З метою впорядкування обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України і її робочих органах, створення умов для попередження несанкціонованого доступу до інформації, розкриття якої може завдати шкоди інтересам держави та окремих громадян, для забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, які містять конфіденційну інформацію, та відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 року N 1893, правління Фонду

Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України і її робочих органах (додається).

1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. (1893-98-п ) (із змінами і доповненнями від 29 листопада 2001 року, від 13 березня 2002 року), та визначає єдиний і обов'язковий для виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі - виконавчої дирекції Фонду) та її робочих органів порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію (далі - документи).

Перелік конфіденційної інформації, в виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах (далі - Перелік), якій надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - гриф "Для службового користування"), затверджується наказом виконавчої дирекції Фонду і є обов'язковим для всіх працівників виконавчої дирекції Фонду, у яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.

2. На документах, що містять інформацію, віднесену до Переліку, у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі Переліку: на документі - виконавцем (особою, яка приймає або складає документ) та особою, яка підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

4. Директор виконавчої дирекції Фонду у разі потреби має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають Переліку.

Начальники управлінь виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають Переліку, за умови, якщо гриф "Для службового користування" було поставлено у відповідному управлінні виконавчої дирекції Фонду.

Директор виконавчої дирекції Фонду, його заступники мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, одержаних від робочих органів виконавчої дирекції Фонду (з повідомленням їх про це).

5. Директор виконавчої дирекції Фонду, його заступники, начальники управлінь виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - керівники) несуть відповідальність за організацію правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на управління справами виконавчої дирекції, та на структурні підрозділи з діловодства в управліннях виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі і відділеннях в районах та містах обласного значення (далі - структурні підрозділи з діловодства).

6. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом "Для службового користування", здійснюється відділом кадрів виконавчої дирекції Фонду та відділами кадрів в управліннях виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділи кадрів).

7. До роботи зі справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно зі списками осіб, допущених до роботи з документами з грифом "Для службового користування", затвердженими керівниками.

8. Працівники, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснюється відділами кадрів.

Працівникам Фонду (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" слід також керуватися Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153, Тимчасовою інструкцією з діловодства у центральному апараті виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затвердженою наказом виконавчої дирекції Фонду від 26.03.2003 року N 58.

10. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється структурними підрозділами виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, що ведуть облік такої документації.

На документи з грифом "Для службового користування" поширюється вимога одноразовості реєстрації.

11. Кореспонденція, що надходить з грифом "Для службового користування", у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК), приймається і розкривається централізовано співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою згідно з додатком 1, один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", що надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

12. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування".

13. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

14. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою згідно з додатком 2 або картках за формою згідно з додатком 3, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою згідно з додатком 4 або на картках за формою згідно з додатком 5.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником структурного підрозділу з діловодства та завіряється печаткою "Для пакетів".

У разі коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

15. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, що містить найменування робочого органу Фонду - отримувача цих документів, реєстраційний номер документа та дату його надходження.

16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою згідно з додатком 6.

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуєтья за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

17. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники, за наказом яких вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

18. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється відповідальними працівниками, які є в списку, передбаченому пунктом 7 цієї Інструкції. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Друкування таких документів також допускається в робочих органах Фонду під відповідальність їх керівників.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкуючий повинен зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

19. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику структурного підрозділу з діловодства, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником структурного підрозділу з діловодства, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

20. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

21. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівників за підписаними ними нарядами під контролем співробітника структурного підрозділу з діловодства. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

22. Облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

23. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

24. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівниками (їх заступниками) та начальником структурного підрозділу з діловодства, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

25. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

26. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

27. Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом "Для службового користування", а також передача їм конфіденційної інформації здійснюється у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 року N 558.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передача їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників, які надали зазначеним документам гриф "Для службового користування".

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передачі або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передачі відомостей, що містяться у документах, вони втратили первісне значення.

Експертні комісії є дорадчо-консультативними органами, що утворюються і діють на підставі наказів директора виконавчої дирекції Фонду, начальників управлінь виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

До складу експертної комісії обов'язково включаються працівники структурних підрозділів: з діловодства, юридичного, кадрів, працівники інших структурних підрозділів, список яких затверджується директором виконавчої дирекції Фонду та начальниками управлінь виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну, документообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передача їх у засоби масової інформації може бути здійснена лише за письмовою згодою цих організацій.

28. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

29. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо створюється велика кількість схожих видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

Якщо створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

30. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами експертної комісії та в разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

31. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

32. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

33. До роботи із справами та документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з структурними підрозділами з діловодства, а до документів - особи, які включені до відповідних переліків, що затверджуються керівниками.

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються керівниками.

34. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу керівників допускається опублікування або передача для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать Переліку.

35. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

36. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівників, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування".

37. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою згідно з додатком 7.

38. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками структурного підрозділу, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівників.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

39. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

40. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням тематики їх роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.

Забороняється зберігати документи з грифом "Для службового користування" у бібліотеках загального користування.

41. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду до архіву, у процесі зберігання справ в архіві (як правило, не менш як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією організації-автора документа (видання).

Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до архіву, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

42. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

43. Справи з грифом "Для службового користування", передані до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо керівники виконавчої дирекції Фонду під час передачі справ до державної архівної установи не обумовили вимоги щодо погодження з ними видачі таких справ.

44. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року N 1739.

45. Справи із структурних підрозділів до архіву передаються в упорядкованому стані. При цьому справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою згідно з додатком 8 разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архіву здійснюється за номенклатурами справ.

46. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Держкомархівом.

47. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

48. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою згідно з додатком 9 разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

49. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

50. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N ___ від (дата)".

51. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

52. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сейфах), що надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

53. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню до структурного підрозділу з діловодства у той же день.

Окремі справи з грифом "Для службового користування", з дозволу керівника структурного підрозділу з діловодства, можуть перебувати у виконавця протягом окремо оговореного терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим співробітникам здійснюється тільки через структурний підрозділ з діловодства.

54. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу структурного підрозділу з діловодства. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

55. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень.

У разі потреби керівники можуть дозволити виконавцям або співробітникам структурного підрозділу з діловодства виносити за межі службового приміщення організації документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

56. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктом 26 цієї Інструкції.

В окремих випадках з дозволу керівників дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

57. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником.

58. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники відділу кадрів.

У архівах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.

Результати перевірки наявності оформляються актом за формою згідно з додатком 10.

59. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника та начальника структурного підрозділу з діловодства.

Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника призначається комісія, висновок якої затверджується керівником.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником.

Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником передаються до архіву для включення у справу Фонду.

60. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.

61. Обов'язковому обліку підлягають гербові печатки і штампи з повним найменуванням Фонду та робочих органів виконавчої дирекції Фонду; бланки з кутовими та повздовжніми штампами, що мають необхідний трафаретизований текст документів; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки трудових книжок.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на структурний підрозділ з діловодства.

62. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників.

63. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою згідно з додатком 11; бланків - у журналі за формою згідно з додатком 12 окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

64. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

65. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

66. На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, перепустках усіх видів, документах, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

67. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 61 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

68. Знищення бланків, зазначених у пункті 61 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

69. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

70. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівників.

Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами згідно з додатками 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівників.

У разі втрати печаток і штампів керівники зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.