Відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі", частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", враховуючи підпункт 24 пункту 6 Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17 січня 2019 р. № 141/0/15-19, з метою забезпечення належної організації ведення договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, а також мінімізації корупційних ризиків

1. Затвердити Положення про порядок ведення договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, що додається.

2. Управлінню організаційного забезпечення та контролю Державної судової адміністрації України (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до заступників Голови Державної судової адміністрації України, керівників самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

3. Прес-службі (на правах сектору) (Лисенко А.М.) опублікувати копію цього наказу на офіційному сайті ДСА України в підрозділі "Нормативно-правова база" розділу "Інше".

4. З дня видання цього наказу визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 1 лютого 2018 р. № 35 "Про затвердження Положення про порядок ведення договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Положення про порядок ведення договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях (далі - Положення) встановлює основні засади організації договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, а також механізм взаємодії окремих самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та структурних підрозділів територіальних управлінь Державної судової адміністрації України при підготовці (складанні), погодженні, підписанні проектів договорів, реєстрації, виконанні та зберіганні договорів.

2. Дія Положення поширюється на:

1) договори, які укладаються відповідно до положень Цивільного та Господарського кодексів України, іншого законодавства України, у тому числі в порядку та на умовах, передбачених законодавством про публічні закупівлі;

2) договори, які не містять фінансових зобов'язань.

3. Дія Положення не поширюється на договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.

4. Уповноважена особа - посадова особа, яка визначена наказом Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України відповідальною за організацію та проведення процедур закупівель / спрощених закупівель та закупівель, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень згідно із Законом України "Про публічні закупівлі".

5. Положення є обов'язковим для виконання працівниками Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь, які беруть участь у веденні договірної роботи.

6. Договори від імені Державної судової адміністрації України укладаються в письмовій формі за підписом однієї із осіб, якій надано право першого підпису фінансово-господарських документів (далі - посадова особа Державної судової адміністрації України, яка має право підпису).

Договори від імені територіального управління Державної судової адміністрації України укладаються в письмовій формі за підписом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України або заступника начальника територіального управління Державної судової адміністрації України, який спрямовує, координує та контролює відповідний напрям роботи (далі - посадова особа територіального управління Державної судової адміністрації України, яка має право підпису).

7. Договірна робота в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях повинна сприяти:

забезпеченню належного виконання договірних зобов'язань;

економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

забезпеченню захисту й відновленню порушених майнових прав та інтересів Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України;

зниженню непродуктивних витрат, усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

забезпеченню відповідальності порушників договірної дисципліни.

8. До договірної роботи належить:

підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони (контрагента);

погодження (візування) проекту договору заінтересованими структурними підрозділами Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України;

підписання договору;

реєстрація та зберігання укладеного договору;

здійснення контролю за розрахунками та виконанням договірних зобов'язань.

1. Договори, стороною в яких виступає Державна судова адміністрація України, територіальне управління Державної судової адміністрації України, укладаються за результатами проведеної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, або без використання електронної системи закупівель відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі".

2. Проект договору готується лише після включення відповідної закупівлі до річного плану закупівель на підставі службової записки самостійного структурного підрозділу Державної судової адміністрації України / відповідальної особи Державної судової адміністрації України, структурного підрозділу / відповідальної особи територіального управління Державної судової адміністрації України, який виступає з ініціативою про необхідність укладання договору та до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - відповідальний структурний підрозділ).

Визначення предмету договору здійснюється відповідальним структурним підрозділом спільно із секретарем тендерного комітету / уповноваженою особою (далі - секретар тендерного комітету / уповноважена особа), відповідно до вимог Порядку визначення предмета закупівлі, у тому числі на основі національного класифікатора України за показником четвертої цифри основного словника із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги з відповідним кодом, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі.

3. Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених законодавством.

4. У разі отримання проекту договору від іншої сторони (контрагента) відповідальний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору.

Відповідальний структурний підрозділ проводить попередній розгляд умов проекту договору, копій установчих документів сторони (контрагента) за договором та інших документів, наданих стороною (контрагентом).

Під час опрацювання проекту договору відповідальний структурний підрозділ перевіряє наявність у сторони (контрагента) за договором відповідно до установчих документів право на провадження відповідного виду господарської діяльності, а також наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, виконання робіт, надання послуг (якщо законодавством передбачено обов'язковість їх отримання) тощо.

