Відповідно до абзацу восьмого пункту 5 Порядку функціонування системи управління та контролю за виконанням Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 листопада 2019 року № 1038 , пункту 9 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 лютого 2016 року № 43 ,

Затвердити Методичні рекомендації щодо проведення перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001), що додаються.

1. Ці Методичні рекомендації розроблено відповідно до Закону України "Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні" (далі - Закон), Закону України "Про ратифікацію Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001)", Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001) (далі - Угода) підписаної 7 і 8 грудня 2017 року у м. Брюссель та 15 грудня 2017 року у м. Будапешт і ратифікованої Законом України від 19 вересня 2018 року № 2554-VIII, Порядку функціонування системи управління та контролю за виконанням Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 листопада 2019 року № 1038 (далі - Порядок) та Керівних настанов з контролю Дунайської транснаціональної програми на 2014 - 2020 роки Версія 6.0 (від 30 квітня 2019 року) (далі - Керівні настанови) з метою забезпечення єдиних підходів до проведення та оформлення відповідальним контролером результатів перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001) (далі - Програма).

2. У цих Методичних рекомендаціях терміни вживаються в таких значеннях:

запит інформації - письмове звернення до державних органів та органів місцевого самоврядування, банків, кредитних установ, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців щодо отримання інформації, документів і матеріалів, необхідних для перевірки здійснених витрат;

письмове пояснення - одержання письмової відповіді від представників бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги на поставлені відповідальним контролером питання, що стосуються виконання проєктів Програми;

аудиторський слід - це історія записів даних, що забезпечує безпечний запис даних життєвого циклу, таких як створення, додавання, видалення або зміна інформації, в паперовому або електронному вигляді, без приковування або перезапису оригінального запису. Аудиторський слід полегшує відновлення історії подій, пов'язаних з записом, незалежно від її адреси, включаючи інформацію про дії "хто, що, коли і чому".

Інші терміни, що використовуються у цих Методичних рекомендаціях, вживаються у значеннях, наведених в Законі, Порядку та в Керівних настановах.

3. Методичні рекомендації не встановлюють нових норм права, а носять виключно рекомендаційний та роз'яснювальний характер щодо єдиного розуміння проведення перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001).

1. Відповідно до пункту 4 Керівних настанов перевірку здійснених витрат відповідальний контролер проводить шляхом адміністративних перевірок та перевірок на місцях.

2. Відповідно до пункту 3.4.1 Керівних настанов при адміністративній перевірці здійснених витрат відповідальний контролер відповідає на питання шляхом внесення відповідних даних до стандартного документа - контрольного списку сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist), згенерованого в електронній моніторинговій системі.

Контрольні списки сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist, FLC Checklist for TA) із відповідями відповідального контролера після кожної перевірки здійснених витрат зберігаються в електронній моніторинговій системі, можуть бути надруковані та збережені у паперовому вигляді.

3. Відповідно до пункту 3.2.2 Керівних настанов відповідальному контролеру слід врахувати, що перевірка здійснених витрат та видача сертифіката контролю першого рівня (FLC Certificate) має проводиться протягом 60 календарних днів з дня подання бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги до електронної моніторингової системи партнерського звіту та документів, визначених абзацами третім, четвертим пункту 10 Порядку .

4. Відповідно до пункту 4.1 Керівних настанов адміністративна перевірка проводиться за місцезнаходженням робочого місця відповідального контролера стосовно кожного партнерського звіту, що поданий бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги до електронної моніторингової системи та доданих сканованих копій усіх фінансово-господарських і бухгалтерських документів бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги, що підтверджують зазначені у партнерському звіті здійснені витрати у межах реалізації проєкту.

Додатково відповідальний контролер може перевірити зазначені в абзаці першому цього пункту документи за місцезнаходженням бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги.

5. Відповідно до пункту 4.1 Керівних настанов під час адміністративної перевірки відповідальному контролеру слід дослідити питання згідно з переліком, що викладений у додатку 1.

