Відповідно до пункту 12 постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 N 419 "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності" перед складанням річної фінансової звітності установам необхідно провести інвентаризацію активів та зобов'язань.

Єдині вимоги щодо порядку проведення інвентаризації майна бюджетних установ встановлені в Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженій наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 N 90 та зареєстрованій в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за N 728/3168.

Інвентаризації підлягає все майно установи (у тому числі незавершене капітальне будівництво, незакінчений капітальний ремонт та незавершене виробництво) і всі види фінансових зобов'язань.

Під час інвентаризації проводиться констатація наявності об'єктів як за їх місцезнаходженням (у тому числі майно, здане в оренду), так і за матеріально відповідальними особами. Матеріальні цінності, які не належать бюджетній установі, але знаходяться в її розпорядженні (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання тощо), також підлягають інвентаризації і про таке майно складаються окремі описи.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру. Найменування інвентаризованих цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку.

Дані про фактичні залишки матеріальних цінностей звіряються з наявністю указаних цінностей за даними бухгалтерського обліку. За результатами звірки складаються висновки про виявлені недостачі або надлишки та вносяться пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, покращання обліку та контролю за їх збереженням.

У випадках виявлення недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення цього факту підлягають переданню до слідчих органів, а на суму недостач і втрат подається цивільний позов.

Недостачі матеріалів і продуктів харчування, виявлені під час інвентаризації в межах затверджених норм природних втрат, списуються за розпорядженням керівника установи такими бухгалтерськими проведеннями:

за дебетом субрахунків 801, 802, 811 - 813 та кредитом субрахунків 231 - 239 - на матеріали і продукти харчування, придбані у поточному році;

за дебетом субрахунків 431, 432 та кредитом субрахунків 231 - 239 - на матеріали і продукти харчування, придбані у минулих роках;

за дебетом 683, 684 та кредитом субрахунків 231 - 239 - на матеріали і продукти харчування, придбані у порядку централізованого постачання.

За встановленими недостачами матеріальних цінностей понад норми природних втрат, а також від псування цінностей відшкодування вартості завданого збитку проводиться за рахунок винних осіб. Розрахунок суми відшкодувань завданих збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 N 116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей". Відповідно до пункту 10 цієї постанови із стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, установі, організації, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.