5. Проект договору має відповідати таким вимогам:

1) відповідність законодавству;

2) логічна послідовність викладу;

3) відсутність суперечностей у тексті проекту договору;

4) доступність для розуміння.

6. Договір вважається укладеним, якщо між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами. Істотними умовами договору є ті, що визначені законодавством, або ті, що необхідні для договору цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

1) дата й місце його укладання;

2) найменування сторін;

3) предмет договору (назва товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, економічним та іншим вимогам);

4) ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

5) зобов'язання (права та обов'язки) сторін за договором;

6) порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

7) гарантійні зобов'язання (у разі необхідності);

8) відповідальність сторін (у тому числі звільнення Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України від відповідальності за порушення строку виконання грошових зобов'язань у зв'язку з несвоєчасним відкриттям бюджетних асигнувань не з вини Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України, а також несвоєчасним проведенням органами Державної казначейської служби України відповідних платежів);

9) форс-мажорні обставини;

10) порядок врегулювання спорів;

11) строк дії договору, порядок внесення змін, умови розірвання договору та припинення його дії;

12) згода контрагента на обробку його персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних";

13) юридичні адреси сторін та банківські реквізити.

7. При укладенні Державною судовою адміністрацією України договорів, які передбачають поставку (купівлю-продаж) товарів для потреб територіальних управлінь Державної судової адміністрації України / судів, місцем поставки товару є місцезнаходження відповідного територіального управління Державної судової адміністрації України / суду, на користь якого укладено договір, та вважається однією з істотних умов цього договору.

При укладенні територіальними управліннями Державної судової адміністрації України договорів, які передбачають поставку (купівлю-продаж) товарів для потреб місцевих загальних судів, місцем поставки товару є місцезнаходження відповідного місцевого загального суду, на користь якого укладено договір, та вважається однією з істотних умов цього договору.

8. Крім умов, зазначених у пунктів 6 та 7 розділу II Положення, договором можуть бути передбачені інші умови, які погоджені сторонами, та не суперечать законодавству.

9. Невід'ємною частиною наданого для розгляду проекту договору можуть бути:

1) специфікація;

2) протокол погодження договірної ціни та/або калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

3) графік виконання робіт;

4) технічні вимоги (у разі необхідності);

5) інша документація, що є невід'ємною складовою договору.

10. До проекту договору у випадку необхідності додаються такі документи:

1) виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців станом на дату підготовки проекту договору;

2) копія установчих документів;

3) копії свідоцтва про реєстрацію платника податку та свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у разі наявності).

У разі необхідності відповідальний структурний підрозділ забезпечує отримання від контрагента зазначених документів.

11. Усі договори, які укладаються від імені Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України, перевіряються юридичним управління Державної судової адміністрації України / працівником, на якого покладено функціональний обов'язок здійснювати правову роботу в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України, на відповідність їх законодавству, дієздатність суб'єкта укладати договір, можливість виконання взятих зобов'язань тощо.

12. Проект договору направляється в електронній формі (у разі неможливості - у паперовій формі) відповідальним структурним підрозділом на опрацювання до інших структурних підрозділів, секретаря тендерного комітету / уповноваженої особи, особи, відповідальної за дотримання вимог антикорупційного законодавства (далі - структурний підрозділ).

Строк опрацювання отриманого проекту договору структурними підрозділами не повинен перевищувати 3 (трьох) робочих днів з дати отримання такого проекту.

Про наявність (відсутність) зауважень (пропозицій) до проекту договору структурний підрозділ повідомляє відповідальний структурний підрозділ шляхом надсилання зауважень (пропозицій) у разі їх наявності в електронній формі (у разі неможливості - у паперовій формі) для опрацювання та узагальнення.

13. Керівник відповідального структурного підрозділу погоджує (візує) один з примірників доопрацьованого, з урахуванням отриманих зауважень (пропозицій), проекту договору, а також додатки до нього та передає проект на погодження до структурних підрозділів.