6. Якщо під час проведення адміністративної перевірки відповідальному контролеру для підтвердження законності та правильності здійснених витрат недостатньо документів, що були подані відповідно до пункту 10 Порядку бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги, відповідальний контролер може повернути партнерський звіт на доопрацювання та надіслати бенефіціару (партнеру) проєкту, бенефіціару технічної допомоги запит інформації щодо надання додаткових підтверджувальних оригіналів або завірених у встановленому порядку копій документів чи письмових пояснень у рекомендовані відповідальним контролером строки. Оригінали отриманих документів підлягають поверненню.

Відповідно до пункту 7 Порядку надсилання бенефіціару (партнеру) проєкту, бенефіціару технічної допомоги запиту інформації може здійснюватися одним із таких способів:

до центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади - в електронній формі у порядку, визначеному Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (далі - Типова інструкція);

за письмовим запитом Національного органу контролю, що надсилається рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення, з одночасним направленням його сканованої копії на офіційну електронну адресу бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги;

за письмовим запитом відповідального контролера, врученим керівнику чи його заступнику під підпис, на примірнику відповідального контролера або через службу діловодства бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги.

7. Отримання від бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги інформації на запит здійснюється одним із таких способів:

від центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади - в електронній формі у порядку, визначеному Типовою інструкцією;

електронною поштою на електронну адресу Національного органу контролю з подальшим надсиланням на адресу місцезнаходження робочого місця відповідального контролера у паперовому вигляді;

особисто відповідальному контролеру під підпис на примірнику бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги з подальшим переданням відповідальним контролером до служби діловодства Національного органу контролю.

8. У запиті інформації відповідальному контролеру доцільно зазначити про необхідність надання запитуваної інформації разом з реєстром документів та рекомендований строк їх надання.

Дотриманням бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги зазначеного відповідальним контролером рекомендованого строку надання запитуваної інформації вважається: дата вихідної реєстрації листа-відповіді у разі отримання запитуваної інформації у спосіб, визначений абзацом другим цього пункту; дата надсилання електронного листа у разі отримання запитуваної інформації у спосіб, визначений абзацом третім цього пункту; дата підпису відповідального контролера у разі отримання запитуваної інформації у спосіб, визначений абзацом четвертим цього пункту, не пізніше за встановлений строк.

9. У разі ненадходження до зазначеного відповідальним контролером строку від бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги запитуваної інформації, або якщо надана інформація є недостатньою для того, щоб підтвердити чи спростувати законність та правильність здійснених витрат, Національний орган контролю в термін не пізніше 3 робочих днів повідомляє про такі факти Керівний орган та Спільний секретаріат (далі - КО/СС), Національний контактний пункт.

10. У разі якщо відповідальному контролеру недостатньо поданих бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги до електронної моніторингової системи документів, необхідних для підтвердження здійснених витрат, або якщо виникають питання щодо їх законності, відповідальний контролер за погодженням з КО/СС та Національним контактним пунктом може провести у бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги перевірку на місці.

11. Відповідно до пункту 4.2 Керівних настанов перевірку на місці відповідальний контролер може проводити за місцезнаходженням бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги щонайменше один раз протягом періоду реалізації проєкту для кожного бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги.

12. Відповідно до пункту 4.2 Керівних настанов перевірки на місцях відповідальний контролер проводить за погодженням з КО/СС та Національним контактним пунктом. Перевірки на місцях можуть здійснюватися на вибірковій основі. Частота перевірок на місцях визначається залежно від суми фінансування проєктів та ступеню ризику, визначеного такими перевірками та КО/СС.

13. У разі потреби під час перевірки на місці відповідальний контролер може залучати на договірних засадах кваліфікованих фахівців відповідних органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок.

