне зберігання Z-звіти?

5) Чи зобов'язаний суб'єкт господарювання, а конкретніше, його підрозділи - магазини, вести касову книгу, якщо вони не приймають готівку за продукцію з оформленням прибуткових касових ордерів, не виплачують заробітну плату, не використовують кошти на виробничі (господарські потреби), а кошти за проданий товар отримують готівкою або безготівково з використанням електронних платіжних засобів?

6) Якщо ведення касових книг в магазинах не є обов'язковим, і при цьому під час продажу товарів використовується РРО, де повинні зберігатись готівкові кошти після їх інкасації?

7) Яка відповідальність передбачена за порушення порядку ведення касових книг?

Питання 1, 2, 3 та 5.

Згідно з абзацом третім п. 11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 р. N 148 (далі - Положення 148), оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу України і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками/електронними фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО - у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії). Установа/підприємство визначає місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі.

Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням програмних РРО без ведення касової книги, є забезпечення щоденного створення засобами програмних РРО у паперовій та/або електронній формі фіскальних звітних чеків та подання їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій, а також направлення створених програмними РРО електронних розрахункових документів та повідомлень для їх реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера.

Виходячи з викладеного, оприбуткуванням готівки для суб'єктів господарювання, які не ведуть КОРО на РРО, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі, тобто у такому випадку ведення касової книги є необов'язковим.

Разом з цим пунктом 12 Положення 148 визначено, що суб'єкт господарювання на підставі цього Положення зобов'язаний розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як установи/підприємства, так і його відокремлених підрозділів [внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку]. Для відокремлених підрозділів установи/підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами установи/підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам цього Положення та не суперечити законодавству України.

Правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій визначаються Законом України від 06 липня 1995 року N 265/95-ВР " Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" (далі - Закон N 265).

Відповідно до пп. 9 і 10 ст. 3 Закону N 265 суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов'язані щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі на реєстраторах розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг) або програмними реєстраторами розрахункових операцій фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій та створювати контрольні стрічки в паперовій та/або електронній формі і забезпечувати їх зберігання протягом трьох років на реєстраторах розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг), а на програмних реєстраторах розрахункових операцій у разі здійснення розрахункових операцій у режимі оф-лайн відповідно до вимог цього Закону - до моменту передачі електронних фіскальних звітів, електронних фіскальних звітних чеків до фіскального сервера контролюючого органу.