Юридичне управління Державної судової адміністрації України, відповідний структурний підрозділ або працівник, на якого покладено функціональний обов'язок здійснювати правову роботу в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України (далі - юридична служба), погоджує (візує) проект договору та додатки до нього за наявності віз керівників всіх структурних підрозділів, які залучалися до підготовки документа, у тому числі бухгалтерської служби Державної судової адміністрації України, бухгалтерської служби територіального управління Державної судової адміністрації України (далі - бухгалтерська служба), за виключенням договорів, які не містять фінансових зобов'язань, секретаря тендерного комітету / уповноваженої особи, особи, відповідальної за дотримання вимог антикорупційного законодавства.

Після погодження (візування) керівниками всіх структурних підрозділів, секретарем тендерного комітету / уповноваженою особою, особою, відповідальною за дотримання вимог антикорупційного законодавства, бухгалтерською службою та юридичною службою примірники проекту договору подаються відповідальним структурним підрозділом на погодження (візування) заступнику Голови Державної судової адміністрації України, який спрямовує, координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу.

14. Погодження проекту договору здійснюється шляхом візування керівниками відповідних структурних підрозділів лицьового боку всіх аркушів одного з примірників проекту договору.

15. Віза, зазначена в пунктах 13 та 14 розділу II Положення, повинна складатися з особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища посадової особи, яка погоджує (візує) проект договору, дати візування.

16. Опрацювання та погодження проектів договорів здійснюється в такій послідовності:

1) відповідальним структурним підрозділом у частині:

визначення предмета договору;

приведення змісту договору у відповідність до його цілей, а також перевірки тексту договору на дотримання правил орфографії, стилістики та граматики українського ділового мовлення;

відповідності законодавству про публічні закупівлі;

відповідності предмета закупівлі та його вартості розрахункам, які обґрунтовують показники видатків бюджету та є невід'ємною частиною кошторису;

2) секретарем тендерного комітету / уповноваженою особою у частині відповідності предмета договору та очікуваної вартості закупівлі річному плану закупівель;

3) бухгалтерською службою в частині:

відповідності напрямків видатків кошторисним призначенням;

наявності та достатності бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року;

відповідності порядку здійснення оплати за договором нормативно-правовим актам, що регулюють бюджетні відносини;

правильності арифметичних розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, калькуляції (крім кошторисної по будівництву), специфікації тощо).

4) особою, відповідальною за дотримання вимог антикорупційного законодавства в частині виявлення в тексті проекту договору положень, що можуть сприяти вчиненню корупційного правопорушення або правопорушення, пов'язаного з корупцією;

5) юридичною службою в частині відповідності вимогам законодавства.

17. Юридична служба здійснює проведення правової оцінки проекту договору щодо встановлення відповідності вимогам законодавства положень, викладених у проекті договору, наявності в договорі всіх істотних умов, які є необхідними для договорів даного виду.

18. Після погодження (візування) керівниками всіх структурних підрозділів, які залучалися до підготовки документа, примірники проекту договору, стороною за яким є Державна судова адміністрація України, подаються відповідальним структурним підрозділом на підпис посадовій особі Державної судової адміністрації України, яка має право підпису.

Після погодження (візування) керівниками всіх структурних підрозділів (які залучалися до підготовки документа), бухгалтерською службою, особою, відповідальною за дотримання вимог антикорупційного законодавства, секретарем тендерного комітету / уповноваженою особою, юридичною службою примірники проекту договору, стороною за яким є територіальне управління Державної судової адміністрації України, подаються відповідальним структурним підрозділом на підпис посадовій особі територіального управління Державної судової адміністрації України, яка має право підпису.

19. Подання відповідальним структурним підрозділом на підпис посадовій особі Державної судової адміністрації України, яка має право підпису, без попереднього погодження проекту договору юридичною службою, секретарем тендерного комітету / уповноваженою особою, особою, відповідальною за дотримання вимог антикорупційного законодавства та бухгалтерською службою (у випадку, якщо проект договору містить фінансові зобов'язання сторін) не допускається.

Подання відповідальним структурним підрозділом на підпис посадовій особі територіального управління Державної судової адміністрації України, яка має право підпису, без попереднього погодження проекту договору юридичною службою, секретарем тендерного комітету / уповноваженою особою, особою, відповідальною за дотримання вимог антикорупційного законодавства та бухгалтерською службою (у випадку, якщо проект договору містить фінансові зобов'язання сторін) не допускається.