14. Відповідно до пункту 4.2 Керівних настанов під час перевірки на місці відповідальному контролеру слід дослідити питання згідно з переліком, що викладений у додатку 2.

15. Відповідно до пункту 3.4.1 Керівних настанов контрольні списки сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist), гармонізовані в межах Програми, є обов'язковими для використання відповідальним контролером в електронній моніторинговій системі.

Відповідно до пункту 2.3 Керівних настанов перевірка поданого через електронну моніторингову систему бенефіціаром (партнером) проєкту партнерського звіту, у якому зазначають здійснені витрати для отримання підтвердження щодо їх законності та правильності, документується шляхом заповнення відповідальним контролером контрольного списку сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist) (додаток 3).

Під час перевірки здійснених витрат відповідальному контролеру рекомендується дослідити:

а) реалізацію заходів, запланованих в рамках проєкту;

б) записи рахунків бухгалтерського обліку;

в) витрати на персонал;

г) витрати на відрядження та добові;

ґ) витрати на обладнання і матеріали;

д) витрати на надані послуги;

е) витрати на інвестиційний та інфраструктурний компонент;

є) адміністративні витрати;

ж) виконання зобов'язань в області інформації та візуалізації, промоції;

з) дотримання інших правил ЄС;

и) інші елементи прийнятності витрат.

16. Під час дослідження питань, зазначених у пункті 15 цих Методичних рекомендацій, відповідальному контролеру доцільно звернути увагу на таке:

а) під час перевірки реалізації заходів, запланованих в рамках проєкту:

чи був описаний фактичний хід реалізації діяльності за проєктом протягом даного звітного періоду;

чи стан виконання окремих заходів у рамках проєкту відповідає договору субсидіювання та додаткам до нього;

чи заходи було виконано відповідно до описів, передбачених договором субсидіювання та додатками до нього;

чи статус виконання проєкту, представлений в звітах про хід реалізації проєкту, відповідає фактично досягнутим показникам;

чи документи, представлені в звітах про хід реалізації проєкту, відповідають вихідній документації за проєктом;

б) під час перевірки записів рахунків бухгалтерського обліку:

чи ведеться бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги окремий рахунок (або застосовується окремий обліковий код) для обліку всіх операцій, пов'язаних з реалізацією проєкту;

чи витрати, представлені бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у звіті, були реально здійснені, оплачені та включені в записи бухгалтерського обліку з відповідними сумами з підтвердними документами;

чи записи бухгалтерського обліку описані у такий спосіб, що вказує на відсутність фінансування з інших джерел, відповідно до правил Програми;

чи витрати були оплачені протягом терміну прийнятності витрат, зазначеного у договорі субсидіювання;

чи відповідає розмір ПДВ заяві бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги і правилам прийнятності;

чи витрати, включені в заявці на платіж, вже були представлені до розрахунку авансового платежу чи відшкодування, чи повторно включені в поточній заявці на платіж;

чи застосований правильний курс обміну валют для перерахунку витрат, здійснених в національній валюті на євро;

в) під час перевірки витрат на персонал:

чи співпадають обов'язки кожного співробітника в посадовій інструкції з проєктом (перевірити такі документи: трудовий договір або інший рівноцінний документ, перелік обов'язків, відомість нарахування заробітної плати або інший еквівалентний документ, платіжні квитанції, табелі робочого часу);

якщо працівник виконує інші завдання, не пов'язані з проєктом, чи був визначений метод розрахунку його заробітної плати (за фіксованою ставкою чи неповна зайнятість);

для осіб, які працюють в проєкті неповний робочий день і без зазначення фіксованої кількості годин, чи подано облік робочого часу;

у випадку виплати заробітної плати на основі погодинної ставки:

чи розрахована погодинна ставка для людей, які працюють в умовах неповного робочого часу з гнучкою кількістю годин роботи в місяць;

чи погодинна ставка множиться на кількість годин, фактично відпрацьованих в рамках проєкту;

чи час роботи було задокументовано в табелі робочого часу із зазначенням повного робочого часу;

чи сплачені обов'язкові платежі (податки) із заробітної плати, якщо вони були зазначені в договорі і відповідають законодавству;

якщо витрати цивільно-правового договору зі співробітником бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги вказані в звіті, то чи сфера дії договору виходить за рамки обов'язків співробітника, зазначених в трудовому договорі;

якщо представлена для відшкодування вартість витрат премій/бонусів/нагород, то чи дотримані правила прийнятності, зазначені в програмних документах;

чи договорам, крім трудового договору (наприклад, договір на надання послуг), передувала відповідна процедура закупівлі залежно від вартості договору;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги отримує загальну суму для витрат на персонал, то чи не були ці витрати представлені як реальні витрати в іншій бюджетній лінії;

чи відображений фізичний хід реалізації проєкту в описовому звіті та покритий загальною сумою, що відповідає вимогам ходу реалізації проєкту;

чи значення загальної суми відповідає сумі, зазначеній в договорі субсидіювання;

г) під час перевірки витрат на відрядження та добові:

чи були заплановані відрядження, що стосуються завдань, запланованих в проєкті;

чи існує підтвердження учасників відрядження (запрошення, список учасників, порядок денний наради, семінару чи конференції, підтвердження електронною поштою тощо);

чи витрати на відрядження були здійснені і обліковуються відповідно до національного законодавства або внутрішніх правил бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги (сума добових / виписка з банківського рахунку, квитанції, рахунки, квитки тощо);

чи час відрядження збігається з датою організованого заходу;

чи була відповідно зменшена сума добових у разі забезпечення харчування організаторами зустрічі;

чи приватні засоби транспорту (таксі, службовий автомобіль, приватний автомобіль) були обрані відповідно до правил Програми;

чи вартість відрядження за межі території Програми прийнятна відповідно до правил Програми;

чи відповідає значення загальної суми сумі, встановленій у договорі субсидіювання;

д) під час перевірки витрат на обладнання і матеріали:

чи закупівля/поставка обладнання і матеріалів була необхідна для проєкту, чи передбачена в договорі субсидіювання, чи використовується виключно для реалізації проєкту;

обсяг та ціна здійснених поставок відповідає договору з підрядником (рахунок, банківська виписка та документи, що мають рівнозначну доказову вартість тощо);

чи перевірені витрати були здійснені відповідно до чинного законодавства про публічні закупівлі (національного законодавства, законодавства ЄС чи правил Програми);

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги відмовився від проведення процедури відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі", то чи зробив він це правомірно;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги вносив зміни в підписані договори / додатки до договорів, то чи відповідало це підписаному договору з підрядником;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту бенефіціар технічної допомоги придбав вживані основні засоби, то чи відповідає це правилам Програми;

чи придбані основні засоби існують в наявності та чи присвоєні їм інвентарні номери;

е) під час перевірки витрат за надані послуги:

чи обсяг виконаних послуг відповідає договору з підрядником і договору субсидіювання та додаткам до нього (перевірити: рахунки, акти виконаних робіт, банківські виписки тощо);

чи обсяг завдань було виконано протягом терміну, зазначеного в договорі з підрядником;

чи перевірені витрати на послуги були здійснені відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі";

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги відмовився від проведення процедури відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі", чи зробив він це правомірно;

чи договір, підписаний з підрядником, включає в себе чітко визначені обов'язки, тривалість, терміни і розмір винагороди;

чи обсяг виконаних робіт виконаний згідно з ціною та завданнями, узгодженими в договорі з підрядником;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги вносив зміни в підписані договори / додатки до договорів, то чи відповідало це підписаному договору з підрядником;

чи надана документація підтверджує, що навчання/захід було проведено для цільової групи, зазначеної у договорі субсидіювання та додатках до нього;

чи виконані зовнішні послуги не були передані іншому бенефіціару (партнеру) проєкту, який бере участь в проєкті;

є) під час перевірки витрат - інвестиційний та інфраструктурний компонент:

чи обсяг виконаних послуг відповідає договору з підрядником і договору субсидіювання та додаткам до нього (перевірити: рахунки, акти виконаних робіт, банківські виписки тощо);

чи придбані основні засоби використовуються відповідно до цілей, зазначених в договорі субсидіювання та додатках до нього;

чи обсяг виконаних робіт виконаний згідно з ціною, узгодженою в договорі з підрядником;

чи обсяг завдань було виконано протягом терміну, зазначеного в договорі з підрядником;

у разі придбання нерухомості чи не були перевищені межі, встановлені в програмних документах;

чи вартість придбання нерухомості представлена в проєкті в правильній кількості / співвідношенні;

чи перевірені витрати на послуги були здійснені відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі";

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги відмовився від проведення процедури відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі", чи зробив він це правомірно;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги вносив зміни в підписані договори / додатки до договорів, то чи відповідало це підписаному з підрядником договору;

чи були отримані необхідні юридичні дозволи і документи (наприклад, дозвіл на будівництво, початок будівельних робіт, екологічний висновок, оцінка впливу на навколишнє середовище);

чи є документ, що підтверджує право на використання нерухомості / інвестиційного призначення / виконання будівельних робіт;

чи частина бюджету проєкту, витрачена на інфраструктуру та інвестиції, не перевищувала 20% гранту ЄС (стосується лише мікро-проєктів);

ж) під час перевірки витрат в категорії адміністративні витрати:

чи загальна сума не перевищує ставки, затвердженої в договорі субсидіювання та додатках до нього, тобто не перевищує 7% від загальних прямих прийнятних витрат, за винятком витрат, пов'язаних з інфраструктурним компонентом;

чи бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги правильно розрахував суму прийнятних витрат відповідно до фіксованої ставки, зазначеної в договорі субсидіювання та додатках до нього;

чи в таблиці показані ці витрати як фактичні витрати, коли бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги отримав фіксовану ставку на непрямі витрати (поштові послуги, кур'єрські послуги тощо, архів, канцелярське приладдя та інші витратні матеріали, ремонт офісу, оренда офісу, страхування, телефон, електроенергія, опалення, прибирання, банківські платежі);

з) під час перевірки виконання зобов'язань в області інформації та візуалізації/промоції:

чи заходи та інформаційно-рекламні матеріали містили необхідну інформацію відповідно до вимог Програми, в тому числі, логотип Програми, прапор ЄС, інформацію про співфінансування Програми;

чи основні засоби, наприклад приміщення, де відбулася подія (конференція, навчання, офісне обладнання / публікації) були марковані відповідно до правил Програми;

чи бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги поінформував громадськість про допомогу, отриману від Програми, розмістивши на своєму сайті (якщо є) короткий опис, в тому числі її цілі і результати, а також висвітлив інформацію про фінансову підтримку з боку ЄС, якщо це зобов'язання випливає з правил Програми;

чи бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги дотримувався правил Програми щодо інформації та промоції;

чи витрати, понесені на інформаційно-рекламну діяльність, потрібні для досягнення цілей проєкту;

и) під час перевірки дотримання інших правил ЄС:

чи є будь-які підтвердження того, що заходи в проєкті не відповідають горизонтальним (лінійним) цілям ЄС з охорони навколишнього середовища, щодо рівних можливостей та недискримінації, включаючи ґендерну рівність;

чи є будь-які підтвердження того, що заходи в проєкті не відповідають положенням Програми, що стосуються доступності для людей з обмеженими можливостями;

чи є будь-які підтвердження того, що проєкт виключає інші цільові групи за статевою ознакою, расою або етнічним походженням, релігійними переконаннями чи віросповіданням, інвалідністю, віком або сексуальною орієнтацією;